Jak wzmocnić komunikację w firmie za pomocą intranetu? 11 dobrych praktyk
Dobra komunikacja w firmie jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu, ale jak ją zapewnić? Warto przyjrzeć się mniej i bardziej oczywistym dobrym praktykom w zakresie wspierania komunikacji w przedsiębiorstwie z wykorzystaniem intranetu. Sprawdź nasze wskazówki.
1. Zapytaj pracowników, czego potrzebują w firmowym intranecie
Intranet jest narzędziem, które ma ułatwiać pracę wszystkim Twoim pracownikom, od tych najniżej do tych najwyżej w firmowej hierarchii. Problem polega na tym, że osoby na wysokich szczeblach kierowniczych często nie rozumieją dokładnie problemów wszystkich zatrudnionych. Jednocześnie dobre praktyki dla intranetu polecane w sieci nie są dopasowane do indywidualnych potrzeb konkretnych przedsiębiorstw. Jak więc zbudować odpowiednie narzędzie? Rozwiązanie jest proste - wystarczy zapytać, czego potrzebują Twoi pracownicy i co sprawi, że będą wykorzystywać intranet jako narzędzie do komunikacji. Odpowiedzi można zebrać za pomocą ankiety lub urządzić burzę mózgów (jeżeli firma zatrudnia niewiele osób).
2. Wybierz jedną z najlepszych platform intranetowych
Masz dwie opcje. Pierwszą jest subskrypcja intranetu w modelu SaaS (Software as a Service), gotowego do użycia od zaraz. Jeżeli się na to zdecydujesz, warto rozejrzeć się za takim programem, który można spersonalizować. Dodatkowe funkcjonalności można dodawa, dzięki integracjom z innymi narzędziami.
Źrodło: WhatIsMyIp.com
Zainwestowanie w unikalny system, dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy to druga możliwość. Warto rozważyć zbudowanie go we współpracy z agencją tworzącą oprogramowanie, wykorzystującą technologie open source’owe. Gwarantują elastyczność i swobodę projektowania rozwiązań, ponieważ zgromadzona wokół nich duża i aktywna społeczność programistów tworzy liczne, ciekawe moduły, które są dostępne dla innych użytkowników. To daje pewność, że technologia będzie rozwijana w przyszłości.
Jednym z takich rozwiązań jest Drupal. Oferuje moduły, dzięki którym możesz zbudować portal zgodnie z najlepszymi praktykami dla korporacyjnych intranetów. Jedną z nich jest wspieranie komunikacji w zespole, np. poprzez tworzenie grup przy pomocy modułu Group. Wykorzystanie tej funkcjonalności znacznie ułatwia porozumiewanie się w projekcie, ponieważ pozwala na połączenie pracowników w mniejsze grupy. W ten sposób powstają się kanały, w których omawiane są konkretne tematy związane z danym projektem, co zmniejsza ryzyko przeoczenia ważnych informacji. Natomiast dzięki modułom Fivestar i Flag użytkownicy mogą reagować na publikowane w intranecie treści i je oceniać. Warte uwagi są także moduły takie jak: Comment Notify (powiadomienia o aktywności), Drupal Chat (komunikator) oraz Forum (narzędzie umożliwiające wymianę poglądów pomiędzy użytkownikami).
Przeczytaj także: 12 najlepszych drupalowych modułów intranetowych
3. Zadbaj o intuicyjność portalu
Jeżeli firmowy intranet nie okaże się wygody w użyciu, pracownicy nie będą mieli ochoty z niego korzystać. Przejrzysta, intuicyjna nawigacja to klucz do sukcesu. Zacznij projektowanie od określenia najważniejszych funkcji serwisu i ograniczenia zbędnych funkcjonalności. Ułatwi to stworzenie prostego menu i zapobiegnie czasochłonnym poszukiwaniom tych elementów portalu, których najbardziej mogą potrzebować użytkownicy. Umieszczenie dodatkowych przycisków wezwania do działania w widocznych miejscach witryny i przemyślane linkowanie wewnętrzne ułatwi im podróżowanie do najważniejszych treści.
4. Dostosuj intranet do urządzeń mobilnych
Jedną z najlepszych praktyk w zakresie nawigacji w intranecie jest zaprojektowanie osobnej wersji na urządzenia mobilne lub wybranie responsywnego portalu. Ułatwi to korzystanie z intranetu w dowolnym miejscu i momencie, co jest bardzo ważne, zwłaszcza w dobie pracy zdalnej. Warto rozważyć ograniczenie opcji w menu głównym w wersji mobilnej portalu. Nie musi być ona wierną kopią intranetu dostępnego w przeglądarce na komputerze.
Wersja mobilna intranetu musi być estetyczna, ciekawa i dobrze zaprojektowana, żeby użytkownicy chętnie korzystali z niego na smartfonie. Tworząc system, należy skupić się na szczegółach i dostosować do ekranów urządzeń mobilnych konkretne elementy takie jak formularze czy części interaktywne (ankiety, quizy, minigry itp.). Grafiki powinny automatycznie skalować się do odpowiednich rozmiarów, a przyciski muszą być wystarczająco duże, aby użytkownik nie miał problemu z ich naciśnięciem.
5. Wdrażaj narzędzia do komunikacji i wymiany poglądów
Intranet zbiera wszystkich pracowników firmy w jednym miejscu w sieci. Warto to wykorzystać i dać im możliwość kontaktowania się za jego pośrednictwem, zamiast inwestować w dodatkowe, zewnętrzne narzędzia. Najlepiej będzie, jeżeli udostępnisz zatrudnionym kilka rozwiązań. Do atrakcyjnych funkcjonalności intranetów należą np. czat, forum, pisanie krótkich postów (na wzór komunikatów z mediów społecznościowych) i dłuższych artykułów na bloga. Wówczas każdy będzie mógł wybrać preferowaną przez siebie metodę komunikacji.
Narzędzia do komunikacji w czasie rzeczywistym (i nie tylko) są bardzo wartościowe, gdyż pozwalają na sprawne komunikowanie się ze swoim zespołem, a także ze współpracownikami z innych działów. Jeżeli w Twojej firmie na porządku dziennym są także spotkania w formie wideokonferencji, możesz rozważyć integrację z oprogramowaniem, które to umożliwia.
6. Zachęcaj do reagowania na treści
Postaraj się zachęcić swoich użytkowników do dzielenia się wiedzą i spostrzeżeniami na różne kwestie. Stwórz możliwość reakcji na posty (np. dodawanie polubień, komentowanie lub ocenianie treści). Twoi pracownicy będą z większym entuzjazmem publikować, a jednocześnie zwracać większą uwagę na to, co piszą.
Obawiasz się, że zatrudnieni nie będą chcieli reagować na publikowane treści? Wdrażaj elementy grywalizacji (np. ranking aktywności, przydzielanie punktów za reakcje czy udział w sondażach), aby motywować użytkowników do podejmowania aktywności. Przeprowadzaj ankiety, zadawaj pytania i reaguj na odpowiedzi, wprowadzając zmiany w funkcjonowaniu firmy oraz intranetu.
7. Uwzględnij dobre praktyki w zakresie zarządzania treścią - możliwość moderowania wpisów
Dobre praktyki dla intranetu to nie tylko wspieranie komunikacji i zachęcanie do wymiany wiedzy i poglądów, ale także weryfikowanie, czy użytkownicy przestrzegają zasad współżycia społecznego. Monitorowanie ich aktywności umożliwia reagowanie na przejawy dyskryminacji, mobbingu czy hejtu. To pozwala na kształtowanie kultury szacunku i otwartości w firmie.
Administrator portalu powinien brać odpowiedzialność za treści w nim publikowane. Może sam monitorować treści, ale może się tym także zajmować specjalnie w tym celu wyznaczony moderator. Jeżeli zdecydujesz się na drugie rozwiązanie, w Twoim intranecie przyda Ci się możliwość przyznawania uprawnień użytkownikom. Dzięki temu możesz pozwolić konkretnym osobom na modyfikowanie, cenzurowanie i usuwanie treści stworzonych przez innych pracowników.
8. Wykorzystaj personalizację
Wyświetlanie treści dostosowanych do zainteresowań użytkowników zwiększa prawdopodobieństwo, że będą oni chętniej angażować się w dyskusje i z większym entuzjazmem korzystać z portalu. Personalizacja intranetu jest szczególnie przydatna w dużych firmach, które zatrudniają setki pracowników.
Osoby na różnych szczeblach kariery (i co za tym idzie z różnymi doświadczeniami) potrzebują innych materiałów i narzędzi, które ułatwią ich pracę. Mają też odmienne zainteresowania. Rekomendacje treści (polecanie użytkownikom postów i artykułów dopasowanych do ich potrzeb) jest sposobem na zwiększanie zaangażowania.
9. Umożliwiaj współpracę
Intranet może być nie tylko bazą wiedzy, ale także wszechstronnym narzędziem ułatwiającym codzienną pracę. Wdrażaj funkcjonalności pozwalające na współpracę nad dokumentami, raportami i innymi plikami - udostępnianie materiałów współpracownikom, komentowanie, sugerowanie i śledzenie zmian. Pracę nad projektami znacznie ułatwia wcześniej wspomniana możliwość tworzenia grup dyskusyjnych dla wybranych pracowników.
10. Wykorzystuj powiadomienia
W intranecie dzieje się naprawdę wiele. Użytkownicy komentują, dodają artykuły, zmieniają statusy swoich zadań, wysyłają wiadomości i wykonują różne inne aktywności. W morzu informacji łatwo przeoczyć nawet dosyć ważne komunikaty. Powiadomienia pozwalają na szybką (niekiedy natychmiastową) reakcję na zdarzenie w intranecie. To znacznie usprawnia komunikację i sprawia, że Twoi pracownicy mogą być na bieżąco, niezależnie od tego, czym się aktualnie zajmują i gdzie są.
11. Rozwijaj swój portal w miarę czasu zgodnie z dobrymi praktykami dla intranetu
Możesz zacząć od prostego intranetu, który będzie służyć pracownikom jako baza wiedzy. Jednak wraz z czasem pojawiają się nowe technologie i ich zastosowania, które warto wdrażać, żeby intranet pozostał intuicyjny i nowoczesny. Możesz dodawać kolejne integracje, w miarę jak będziesz poznawać coraz to nowsze, skuteczniejsze narzędzia, które mogłyby ułatwić pracę Twoich zespołów i ich komunikację (kalendarz, czat, integracje z mediami społecznościowymi, oprogramowanie do zarządzania projektami i wiele innych). Trzeba też pamiętać o tym, że technologie są rozwijane i po jakimś czasie może zaistnieć potrzeba skorzystania z nowszych rozwiązań.
Dobre praktyki dla intranetu - podsumowanie
Usprawnianie komunikacji w firmie to jeden z podstawowych celów korzystania z intranetu. W gotowych do użycia rozwiązaniach część dobrych praktyk można wdrożyć za pomocą różnych integracji. Nie wszystkie zewnętrzne narzędzia dają jednak wystarczające możliwości. Wówczas dobrym pomysłem może być zbudowanie spersonalizowanego intranetu. Da ci to również pewność, że będziesz w stanie go aktualizować na bieżąco, ponieważ kod będzie należał do Ciebie. Możemy zbudować system intranetowy dostosowany do potrzeb Twojej firmy.
