Time & Material a praca nad stroną internetową

Stara prawda mówi: “czas to pieniądz”, a Time & Material jest przykładem dosłownego rozumienia oraz przełożenia na praktykę tego hasła. Lepiej bowiem zapłacić za wykonanie usługi z dokładnością co do minuty, niż z góry z wątpliwością, czy aby za tę usługę nie zapłaciło się za dużo.

Co to jest Time & Material?

Time & Material to model wyceny prac deweloperskich, w którym klient pokrywa koszty czasu oraz materiałów zleceniobiorcy. Innymi słowy: zapłata następuje za rezultat na podstawie kosztów pracy. Zleceniodawca otrzymuje fakturę z ilością poświęconych na programistyczne zadania roboczogodziny.

Dlaczego Time & Material?

Przede wszystkim dlatego, że takie rozwiązanie sprawdza się w sytuacji, gdy niemożliwe jest, aby z góry określić całkowitą ilość godzin pracy lub ostateczny termin końca projektu jakim jest budowa internetowej strony.

Prace programistyczne charakteryzują się tym, że zarówno ich tempo, jak i złożoność zadań są zmienne w trakcie trwania projektu. Jeśli na przykład budowa witryny internetowej opiera się o model Minimum Viable Product, to ze względu na postępujące po sobie iteracje, a tym samym testowanie rozwiązań, trudno przewidzieć jakie elementy będą finalne. Podobnie może być przy okazji istniejącej strony, dla której klient chce integrować swój serwis z zewnętrznymi interfejsami. Wszystko to ma bezpośredni wpływ na czas w realizowaniu projektu.

Zalety Time & Material

• Elastyczność. Prowadzenie projektu w ramach metodologii Agile, a więc “zwinnie”, pozwala reagować na bieżąco i definiować zadania w kontekście aktualnych wymagań. W oczywisty więc sposób T&M pasuje tutaj jako najbardziej efektywna forma rozliczania pracy. Na krótkich odcinkach łatwiej jest planować, ale też oszacować potrzebne zasoby.
• Przejrzystość. Dzięki narzędziom do project managementu klient posiada wgląd do wszystkich prac: widzi, ile już czasu programiści poświęcili łącznie; widzi, ile czasu zabierają zadania.
• Komunikacja. Jest to jednocześnie zaleta, ale i też wynikająca z modelu T&M oczywista potrzeba. Aby dobrze zarządzać projektem, komunikacja musi być systematyczna. A dzięki temu, że odbywa się regularnie, cały proces pozostaje na bieżąco aktualizowany.
• Redukowanie finansowego ryzyka. T&M zapewnia możliwość przewidywania przekroczenia kosztów. Jeśli bowiem widać, że zadanie zabiera zbyt wiele czasu i nie powoduje postępów w projekcie, a może nawet blokuje inne prace, można z zadania zrezygnować lub zmienić jego zakres. Jest to więc działanie z wyprzedzeniem na wypadek poniesienia kosztów. Redukuje się w ten sposób finansowe ryzyko.

Kiedy skorzystać Time & Material?

• Kompleksowy projekt. Jeśli strona internetowa ma być rozbudowaną witryną, z wieloma funkcjonalnościami, licznymi integracjami oraz zaangażowaniem minimum kilku programistów, T&M będzie idealnym rozwiązaniem. Dlaczego? Dlatego, że trudno przewidzieć w kompleksowym projekcie wszystkie zmienne, szczególnie gdy już na etapie wstępnego planowania okazuje się, że praca może potrwać wiele miesięcy.
• Testowanie rozwiązań. Jeśli witryna swój finalny kształt ma uzyskać po próbach wykorzystania poszczególnych funkcjonalności i nie wiadomo które z nich będą tymi ostatecznymi, T&M również i w tym przypadku będzie najbardziej efektywne w kontekście zarządzania. Dlaczego? Dlatego, że zdobywanie informacji na temat strony jest procesem. Bieżąca analiza koryguje zaś sposoby do osiągnięcia celu.
• Rozwijanie obecnej strony. Jeśli istniejąca witryna wymaga zmian, niezbyt skomplikowanej przebudowy, przeprojektowania podstawowych elementów. Dlaczego wtedy T&M również się sprawdzi? Właśnie dlatego, że nie są to głębokie ingerencje w architekturę, kod strony. Zmiany mogą zająć stosunkowo niedużo czasu. Lepiej więc jest kontrolować ich koszt poprzez T&M, niż opłacić z góry za usługę, co w tej sytuacji mogłoby stanowić ryzyko przepłacenia.

Time & Material w Droptica

W celu efektywnego wykorzystania zalet T&M, ten model musi być jednak realizowany poprawnie. Droptica posiada wieloletnie doświadczenie w projektach w oparciu o T&M. Wiemy, że kluczowym elementem, jest również fakt, iż klient powinien mieć świadomość obowiązków stojących także po jego stronie.

Przykładem jest tu Product Owner jako osoba kontaktowa po stronie zleceniodawcy. Musi bowiem być ktoś, z kim komunikacja odbywać się będzie na bieżąco. W Droptica pracujemy w SCRUM-ie, który efektywnie wspiera współpracę z Product Ownerem. Dzięki SCRUM projektem zarządzamy dynamicznie i wykorzystujemy wszystkie opisane wyżej zalety T&M.

Poniżej zaś nasze odpowiedzi na najczęstsze obawy, z którymi się spotykamy, kiedy zaczynamy współpracę z klientem nie korzystającym wcześniej z modelu T&M.

Przed startem projektu klient nie ma pewności, ile usługa będzie kosztowała lub obawia się, że będzie zbyt droga.

Zdefiniowanie zakresu zadań to podstawa. Dzięki przeprowadzonej analizie i przygotowaniu dokumentacji projektowej, precyzyjnie określamy czas potrzebny na realizację zadań przed ich rozpoczęciem. Im więcej wiemy na początku o szczegółach zlecanych zadań, tym z większą dokładnością możemy wyestymować koszty realizacji projektu.

Klient obawia się, że zapłaci za nieskończoną usługę lub usługa finalnie okaże się droższa.

Jedną z fundamentalnych reguł naszej pracy jest bieżące informowanie klienta o postępach. Dlatego jeśli zauważymy jakieś niedokończone jeszcze zadanie, które czasowo zbliża się do pierwotnej estymacji, z odpowiednim wyprzedzeniem informujemy klientów o tym fakcie i wspólnie ustalamy dalsze kroki. W ten sposób kontrolujemy koszty, aby nie przekroczyły założeń.

Klient pragnie mieć pewność, że pracujący zdalnie programiści nie marnują czasu na zadania, za które będą chcieli zapłaty.

Klient kontroluje pracę deweloperów. Na komunikatorze Slack klient może zadawać pytania, w JIRA na bieżąco widzi, ile czasu upływa na poszczególne zadanie. Ponadto klient może uczestniczyć w codziennych spotkaniach zespołu, tzw. “daily”, podczas których programiści raportują status prac, mówią o planach na kolejny dzień. Nie ma zatem obawy, że czas może zostać zużyty nieefektywnie.

Podsumowanie

T&M to rozwiązanie we wspólnym interesie: zleceniodawcy i zleceniobiorcy. Klient dokładnie widzi, jakie ponosi koszty w trakcie projektu, a tym samym kontroluje na bieżąco budżet. Agencja deweloperska realizuje natomiast zadania, aby wykorzystać czas pracy w ramach budżetu zleceniodawcy.