Ścieżka klienta w Droptica. Od wysłania formularza do podpisania umowy

W Droptica stawiamy na procesy. Jednym z nich jest model współpracy na początkowym etapie, jeszcze przed startem usługi. Zależy nam, abyś wiedział wszystko, co wiąże się z budową lub przebudową przez nas Twojej strony biznesowej. Z drugiej strony, jest to również czas dla nas na dokładne poznanie Twoich oczekiwań. Poniższy artykuł pokazuje, jak się komunikujemy, czego jako klient możesz się spodziewać w trakcie rozmów i czemu mają służyć kolejne spotkania. 

Czym jest ścieżka klienta B2B w Droptica i dlaczego to ważny proces?

Ścieżka klienta w Droptica to wypracowany przez lata proces, na który składa się kilka istotnych elementów:

• Wypełnienie formularza kontaktowego, czyli zarysowanie tematu projektu i oczekiwań.
• Spotkanie (także w formie online) klienta z zespołem sprzedaży - zapoznanie się i wstępne omówienie założeń projektu, jak również zdefiniowanie kolejnych kroków.
• Rozmowa z zespołem deweloperskim, podczas której eksperci Droptica proponują konkretne rozwiązania i zadają dodatkowe pytania.
• Wycena projektu.
• Podpisanie umowy.
• Zapoznanie się z zespołem projektowym.

Powyższe elementy opisujemy w dalszej części artykułu. W tym miejscu warto zaznaczyć, że ścieżka klienta w naszej agencji drupalowej pozwala nam dokładnie zrozumieć Twoje potrzeby jako klienta zarówno w kontekście funkcjonowania strony internetowej, jak i Twojego biznesu stricte. 

Każdy kolejny krok umożliwia sprecyzowanie wspomnianych oczekiwań odnośnie do konkretnych rozwiązań. Im więcej nasi project managerowie i deweloperzy zdobędą informacji, tym skuteczniej i w czasie zrealizują projekt. Dzięki temu będziesz mógł wystartować ze swoim projektem szybciej, a tym samym oszczędzisz koszty.

Zobaczmy, jak przebiegają etapy ścieżki zakupowej klienta w Droptica. 

1. Wysłanie zapytania z briefem przez formularz kontaktowy

Wypełnienie formularza to pierwszy etap ścieżki klienta. Warto już w tym kroku opisać najistotniejsze oczekiwania. Aby dobrze to zrobić, z pomocą przychodzi brief do agencji deweloperskiej, który pozwoli przekazać swoją koncepcję w treściwy sposób.

W briefie należy zawrzeć takie informacje jak:

• charakterystyka biznesu (np. branża, adresaci oferty),
• cel budowy lub przebudowy strony internetowej (wraz z jej adresem URL): im bardziej konkretny (np. zwiększenie konwersji, zwiększenie świadomości marki), tym lepiej,
• funkcjonalności: ze wskazaniem, jakie elementy znajdują się obecnie na stronie internetowej oraz jakie chcesz wdrożyć (np. integracje z zewnętrznymi narzędziami marketingowymi, implementacje nowych metod płatności),
• projekt graficzny: propozycja Twojej wizji strony biznesowej (np. stworzona z użyciem kształtów w dokumencie Google lub w formie linków z referencjami do innych stron internetowych, które przyciągnęły Twoją uwagę),
• budżet: dzięki jego określeniu, będziemy w stanie oszacować, jakie prace i w jakim przedziale czasowym będziemy mogli wykonać. 

2. Nawiązanie kontaktu i umówienie spotkania 

W Droptica dokładnie czytamy każdy formularz i brief, aby jak najlepiej przygotować się do dalszej rozmowy, opracować pytania i móc określić, co i w jaki sposób możemy zrobić w ramach projektu.

Na zgłoszenie odpowiadamy szybko, w ciągu 1-3 godzin, aby potwierdzić, że Twoja wiadomość dotarła i umówić termin pierwszego spotkania. Czasami też zadajemy na tym etapie dodatkowe pytania. Do czasu spotkania zapoznajemy się z informacjami od Ciebie. 

W przypadku skomplikowanych projektów pomagamy również odpłatnie napisać dokumentację czy opracować makiety podczas naszych warsztatów projektowych z klientem. Co ważne, po zakończeniu warsztatów materiały pozostają w Twoim posiadaniu, nawet jeśli nie zdecydujesz się na współpracę z nami.

W sytuacji gdy Twój pomysł na stronę internetową nie jest rozbudowany, a witryna wymaga jedynie wprowadzenia niewielkich zmian, nie ma potrzeby przygotowywania briefu. To my opracowujemy wówczas listę pytań i organizujemy na dalszych etapach spotkania z naszym zespołem technicznym, aby doprecyzować szczegóły.

3. Omówienie szczegółów projektu podczas rozmowy wstępnej

Rozmowa wstępna to dla nas szczególny moment, ponieważ po raz pierwszy mamy okazję poznać Cię nieco bliżej. W trakcie spotkania omawiamy informacje, które uprzednio nam przekazałeś. Zadajemy pytania, aby lepiej poznać Twój biznes, zrozumieć Twojej cele i funkcjonalności, które chcesz implementować na stronie internetowej. Rozmawiamy także o budżecie. 

W trakcie spotkania omawiamy ponadto, w jaki sposób możemy zrealizować poszczególne zadania związane z projektem. Dowiadujesz się, jak oferowane przez nas usługi możemy wykorzystać, aby spełnić Twoje konkretne oczekiwania. Możemy również pokazać Ci nasze dotychczasowe analogiczne realizacje, a także opowiedzieć o tym, jak będzie wyglądał proces naszej ewentualnej przyszłej współpracy w kontekście komunikacji (pracujemy w SCRUM, co przekłada się na korzyści dla Twojego projektu). 

Ważne jest dla nas, abyś po spotkaniu znał odpowiedzi na wszystkie pytania i wiedział, jak zrealizowalibyśmy Twój projekt po nawiązaniu współpracy. 

4. Ustalenie dalszych kroków ścieżki klienta 

Każdy projekt jest inny. Każdy zatem wymaga spersonalizowanego podejścia. W związku z tym w razie potrzeby i w oparciu o wcześniejsze spotkanie ustalamy plan dalszego działania. 

Może się na przykład okazać, że oprócz podjęcia standardowych kroków zgodnie z opisanym tu schematem, będziemy chcieli porozmawiać z Twoimi pracownikami, którzy docelowo będą korzystać z nowych funkcjonalności. Pozyskana od nich wiedza może być istotną zmienną w procesie realizacji projektu.

Z drugiej strony, dodatkowy czas może być przydatny również dla Ciebie, jeśli będziesz chciał zadać naszym specjalistom pytania dotyczące strony internetowej z perspektywy klienta.

5. Spotkanie z programistami lub określenie zakresu projektu

Organizacja spotkania z programistami to jeden z ważniejszych momentów na ścieżce klienta. Twoje cele deweloperzy będę musieli przełożyć na język programowania. Możesz zatem spodziewać się pytań o:

• funkcjonalności,
• integracje z innymi systemami,
• interakcje z użytkownikami, których oczekujesz,
• wygląd oraz układ strony internetowej,
• strukturę informacji (w tym przypadku możemy poprosić Cię o przesłanie treści, takich jak teksty, obrazy, filmy, etc.).

W trakcie spotkania dowiesz się o frameworkach i narzędziach, których programiści planują użyć i jakie dzięki temu możesz osiągnąć korzyści. Omówią z Tobą także kwestię nawigacji, kategorii, tagów oraz zaproponują, w jaki sposób te elementy powinny być organizowane i prezentowane na stronie. 

Warto zaznaczyć, że również na tym etapie ścieżki zostaną poruszone zagadanienia związane ze wsparciem Twojej strony internetowej po zakończeniu projektu. W nawiązaniu więc do specyfiki Twojej witryny uzyskasz informacje na temat bezpieczeństwa, aktualizacji niezbędnych dla jej poprawnego utrzymania oraz kosztów z tym związanych.

Jeśli w Twoim zespole znajdują się osoby techniczne, dobrze byłoby, aby również uczestniczyły w tym spotkaniu.

6. Wycena projektu

Uzyskane informacje oraz poczynione uzgodnienia na poprzednich etapach ścieżki pozwalają odpowiednio wycenić projekt. Należy podkreślić, że wcześniejsze wysiłki i merytorycznie przygotowany brief procentują w postaci możliwie najbardziej precyzyjnej oceny kosztów. 

Dlaczego “możliwie”? Z tego względu, że wycena projektu IT nigdy nie będzie stuprocentowa. W trakcie realizacji projektu mogą się pojawić nieoczekiwane zmienne (np. dodatkowe integracje, zmiana części designu), które mogą wpłynąć na zmianę kosztów. Masz także prawo modyfikować np. niektóre funkcjonalności. 

Przede wszystkim jednak celem wyceny jest określenie budżetu, w którym będziemy starać się zmieścić, a dzięki wspomnianej pracy w SCRUM i transparentnym raportom, jako klient będziesz mógł na bieżąco reagować na postęp projektu i koszty. Takie podejście przyspiesza adaptację, zwiększa możliwość wypracowywania jeszcze lepszych pomysłów, aby ukończyć projekt w krótszym czasie. Im mniej godzin poświęcimy na pracę, tym mniej zapłacisz, a jeśli zechcesz zwiększyć zakres naszych zadań, zawsze możemy zaktualizować estymację czasu nawet w trakcie trwania projektu. 

Jako konsultanci biznesowo-techniczni, pomagamy Ci osiągać jak najlepsze rezultaty w projekcie. W trakcie pierwszej wyceny upewniamy się, czy spełniamy Twoje kryteria budżetowe. Pozostajemy elastyczni, doradzamy i możemy negocjować wycenę, abyś przed podpisaniem umowy był 100% zadowolony.

7. Dopracowanie wyceny

Z naszego wieloletniego doświadczenia we współpracy z klientami z całego świata wiemy, że ustalenia dotyczące ceny usługi często nie kończą się na jednym spotkaniu. Podjęcie decyzji wymaga czasu. Pozostajemy więc otwarci na sugestie klientów i - jeśli zachodzi taka konieczność - szukamy alternatyw dla wcześniejszych propozycji. 

Możesz zatem być pewien, że nie pozostawimy Twojego projektu bez opcji B. Staramy się dostosować nasze usługi do Twojego budżetu. Ważna na tym etapie jest pełna otwartość i jasne artykułowanie oczekiwań.

8. Podpisanie umowy 

Po finalnym zdefiniowaniu zakresu usług możemy przejść do podpisania umowy. Warto w tym miejscu nadmienić, że w celu przyspieszenia tego etapu, postawiliśmy na cyfrowe metody, bez przygotowywania zbędnych papierowych skanów i wysyłania ich pocztą.

Aby jak najprędzej przejść do realizacji Twojego projektu, do wypełnienia dokumentu wykorzystujemy narzędzia online, np. Autenti i DocuSign. 

9. Zapoznanie z project managerem i zespołem projektowym 

Rozpoczęcie prac poprzedza spotkanie zapoznawcze z zespołem i project managerem. Dobry project manager to klucz do realizacji projektu na czas i w budżecie. Z tego powodu zależy nam, żebyś dobrze poznał tę osobę, miał do niej kontakt, mógł w każdej chwili kierować swoje pytania i sugestie. 

Z biznesowego punktu widzenia ważne jest również to, że Twój projekt będzie prowadzony również przez dedykowanego Service Delivery Managera, do którego zadań należą: strategiczna ocena projektu, konsultacje i długofalowy rozwój projektu.

Swoje pytania w trakcie współpracy będziesz mógł adresować także do poszczególnych programistów np. poprzez dedykowany kanał na Slacku. Będziesz miał także możliwość uczestniczenia w cotygodniowych spotkaniach zespołu, w trakcie których omawiamy to, co zostało zrobione w ciągu ostatnich dni, a także opracowujemy plan działania na kolejne dni.

Oprócz zapoznania się z zespołem projektowym, tego rodzaju spotkanie ma na celu pokazać również, w jaki sposób będziemy współpracować, komunikować się i raportować postęp prac nad projektem. 

Ścieżka klienta w Droptica - podsumowanie 

Przejście krok po kroku ścieżki klienta daje obopólne korzyści. Dzięki temu transparentnemu modelowi współpracy, my jako firma tworząca oprogramowanie wiemy wszystko o Twojej wizji strony internetowej, którą chcesz (roz)budować, a Ty zyskujesz pewność, że zostanie ona zrealizowana w oparciu o konkretne rozwiązania i w nawiązaniu do określonego budżetu. Masz pomysł na serwis internetowy? Zbuduj go razem z nami - teraz już wiesz, jak wygląda ścieżka klienta w Droptica od wypełnienia formularza, aż po podpisanie umowy.