Jak znaleźć i zatrudnić najlepszą agencję drupalową?

Istnieje prawie milion serwisów internetowych zbudowanych na Drupalu. Witryny internetowe budowane na Drupalu są coraz większe. W rzeczy samej, Drupal jest głównym konkurentem CMS, jeśli planujesz zbudować duży serwis internetowy. Generatory witryn internetowych, bezgłowe CMSy i Platformy Doświadczeń Cyfrowych projektowane przez ogromne korporacje – wszystkie są budowane na Drupalu.

Jednakże Drupal to złożona struktura. Prawidłowa architektura i standardy kodowania są niezbędne, aby zapewnić długoterminowy sukces projektu. Praca z kompetentnym partnerem może cię zaprowadzić o wiele dalej, niż w sytuacji, w której znalazłbyś się zaczynając współpracę z kimś bez doświadczenia w Drupalu. Jeśli chcesz zbudować nowy system lub serwis internetowy, albo po prostu chcesz uzyskać lepszą obsługę dla istniejącego projektu, nawiązanie współpracy z najlepszą agencją drupalową jest właściwym sposobem na zapewnienie sukcesu Twojego projektu w przyszłości.

Ale jak wybrać najlepszą agencję drupalową?

Zanim zaczniesz się rozglądać za agencją drupalową, powinieneś wziąć pod uwagę kilka rzeczy, które sprawią, że twoje poszukiwania będą znacznie bardziej owocne.

Lokalizacja

Gdzie mieści się siedziba agencji? Wszyscy zazwyczaj wolą współpracować z firmami zlokalizowanymi w pobliżu, jednak pomimo faktu, że Drupal jest popularnym CMSem, firm drupalowych nie da się znaleźć za każdym rogiem. Widać to szczególnie wtedy, gdy chcesz znaleźć prawdziwych ekspertów. Na szczęście technologia praktycznie wyeliminowała bariery dla współpracy nawet przy dużych odległościach, a większość agencji posiada naprawdę ogromne doświadczenie w zdalnej pracy z klientami.

Jedyne 2 kwestie, które mogą okazać się utrudnieniem podczas pracy z kimś nie znajdującym się w twojej bezpośredniej bliskości, to różnica czasu i bariery językowe.

1. Bliskość

Znacznie łatwiej jest pracować, gdy godziny pracy zespołów klienta i agencji nakładają się na siebie przez przynajmniej 60 minut. Brak nakładania się wymaga dodatkowego planowania i dokładniejszej pisemnej komunikacji po obu stronach, aby zapewnić przewidywalne postępy projektu. W Droptica nadal jesteśmy w stanie realizować udane projekty z klientami z Kalifornii i Australii, ale nasi kierownicy projektów muszą w większym stopniu brać pod uwagę asynchroniczność komunikacji... a czasem także dostosowywać swoje godziny pracy w taki sposób, by umożliwić wieczorną kontrolę postępów klientowi, który właśnie dotarł do swojego biura po drugiej stronie globu.

2. Język

Język może, rzecz jasna, okazać się barierą lub przynajmniej przeszkodą wymagająca pokonania. Jeśli współpracujesz z agencją z innego kraju, zazwyczaj językiem, w którym będziesz sprowadził komunikację, będzie angielski. 

Budżet

Widza na temat budżetu przeznaczonego na wykonywane prace jest bardzo przydatna. Większość agencji najskuteczniej realizuje projekty o określonej wielkości, np.: 

• małe – do 10 tys. euro, 
• średnie – pomiędzy 10 tys. a 100 tys. euro 
• większe: od 100 tys. do 500 tys. euro 
• albo duże: powyżej 500 tys. euro. 

Małej firmie bardzo trudno jest zrealizować ogromny projekt, ponieważ brakuje jej procesów i doświadczenia, aby móc koordynować większy zespół i śledzić postępy w szerszych ramach czasowych. Z drugiej zaś strony, ogromna agencja będzie miała trudności z dopasowaniem swojego procesu do mniejszego budżetu.

Innym uzasadnieniem dla posiadania informacji dotyczących budżetu jest fakt, że wiele agencji o niego zapyta. Z dobrymi agencjami drupalowymi kontaktuje się duża liczba potencjalnych klientów, i będą one dysponowały procesem umożliwiającym szybkie ustalenie, czy zlecenie jest dla nich odpowiednie. Nie musisz podawać konkretnej kwoty (możesz jej przecież jeszcze nie znać), ale świadomość ogólnego poziom akceptowalnych kosztów pomaga podjąć decyzję co do możliwości realizacji. Doświadczona agencja nie będzie marnowała twojego i swojego czasu, jeśli wystąpi rozbieżność oczekiwań co do wielkości projektu.

Agencja czy freelancer?

Możesz rozważyć wybór freelancera zamiast agencji. Może być to opłacalne rozwiązanie dla twojego projektu, ale jest kilka rzeczy, o których powinieneś pamiętać.

Freelancer pracuje sam – będziesz zmuszony polegać na jednej osobie. Musisz mieć jakiś plan awaryjny na wypadek gdy z jakiegokolwiek powodu wasze drogi się rozejdą, a nawet gdy dana osoba stanie się tymczasowo niedostępna. Realistycznie rzecz biorąc, jedynym rozsądnym planem jest wzięcie obowiązków rezerwowego specjalisty na siebie, ponieważ nikt inny nie zna twojego projektu. Freelancer jest zatem dobrym rozwiązaniem tylko wtedy, gdy projekt nie jest bardzo istotny lub nie jest jeszcze realizowany, a terminy wykonania nie są bardzo napięte.

Zespół freelancerów wymaga koordynacji – jeśli wynajmiesz grupę freelancerów do realizacji projektu, będziesz musiał skoordynować ich wysiłki. Nie będą się znali i najczęściej będą reprezentowali odmienne metody pracy. Aby uzyskać przewidywalny rezultat, będziesz musiał wdrożyć procesy mające na celu zapewnić, że wykonywana przez nich praca  będzie spójna. Ludzie z różnych środowisk i o różnych doświadczeniach mogą wybrać odmienne rozwiązania techniczne dla tego samego problemu. Jeśli każdy z twoich freelancerów będzie wykonywał pracę sam, bez jakiejkolwiek koordynacji technologicznej, twój projekt może być zagrożony. Z drugiej strony, solidna agencja będzie dysponowała procesami i strukturami zapewniającymi, że rezultaty pracy wszystkich członków zespołu będą miały sens. 

Proces weryfikacji

Kiedy już przygotujesz podstawowe elementy, pora poszukać właściwych agencji i skontaktować się z nimi. W Internecie znajdziesz mnóstwo list z agencjami, a szybkie wyszukanie w Google frazy „agencja drupalowa” da Ci na początek całkiem niezłą listę firm, z którymi możesz się skontaktować Te działania pozostawiam całkowicie w Twoich rękach. 

Opiszę jednak, w jaki sposób należy weryfikować agencje. Poniżej wskażę tematy, które warto omówić z wybranymi agencjami. Nie jest to bynajmniej zamknięta lista, ale stanowi odpowiedni wstęp do dyskusji, a także zawiera najważniejsze punkty do omówienia.

Nie zaczynaj od swojego projektu

Prawdopodobnie nie możesz się doczekać, aby przejść do szczegółów omawiania swojego projektu. W końcu po to właśnie szukasz partnera – do realizacji swojego projektu.

Może to jednak utrudnić uzyskanie dodatkowych informacji na temat firmy i sprawi, że wybranie tej właściwej będzie bardzo czasochłonne. Omawianie szczegółów jest trudne i może zająć dużo czasu; tak naprawdę nie będziesz w stanie skonsultować ich wszystkich z 7, a nawet 5 firmami – szczególnie jeśli musisz w tym celu przyznać im dostęp do systemów, projektów i dokumentacji. Najlepiej z tym poczekać, aż wybierzesz jednego lub dwóch finalistów.

Sugerowałbym krótkie opisanie projektu, z podaniem jego wielkości i czasu realizacji, ale bez wchodzenia w zbyt wiele szczegółów już na samym początku. Taki przegląd pozwoli agencji zdecydować, czy Twój projekt jest potencjalnie interesujący, a Ty nie będziesz jeszcze zaangażowany w szczegółowe dyskusje. Będziesz wówczas mógł znacznie łatwiej dokonać oceny.

Przejdźmy do pytań, które należałoby zadać:

W jaki sposób pracują, jak zamierzają podejść do Twojego projektu?

To niezwykle istotne pytanie otwarte, które pozwala dowiedzieć się, jak działa firma. Dowiesz się o jej podejściu do zarządzania projektem, komunikacji itp. Da ci to wstępne wyobrażenie o tym, czego możesz się spodziewać w zakresie obsługi twojego projektu. To świetne pytanie otwierające prowadzące do bardziej szczegółowej dyskusji. Powinieneś w ten sposób uzyskać odpowiedzi na pytanie takie jak:

• Czy firma ma swój proces?
• Czy proces ten jest zorganizowany i przewidywalny?
• Czy ich propozycja odpowiada Twojej organizacji, czy są skłonni się dopasować?

Zadawaj pytania uzupełniające, aby rozwiać swoje wątpliwości. Pytania uzupełniające mają na celu ustalenie ogólnych informacji i są świetnym sposobem na stwierdzenie, czy za słowami firmy faktycznie idą czyny, czy zachowuje się jak sprzedawca mówiący Ci to, co chcesz usłyszeć.

Czy agencja stosuje jakąś metodykę dla realizacji projektu? Istnieje wiele sposobów zarządzania projektami i znacznie różnią się one od siebie. Z jednej strony – istnieją zwinne metodyki, w tym SCRUM, które oferują szybkie rezultaty, ale wymagają zaangażowania z Twojej strony. Z drugiej strony – istnieją wszelkie metodyki kaskadowe, które nie wymagają zaangażowania w troku projektu, ale wymagają bardzo szczegółowych specyfikacji i niosą ze sobą ryzyko niespełnienia oczekiwań w momencie faktycznej finalizacji projektu.

Komunikacja

Komunikacja dotycząca projektu jest bardzo istotna. Jeśli jest odpowiednio ustalona i dopasowana do procesu, pomaga wszystkim śledzić postępy i iść naprzód. Jeśli nie zostanie formalnie zorganizowana, spowolni projekt.

Należy się dowiedzieć:

• W jaki sposób będzie prowadzona komunikacja? 
• Kto będzie główną osobą kontaktową? 
• Czy będziesz miał możliwość prowadzenia komunikacji z całym zespołem, czy jedynie z kierownikiem projektu?
• Jakie narzędzia zostaną użyte do śledzenia postępów i nawiązywania kontaktu?
• W jaki sposób zebrane zostaną wymagania? Czy każdy będzie miał do nich łatwy dostęp?

Pytania te mają na celu ustalić, w jaki sposób przekażesz swoje wymagania i będziesz śledził stan prac prowadzonych nad Twoim projektem.

W firmie Droptica zwykle korzystamy z 4 głównych kanałów komunikacyjnych:

• Jira (Zarządzanie projektem/system obsługi zgłoszeń). Jira stanowi trzon projektu. W oprogramowaniu tym gromadzone są wszystkie zadania i kryteria ich akceptacji, a postępy są śledzone. Korzystanie z systemu obsługi zgłoszeń pomaga wszystkim zrozumieć, co jeszcze jest do zrobienia, nad czym obecnie pracujemy i co należy dostarczyć.
• System dokumentacji – tu przechowujemy dokumentację dotyczącą projektu
• Slack – czat dla całego zespołu i klienta, służący szybkiemu przekazywaniu aktualnych informacji, omawianiu problemów, zadawaniu pytań. 
• Wideokonferencje – codzienne przekazywanie informacji na temat stanu prac, prezentację postępów, spotkania demonstracyjne itp. najlepiej przeprowadzać bezpośrednio. Czasami może być łatwiej porozmawiać niż opublikować milion wiadomości na Slacku, aby uzgodnić jakiś szczegółowy temat.

Utrzymanie

Budowanie na Drupalu to dopiero początek. Musisz wiedzieć, w jaki sposób agencja zajmie się twoim projektem już po jego dostarczeniu. Jak każde inne rozwiązanie programistyczne, Drupal będzie wymagał aktualizacji bezpieczeństwa. Możesz także chcieć rozwijać projekt jeszcze dalej, ale małymi krokami. Powinieneś sprawdzić, czy agencja jest w stanie zapewnić ci taką usługę, czy też będziesz musiał poszukać nowej po wstępnej finalizacji projektu.

Przykładowo, w firmie Droptica mamy osobny drupalowy zespół wsparcia, który przejmuje sfinalizowane projekty, monitoruje i aktualizuje je, oraz wykonuje wszelkie inne wymagane zadania związane z ich utrzymaniem. 

Przykłady poprzednich realizacji

Najlepszym sposobem na sprawdzenie, czy agencja drupalowa jest w stanie zrealizować Twój projekt, jest zapytanie o projekty podobne lub o zbliżonej wielkości. Jest to szczególnie ważne, jeśli Twój projekt nie jest typowym serwisem internetowym, ale czymś większym. Wiele agencji drupalowych ma doświadczenie w tworzeniu marketingowych witryn internetowych, ale nie jest w stanie stworzyć i utrzymać złożonego systemu z wieloma użytkownikami i logiką biznesową.

Oczywiście może nie być łatwo znaleźć agencję, która zbudowała coś uderzająco podobnego do twojego projektu. Chcesz więc tutaj zweryfikować, czy firma budowała rzeczy o zbliżonej lub jeszcze większej złożoności lub większym rozmiarze.

Ceny, szacunki i umowy

Po zakończeniu wstępnej weryfikacji, będziesz gotowy do rozmowy o cenie. W zależności od projektu, jego wielkości i złożoności, może to być szybki lub stosunkowo długi proces. Najlepiej jest zawęzić liczbę agencji, z którymi prowadzisz rozmowy na tym etapie, aby nie przytłoczyły cię pytania. Na tym etapie dobrze jest również wiedzieć:

W jaki sposób agencja oblicza koszty?
Jakie warunki płatności są akceptowane przez agencję?
W jaki sposób będziesz w stanie monitorować postępy przy płatności ratalnej lub przedpłacie?
Rozmawiając o kosztach, należy pamiętać, że cena nie powinna być jedynym czynnikiem, który jest brany pod uwagę. Jeśli chodzi o programowanie, wysoka jakość prawie zawsze okazuje się tańsza w dłuższej perspektywie. Jeśli agencja dostarcza solidny projekt, nie będziesz musiał ponosić dodatkowych kosztów naprawy wielu błędów, a utrzymanie projektu na przestrzeni dłuższego czasu będzie znacznie tańsze. Wybór tańszej, ale niezbyt doświadczonej agencji, może skutkować projektem, który ostatecznie będzie bardzo kosztowny w utrzymaniu, a początkowe korzyści zostaną szybko przeważone przez koszty utrzymania.

Ogólne wrażenie

Gromadząc wszelkie informacje o firmie, dobrze jest też skupić się na wywieranym przez nią ogólnym wrażeniu. Co sądzisz o firmie i ludziach, z którymi rozmawiasz? Jeśli już wybierzesz agencję drupalową, najprawdopodobniej będziesz musiał być z nią w stałym kontakcie. Jak się z tym czujesz? Czy do siebie pasujecie? Czy atmosfera jest Twoim zdaniem pozytywna? 

Dobre relacje są całkiem istotne; jeśli naprawdę polubisz ludzi, z którymi będziesz pracował nad projektem drupalowym, twoje doświadczenie będzie o wiele przyjemniejsze,.

Podsumowanie

Kiedy już zbierzesz wszystkie informacje, musisz dokonać wyboru. Podejdź do niego rozsądnie, patrząc nie tylko na cenę, ale na ogólny obraz. Weź pod uwagę wiedzę, komunikację, ludzi – wszystkie elementy układanki. Mam nadzieję, że powyższe pytania znacznie ułatwią Ci wybór odpowiedniej agencji drupalowej dla twojego projektu.

Powodzenia!