Z czym zintegrować Twój system intranetowy, aby był użyteczny

Systemy do komunikacji wewnętrznej zawierające tylko informacje o tym, co się dzieje w firmie, często są zapominane przez pracowników. Jeśli chcesz, aby system intranetowy był regularnie odwiedzany, musisz zadbać o to, żeby stał się miejscem zawierającym istotne informacje dla każdej osoby. Zobacz, z czym warto zintegrować intranet, aby był atrakcyjnym miejscem dla osób w Twojej organizacji.

Jak integrować

Wiele osób frazę „integracja systemów” rozumie jako skomplikowany projekt informatyczny, który będzie długo trwał i pochłonie wielki budżet. W przypadku intranetu nie musi tak być. W intranecie nie chcemy odwzorowywać funkcjonalności z innych systemów, tylko zaprezentować w nim najważniejsze informacje dla danej osoby.

Najprostszym przykładem może być integracja z systemem zarządzania projektami. Taki system to zbiór zadań, które mają statusy i są przypisane do różnych osób. W ramach konsultingu Drupala wielokrotnie wskazywaliśmy naszym klientom, że w intranecie wystarczy wyświetlić tytuły zadań przypisane do aktualnie zalogowanej osoby, aby przekazać informację istotną dla danego użytkownika. Będzie to informacja bardzo spersonalizowana i użyteczna. Użytkownik będzie chętniej wchodził do intranetu i sprawdzał, jakie ma zadania do wykonania.

Programistycznie ta integracja jest bardzo prosta. Wystarczy, że system udostępnia w jakiś sposób (np. JSON, XML czy nawet RSS) listę zadań przypisanych do wybranego użytkownika. Następnie należy te dane źródłowe wyświetlić w formacie HTML w wybranym miejscu w intranecie.

Z naszych doświadczeń we wdrażaniu systemu intranetowego mogę powiedzieć, że dla sprawnego programisty taka integracja jest do wykonania w 1 dzień.

System wspomagający zarządzanie projektami

W poprzednim akapicie wstępnie napisałem, że w intranecie można wyświetlić zadania z systemu wspomagającego zarządzanie projektami przypisane do danej osoby. 

Oprócz tytułu warto wyświetlić nazwę projektu (często osoby pracują przy kilku projektach jednocześnie) oraz priorytet. 

Dobrze też jeżeli lista będzie posortowana np. według priorytetów albo według oczekiwanej daty zakończenia. Tak, aby na górze listy były najpilniejsze zadania. Można też wizualnie wyróżnić 3 najważniejsze zadania, by każdy wiedział, na czym najpierw ma się skupić. 

Jeśli w swojej firmie nie korzystasz jeszcze z systemów zarządzania projektami i zadaniami, to polecam zapoznać się z najpopularniejszymi systemami (płatnymi i darmowymi):

•     Jira
•     Redmine
•     Asana
•     Trello

Więcej systemów znajdziesz w internecie.

Active Directory / LDAP

Serwer AD/LDAP istnieje w wielu firmach i służy do uwierzytelniania użytkowników. Warto zintegrować system intranetowy z serwerem LDAP, a tym samym ułatwić dostęp do intranetu. 

Jeśli budujesz intranet na bazie Drupala, to wystarczy, że użyjesz gotowego modułu https://www.drupal.org/project/ldap. Po instalacji należy podać konfigurację serwera LDAP i można się logować do systemu, korzystając z danych z LDAP.

Social media

Firmy często publikują wartościowe informacje na swoich profilach społecznościowych. Pojawiają się tam też informacje o nowych klientach, zakończonych projektach, itp. 

Obecnie algorytmy w serwisach społecznościowych selektywnie prezentują treści. Nawet jeśli pracownik firmy polubił jej profil na Facebook, to może nie widzieć treści tam publikowanych ze względu na działanie algorytmu Facebooka.

Dlatego warto wyświetlać też w systemie intranetowym posty publikowane w profilach na social media. Mamy wtedy pewność, że treści z serwisów społecznościowych dotrą również do pracowników.

Technicznie taka integracja polega najczęściej na osadzeniu kodu w elemencie iframe. Jest to bardzo proste i nie powinno zając więcej niż 1-3 roboczogodziny.

Kalendarz

Kalendarz to często używany system do organizacji pracy w firmach (np. Google Calendar). 
Warto pokazać w intranecie nadchodzące wydarzenia zaplanowane dla danej osoby. 

Jeśli używasz Drupala do systemu intranetowego, to znajdziesz gotowe moduły do integracji z Google Calendar.

Google Analytics

Strona internetowa dla wielu firm to obecnie główne źródło klientów lub zapytań ofertowych. Informacja o ruchu na stronie internetowej może być ciekawa dla pracowników firmy.

Warto pokazać ilośc odwiedzin na stronie w ostatnim miesiącu, tygodniu oraz na żywo. Ciekawą opcją będzie zaprezentowanie danych w formie wykresów.

Google Analytics posiada API, dzięki któremu łatwo pobierzesz dane i udostępnisz je w swoim systemie intranetowym.

Ewidencja czasu pracy

Wiele firm posiada osobne systemy do ewidencji czasu pracy, urlopów, delegacji, itp. Warto również te dane przedstawić użytkownikom w systemie intranetowym. 

Z podstawowych informacji, które są istotne dla każdego pracownika, będą to na pewno ilość pozostałych dni urlopu w danym roku czy ilość przepracowanych dni lub godzin w danym miesiącu.

Faktury nieopłacone

To informacja istotna głównie dla zarządu czy osób pilnujących finansów. W intranecie można dla nich pokazać nieopłacone faktury, aby mieli przed oczami listę płatności, o które należy się upomnieć. 

Można też prezentować inne dane finansowe, np. przychody z poprzednich miesięcy. Wtedy można zobaczyć, czy firma jest w dobrej kondycji, czy się rozwija.

Podsumowanie 

Na pewno istnieje wiele innych systemów, które można zintegrować z intranetem. Wszystko zależy od sposobu działania danej organizacji. Decydując o integracji, pamiętaj, żeby myśleć o osobach, które codziennie korzystają z intranetu. Sprawdź, jakich użyć funkcjonalności, aby Twoi pracownicy chętnie korzystali z intranetu. Integracje nie muszą być drogie i czasochłonne. Wystarczy prezentacja danych w trybie do odczytu. Cała funkcjonalność powinna pozostać w zewnętrznym systemie. 

Integracja oraz wdrażanie Intranetu należą do naszych usług drupalowych. Jeśli więc szukasz profesjonalnej pomocy, skontaktuj się z nami.