Praca Zdalna - Jak Robić To Dobrze?

Droptica od samego początku istnienia jest firmą, w której działa praca zdalnie. Część naszego zespołu pracuje w miastach, w których nie posiadamy biur, inni zaś podróżowali po świecie, kontynuując codzienną pracę. Wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu najlepszego wsparcia Drupala i usług programistycznych w zakresie Drupala.

Praca zdalna nie jest jednak tak łatwa, jak posiadanie laptopa w domu. W tym wpisie podzielę się kluczowymi kwestiami, które firma powinna wziąć pod uwagę, gdy chce pozwolić swoim pracownikom na wykonywanie zadań z domu.

Zasady procesów biznesowych

Jasno określone cele

Oczywiste jest, że jeśli jasno określisz swoje oczekiwania, uzyskasz lepsze wyniki. W przypadku pracy zdalnej jest to szczególnie ważne, ponieważ każda osoba pracuje bez obecności swojego przełożonego. Aby móc wykonywać wysokiej jakości pracę, ludzie muszą mieć jasno określone cele i zadania, które można później łatwo przełożyć na działania i rezultaty.

W przypadku tworzenia stron tworzenie stron internetowych mam na myśli projekty, które składają się ze user stories wraz z zadaniami niezbędnymi do ich zrealizowania. User stories mają jasno zdefiniowane kryteria akceptacji, dzięki temu programiści nie mają problemu z ich zrozumieniem, co wyklucza popełnianie wielu błędów podczas ich wdrażania.

Mechanizmy kontrolne

Jasno określone cele są podstawą dobrego zarządzania projektami. Podczas pracy zdalnej, zdolność monitorowania tego, czym aktualnie zajmują się osoby w projekcie oraz ile czasu nad tym spędzają, staje się kluczowa. W Droptica stosowane przez nas metodologie i narzędzia do  zarządzania projektami pozwalają w przejrzysty sposób śledzić postępy zespołu względem planu.

W szczególności używamy JIRA do rejestrowania wszystkich wymagań, historii użytkowników i zadań, przypisywania ich do osób, ustalania terminów i śledzenia postępów. Posiadanie dobrych narzędzi online zapewnia wszystkim widoczność postępu.

Dobra komunikacja 

Jeśli zespół pracuje zdalnie, najważniejsza jest dobra komunikacja. Niejasne komunikaty i wymagania mogą szybko przerodzić się w duże nieporozumienia. Aby tego uniknąć, wszystkie zadania, wymagania i e-maile muszą być przekazywane na piśmie. Należy sporządzać notatki ze spotkań, a działania do wykonania po meetingu powinny być jasno określone.

W Droptica unikamy wiadomości e-mail, które mogą przekształcić się w długie i trudne do śledzenia wątki. Skupiamy się na przechowywaniu wszystkich zadań i dokumentów związanych z projektem w Jira lub w naszym wewnętrznym systemie dokumentacji.

Zarządzamy większością projektów, postępując zgodnie z metodologią SCRUM. SCRUM jest świetny, ponieważ zapewnia solidną strukturę komunikacji, która sprawdza się w zespołach Drupala pracujących zdalnie. 

1. Codzienne krótkie spotkania w ustalonych porach pozwalają być wszystkim na bieżąco. 
2. Doskonalenia, planowanie, pokazy i spotkania retrospektywne pozwalają na jasne zdefiniowanie zadań do wykonania, przypisanie obowiązków, omówienie wyników i usprawnienie procesu.

Spontaniczne spotkania

Pomimo świetnego planu, spotkania ad hoc są czasem niezbędne. Ma to głównie na celu omówienie konkretnych szczegółowych problemów lub wyjaśnienie sytuacji niejasnych. W takich przypadkach nieocenione są wideokonferencje. Ważne jest, aby pamiętać, że nie można po prostu podejść do czyjegoś biurka i zaprosić na krótkie spotkanie. Być może konieczne będzie delikatne zaplanowanie tego np. Wywołanie wszystkich osób za pośrednictwem Slacka, z którymi chciałbyś porozmawiać.

Dobrym pomysłem jest zdefiniowanie kanału używanego do określonego rodzaju komunikacji. 

1. Spotkania projektowe (np. spotkania SCRUM) - do planowania, w celu osiągnięcia porozumienia. 
2. JIRA- do przechowania tego, co zostało uzgodnione i zaplanowane. Dodatkowo służy do śledzenia postępów zadań zespołu. 
3. Slack - krótkie pytania (wyniki zostaną przeniesione do Jira), koordynowanie, pomoc.
4. Ad hoc wideo - do dyskusji w sytuacji gdzie wyjaśnienie zajęłoby zbyt dużo czasu i jest zbyt skomplikowane w napisaniu.
5. E-mail - dłuższa komunikacja np. aktualizacja statusu projekt. 

Narzędzia

Praca zdalna wymaga wsparcia ze strony odpowiednich narzędzi. Na szczęście istnieje wiele programów, które ułatwiają koordynowanie i komunikację zdalną. Poniżej kilka naszych wyborów. 

JIRA dla zarządzania projektami

JIRA to nasze główne narzędzie wykorzystywane podczas organizowania pracy w projektach. Cała komunikacja odbywa się za jej pośrednictwem. Niezaprzeczalną zaletą tego rozwiązania jest nieustanny dostęp do wszystkich informacji z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki dobrze opisanym i sprecyzowanym zadaniom nie ma miejsca na nieporozumienia - każdy jest świadomy tego, za co odpowiada i jaki jest zakres prac. Jeśli chciałbyś dowiedzieć się więcej, jak wykorzystujemy JIRA w naszej codziennej pracy, zachęcam do przeczytania wpisu o procesie wsparcia dla klienta.

Slack

Slack to najbardziej popularny komunikator. Umożliwia szybkie przesyłanie wiadomości, które są dostępne dla reszty zespołu. Każdy projekt i zespół ma swój własny kanał, który pozwala zapoznać się tylko z informacjami dotyczącymi określonej pracy na danym projekcie. 

Możesz przeczytać o tym, dlaczego i w jaki sposób używamy slacka na naszym blogu - Slack i jego 8 super mocy. 

Google meet / Skype / zoom 

Na rynku istnieje wiele narzędzi pozwalających na sprawne przeprowadzenie wideokonferencji, których używamy zamiennie w zależności od wymagań i oczekiwań klienta. Spotkania online dają możliwość lepszego poznania się osób, które pracując nad jednym projektem, jednocześnie znajdują się w różnych zakątkach świata. Organizując takie spotkanie, warto przemyśleć kilka aspektów:

Włączona kamera - konferencje przy użyciu transmisji wideo sprawdzają się o wiele lepiej. Umożliwienie zobaczenia swojego rozmówcy daje poczucie lepszego kontaktu z drugą osobą, co jest fundamentem budowania dobrej relacji.

Dobrej jakości mikrofon - nie ma nic bardziej irytującego niż stłumiony i zanikający dźwięk. Inwestycja w wysokiej jakości słuchawki z mikrofonem znacząco podnosi jakość wideorozmów i świadczy o profesjonalizmie prezentującej strony. W Droptica, każdy nowy pracownik otrzymuje nowy zestaw słuchawkowy do wykorzystywania podczas telekonferencji.

Tło - kiedy masz zamiar rozpocząć wideokonferencję, dobrą praktyką jest sprawdzenie, co znajduje się za Tobą i w bezpośrednim sąsiedztwie. Biała ściana może okazać się lepsza od widoku brudnych naczyń w zlewie. Aplikacja Zoom pod tym względem sprawdza się najlepiej. Daje ona możliwość wybrania dowolnego zdjęcia, które zastąpi przestrzeń za nami. Przy okazji upewnij się, że w pobliżu nie znajdują się inne źródła hałasu lub kolega obok nie prowadzi właśnie głośnej rozmowy. Będzie to naprawdę irytujące podczas rozmowy i lekceważące w stosunku do jej uczestników. Dlatego ściszenie lub całkowite wyłączenie muzyki oraz przeniesienie się do spokojniejszego pomieszczenia okaże się zawsze dobrym wyborem.

Budowanie zespołu 

Świetny proces to zbyt mało, żeby zbudować świetny zespół. W celu dobrej współpracy ludzie muszą poznać się lepiej. Na szczęście istnieją różne możliwości integracji, które możesz podjąć. 

• Czasowe relokacje - w Droptica organizujemy 2 razy w ciągu roku większe spotkania, tak aby każdy mógł porozmawiać twarzą w twarz i niekoniecznie o pracy. 
• Wideokonferencje z humorem - organizujemy wideokonferencję “zawsze online”  tylko w celach towarzyskich. Dodatkowo 2 razy w ciągu dnia mamy przerwę na kawę, gdzie przypominamy o tym za pośrednictwem Slacka. Jeśli chcesz z kimś porozmawiać albo oderwać się od służbowych obowiązków, to na pewno spotkasz ich na naszej “firmowej kawce”.  
• Spotkania pracowników - w celu przekazania pracownikom sytuacji w firmie. Każdy może zadać pytanie i otrzyma odpowiedź. 
• Szkolenia wewnętrzne online - prowadzone są przez jednego z członków zespołu. Uczestnicy zadają pytania i prowadzą dynamiczną dyskusję. 

Podsumowanie 

Praca zdalna nie jest to bardzo trudnym wyzwaniem, jednak wymaga dodatkowego skupiania się na zarządzaniu projektem i odpowiedniej komunikacji.