Kluczowe kwestie przy planowaniu nowego intranetu dla Twojej firmy

Podobnie jak w przypadku każdego złożonego projektu, projekt budowy nowego intranetu wymaga dobrego planowania. W niniejszym artykule omówię kilka kluczowych kwestii, które warto wziąć pod uwagę podczas tworzenia takiego planu. 

Intranet to zasadniczo strona internetowa dostępna jedynie dla pracowników. Dlatego też wiele etapów planowania będzie tu wyglądało podobnie. Pisałem już o niektórych ogólnych kluczowych kwestiach w innych artykułach na temat planowania projektów witryn internetowych i zarządzania interesariuszami. Inny artykuł dotyczący tej tematyki odnosi się do skrócenia czasu wprowadzenia na rynek i kosztów witryn internetowych. Rzuć na nie okiem w celu zapoznania się z ogólnym podejściem do tematu. W niniejszym artykule omówię elementy odnoszące się jedynie do intranetu i podkreślę kilka najważniejszych kwestii.

Zbadaj wymagania we wszystkich działach

Witryna firmowa jest skierowana na zewnątrz, dlatego jedynymi działami mogącymi zaoferować odpowiedni wkład będą te, które mają kontakt ze światem zewnętrznym – w szczególności sprzedaż i marketing. W przypadku intranetu ważne są jednak przemyślenia pochodzące ze wszystkich działów. W końcu to oni są odbiorcami – klientami, dla których budowany jest produkt.

Oczywiście, możesz nie być w stanie spełnić wszystkich życzeń i próśb, ale dość często da się wprowadzić bardzo pomocne i naprawdę łatwe do wdrożenia elementy. 

W szczególności należy tu się skupić na:

1. Niemożności prowadzenia komunikacji z pracownikami.
2. Potrzebie posiadania miejsc do publikowania treści
3. Pulpitach nawigacyjnych, dla których nie ma odpowiednich miejsc na ich publikowanie i udostępnianie
4. Dokumentacji, która jest przechowywana w elementach przypisanych konkretnym działom, zbudowanym z konieczności
5. Itp.

Im więcej uda ci się wyszukać funkcji, które są wymagane, ale proste do dostarczenia, tym łatwiej będzie zbudować intranet, który będzie często odwiedzany, i tym większe zainteresowanie uzyskasz ze strony całej firmy.

Bardzo dokładnie planuj integracje

Sieci intranetowe są bardzo często integrowane z wieloma systemami wewnętrznymi. Planując nowy intranet należy wziąć to pod uwagę. 

• Upewnij się, że wszystkie niezbędne integracje będą wykonalne z wybranym przez ciebie pakietem oprogramowania. 
• Sprawdź, czym zajmą się twoje zespoły ds. IT i bezpieczeństwa, aby upewnić się, że twój system spełni wymagania. 

Konieczne może być uwzględnienie niektórych kluczowych kwestii, takich jak wewnętrzny lub zewnętrzny hosting intranetu, zezwolenie na dostęp VPN spoza sieci firmowej pracownikom, którzy pracują zdalnie itp. 

Zaplanuj początkową fazę po uruchomieniu

Pierwsze miesiące życia nowych sieci intranetowych są znacznie ważniejsze niż w przypadku zwykłej witryny internetowej. Intranet musi być na początku bardzo aktywny. Jeśli uruchomisz witrynę internetową i nie będziesz zbyt często dodawał postów na blogu, być może nic wielkiego się nie stanie, ale jeśli uruchomisz intranet, a następnie nie będziesz go aktualizował, twoi pracownicy uznają go za nieaktywny i przestaną go odwiedzać. Przyciągnięcie ich z powrotem jest trudne.

Najlepszą opcją jest posiadanie porządnej listy treści gotowych do publikacji. Przygotuj je przed uruchomieniem, aby nie było żadnych niespodzianek. Codzienne publikowanie postów – przynajmniej na początku – jest świetnym sposobem na zainteresowanie pracowników i wyrobienie w nich nawyku sprawdzania aktualizacji (np. raz dziennie przy porannej kawie). 

Zaplanuj monitorowanie i ulepszenia

Nie wszystko od razu ci się uda. Zaplanuj etap wprowadzania poprawek i ulepszeń. Weź go pod uwagę w budżecie. Po uruchomieniu intranetu uzyskasz od osób z całej organizacji informacje zwrotne na temat elementów, które można poprawić. Byłoby szkoda, gdybyś nie mógł wykorzystać tych informacji do ulepszenia intranetu – i jednoczesnego pokazania pracownikom, że słuchasz ich sugestii i chcesz, aby intranet był dla nich lepszy.

Zaplanuj konserwację

Podobnie jak każda inna witryna internetowa, intranet wymaga odpowiedniego utrzymania. Konieczne będą aktualizacje zabezpieczeń i ulepszenia, a wydajność będzie musiała być monitorowana. Upewnij się co do sposobu przeprowadzania tych działań. Jeśli Twój intranet jest budowany przez zewnętrznego dostawcę, sprawdź ze swoim działem IT, w jaki sposób będzie odbywało się zarządzanie dostępem, aby dostawca mógł kontynuować świadczenie usługi.