Jak się przygotować do nowego projektu IT i zaprezentować pomysł zarządowi lub inwestorom?

Podczas planowania nowego projektu, każda mała decyzja podejmowana przez zarząd, inwestorów lub interesariuszy ma istotny i długoterminowy wpływ dla jego przyszłości. Aby dane oprogramowanie rzeczywiście adresowało i rozwiązywało wymagania biznesowe, ważne jest odpowiednie planowanie, weryfikacja pomysłów oraz zdefiniowanie zakresu projektu. W Droptica świadczymy usługi konsultacyjne i pomagamy w opracowywaniu materiałów, aby specjalista odpowiedzialny za realizację projektu miał ułatwioną komunikację z osobami decyzyjnymi. Rozumiemy procesy biznesowe w organizacjach i staramy się dać naszym klientom narzędzia, które pozwolą wyrównać różne wizje i plany, aby finalny projekt był spójny i sensowny. Jak to dokładnie wygląda? Dowiedz się z artykułu.

Zadbaj o pewność swoich decyzji 

Na przestrzeni wielu lat pracy nad projektami często widzimy prawidłowość, że klienci nie są do końca pewni swoich decyzji odnośnie zakresu, technologii, przebiegu czy budżetu projektu. W takim wypadku są uzależnieni od tego, co im zostanie zaproponowane przez różne agencje (a często firmy proponują po prostu to, co oferują). Finalnie klienci wybierają ofertę, która wydaje się najkorzystniejsza, a tak naprawdę nie wiadomo, czy jest w ogóle sensowna i zgodna z ich oczekiwaniami. 

Takie sytuacje dały nam do myślenia, że potrzebne są solidne konsultacje na etapie zakupu. Dlaczego my jako software house mielibyśmy wyceniać i planować projekt, jeśli nie upewnimy się, że wszelkie najlepsze i najgorsze scenariusze nie zostały przynajmniej omówione i zrozumiane? Czy rzeczywiście znane są wszystkie za i przeciw danego podejścia czy technologii? Czy zalety danej technologii faktycznie adresują biznesowe potrzeby klienta, czy pomyśleliśmy o alternatywach?

Każde takie pytanie prowokuje do zgłębiania tematu i odpowiedniego planowania, dlatego zamiast tylko proponować rozwiązania, przede wszystkim koncentrujemy się na doradztwie. Poprzez sesje konsultacyjne pomagamy klientom dogłębnie wyartykułować wymagania projektowe, jak również zrozumieć strategiczny kontekst projektu. Po takich rozmowach osoba odpowiedzialna za projekt jest w pełni przygotowana do wewnętrznych rozmów z osobami decyzyjnymi.

Poniżej prezentuję kilka przykładowych pytań, które zadajemy na etapie doradztwa. Przemyślenie poniższych czynników wyposaży Cię w odpowiednią wiedzę, która zabezpieczy Cię przed trudnymi zagadnieniami na spotkaniach wewnętrznych:

• Na jakim etapie procesu zakupu projektu się znajdujesz? 
  To pomaga określić, czy jesteś na etapie tylko pomysłu i Twoim celem jest zebranie wiedzy, czy może już zdecydowałeś o konkretnej koncepcji i poszukujesz ofert na realizację.
   
• Jeśli masz koncepcję, jak ona została zdefiniowana? 
  Ważne jest, aby mieć pewność, że Twoje plany są dobrze przemyślane i oparte na solidnych analizach.
   
• Na jakiej zasadzie wybrałeś technologię?
  Czy Twoja decyzja była poprzedzona odpowiednią analizą, czy tylko dostępnymi opcjami lub rekomendacjami osób trzecich?
   
• Czy znasz wszystkie dostępne alternatywy i narzędzia usprawniające pracę? 
  Rozważenie różnych opcji może pomóc odkryć rozwiązania bardziej efektywne kosztowo lub szybsze w implementacji.
   
• Czy strategia zakupu jest przemyślana? 
  Czy włączyłeś do procesu decyzyjnego wszystkich kluczowych interesariuszy, w tym potencjalnych klientów, użytkowników, działy sprzedaży, marketingu, produktu, zarząd, dział prawny oraz dział bezpieczeństwa?
   
• Czy koncepcja produktu jest oparta o rzeczywiste potrzeby końcowego użytkownika?
  Weryfikacja tego zagadanienia zapewnia, że projekt nie będzie jedynie realizacją Twojej wizji, ale odpowie na konkretne wymagania rynku lub użytkowników końcowych.
   
• Skąd masz pewność dotyczącą swojego budżetu i terminu realizacji?
  Założenia budżetowe, które nie są oparte na dokładnie przeprowadzonej analizie mogą prowadzić do przepłacenia lub zbyt nisko oszacowanej wyceny projektu IT. Projekt nie musi wcale kosztować tak dużo, jak sobie założyłeś.
  
  Natomiast próba negocjacji i minimalizowanie zakresu projektu tylko pod ściśle określony (czasem zbyt niski) budżet, może doprowadzić do powstania słabego jakościowo produktu, który nie będzie spełniał wymagań użytkowników.

Rozważając powyższe pytania ze wszystkimi interesariuszami, sprawiasz, że każdy aspekt projektu jest dokładnie przemyślany i wspólnie zaakceptowany, co minimalizuje ryzyko potencjalnych zagrożeń niepowodzenia projektu. Takie podejście daje poczucie bezpieczeństwa inwestorom czy też osobom decyzyjnym.

Istnieje prawdopodobieństwo, że w rezultacie wspomnianych konsultacji wydłużymy Twój proces zakupu niż początkowo założono, ale upewnisz się, że postępujesz słusznie i racjonalnie. Pamiętaj, że proces zamówienia projektu dzieli się na wiele małych czynności i prac, które warto wykonać wspólnie z zaufaną i kompetentną agencją.

Tworzenie i optymalizacja materiałów - pitching i pitch decks

Zanim przejdę do części omawiającej, jak konkretnie możemy pomóc w przygotowaniu do prezentacji pomysłu na projekt, przedstawię krótko, czym jest pitching w projektach IT.

Pitching projektu IT to proces przedstawiania pomysłu na projekt technologiczny potencjalnym inwestorom lub decydentom w firmie z zamiarem zdobycia finansowania, wsparcia lub zatwierdzenia projektu.

Proces ten różni się nieco w zależności od kontekstu, czyli od tego, czy pitch jest skierowany do inwestorów zewnętrznych (typowe w przypadku startupów), czy do zarządu firmy (typowe w większych firmach).

Współpracując z nami, klienci mogą odpowiednio wypracować tzw. pitch decks, czyli prezentacje danego projektu. Głównym celem pitch decku jest przekonanie odbiorców do wartości projektu i zdobycie aprobaty i wsparcia (zazwyczaj finansowego). Nasz zespół ekspertów pomaga w przygotowaniu treści do wszystkich tematów wypisanych w powyższej tabeli, aby były one jasne, przekonujące i rezonowały z osobami, dla których skierowany jest przekaz.

Nasze podejście - koncepcja, design, realizacja

Możemy pomóc na każdym etapie planowania i walidacji projektu. Zapewniamy różne usługi zaprojektowane tak, aby dostarczały konkretne, namacalne rezultaty, które wspierają naszych klientów w wewnętrznych procesach decyzyjnych oraz w komunikacji z innymi interesariuszami organizacji.

Jakie są ryzyka związane z brakiem odpowiednio przemyślanego projektu?

Nieprzemyślany zakres projektu czy nieodpowiednio zaplanowany czas realizacji i budżet mogą prowadzić do licznych problemów, takich jak:

• Niemożność skalowania projektu
  Brak elastyczności i zdolności do adaptacji w miarę wzrostu projektu może prowadzić do problemów z jego dalszym rozwojem i zwiększaniem skali.
• Straty reputacyjne
  Nieudany projekt może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy lub startupu, zniechęcając klientów i inwestorów do współpracy w przyszłości.
• Brak zgodności z regulacjami i standardami
  Niezgodność z wymogami prawnymi, normami branżowymi czy standardami bezpieczeństwa może prowadzić do kar, sankcji oraz dodatkowych kosztów związanych z dostosowaniem projektu.
• Wysoki poziom stresu i wypalenia zespołu
  Pracownicy mogą doświadczać stresu i wypalenia zawodowego z powodu przeciążenia pracą, presji czasowej i niejasnych celów, co może prowadzić do spadku efektywności i morale.
• Straty finansowe
  Nietrafione inwestycje w nieprzemyślane projekty mogą prowadzić do znacznych strat finansowych, które mogą być trudne do odrobienia, szczególnie dla startupów z ograniczonymi zasobami.
• Trudności w uzyskaniu przyszłych inwestycji
  Nieudany projekt może zniechęcić obecnych i potencjalnych inwestorów do angażowania się w przyszłe przedsięwzięcia firmy, co może ograniczyć możliwości rozwoju i ekspansji.

Aby uniknąć tych pułapek, kluczowe jest odpowiednie planowanie i zarządzanie zasobami. Dobrze zorganizowany projekt nie tylko jest realizowany sprawnie, ale przede wszystkim skutecznie adresuje potrzeby biznesowe firmy oraz jej klientów lub użytkowników.

Rozumiemy, że stworzenie udanego projektu zależy od holistycznego podejścia, które obejmuje zarówno techniczne wykonanie, jak i strategiczne planowanie. To realizacja projektu etapami, ciągła weryfikacja postępów i zasadności oraz adaptacja na zmiany są kluczem do sukcesu.

Nasze wartości i koncentracja na kliencie

W Droptica nie sprzedajemy bezmyślnie naszej ulubionej technologii. W naszym DNA i wartościach firmy głęboko zakorzeniona jest zasada, że najpierw patrzymy na dobro klienta oraz użytkowników jego produktu. Dbamy o to, aby proponowane opcje były nie tylko wykonalne, ale faktycznie adresowały konkretne problemy biznesowe. Dopiero na tej podstawie wybieramy odpowiednie rozwiązania techniczne.

Czasami zdarza się, że merytorycznie negujemy pierwotne założenia klientów, jeśli nasze doświadczenie wskazuje na to, że wybrana koncepcja nie jest najkorzystniejsza. Nie boimy się o tym jasno mówić. Taka postawa przynosi naszym klientom dodatkową wartość. Nie jesteśmy tylko agencją, która wykonuje zadania, ale partnerem, który wspiera klientów w minimalizowaniu ryzyka i maksymalizacji potencjału projektu. Dzięki temu otrzymują oni rozwiązania techniczne, a także kompleksowe wsparcie w osiąganiu swoich celów biznesowych.

Skonsultuj swój projekt za darmo przed prezentacją biznesową

Jeśli przygotowujesz się do kluczowej prezentacji dla zarządu lub inwestorów i potrzebujesz fachowej porady lub pomocy, skontaktuj się z nami. Umów bezpłatną konsultację z naszym specjalistą od koncepcji projektowych, który może zapewnić spersonalizowane wskazówki i wsparcie. Dzięki rozmowie z ekspertem dowiesz się o różnych możliwościach na danym etapie zakupowym, które możesz rozważyć, aby podjąć odpowiednią decyzję.

Co się stanie, jak umówisz spotkanie?

1. Połączysz się z konsultantem na bezpłatnej rozmowie online (Google Meets) - nie musisz się logować, wystarczy, że wejdziesz na link spotkania.
2. Konsultant wypyta Cię o Twoje plany - od ogółu, do szczegółów.
3. Stworzymy Ci plan na podjęcie kolejnych kroków.
4. Dostaniesz wycenę na kolejną usługę konsultacji i projektu.
5. Zdecydujesz, czy chcesz dalej kontynuować współpracę.