Jak dostosować CMS do potrzeb firmy? Przewodnik na przykładzie Drupala

System CMS to fundament każdej nowoczesnej strony internetowej czy platformy biznesowej. Wybór odpowiedniego narzędzia, które dostosuje się do specyficznych potrzeb firmy jest kluczowy dla efektywnego zarządzania treściami. W tym artykule przedstawię szczegółowy przewodnik, jak zrozumieć i dopasować CMS do wymagań organizacji. Za przykład posłuży mi elastyczny i funkcjonalny Drupal. Zapraszam do przeczytania artykułu lub obejrzenia odcinka z cyklu Nowoczesny Drupal.

Co oznacza elastyczność systemu CMS?

Elastyczność systemu CMS polega na jego zdolności do adaptacji względem wymagań użytkownika. Drupal, jako platforma open-source, oferuje bogaty zestaw narzędzi, które umożliwiają tworzenie zarówno prostych, jak i zaawansowanych systemów zarządzania treścią. Dzięki temu CMS może obsługiwać różnorodne zastosowania – od blogów firmowych, po złożone portale informacyjne.

Struktura Drupala – backend

Backend w Drupalu odpowiada za zarządzanie strukturą danych, uprawnieniami i treściami. To właśnie tutaj redaktorzy i administratorzy wprowadzają dane, konfigurują rodzaje zawartości i definiują role użytkowników.

Kluczowe funkcje backendu:

• Struktura danych: definiowanie rodzajów zawartości, pól i relacji między nimi.
• Uprawnienia i role: możliwość precyzyjnego określenia, kto i co może edytować, przeglądać lub publikować.
• Formularze edycji treści: standardowy profil instalacyjny Drupala oferuje domyślnie typ zawartości „artykuł” z polami takimi jak:
  • tytuł,
  • obraz,
  • treść z możliwością formatowania,
  • tagi.

Redaktorzy mogą korzystać z narzędzia frontend editing (dostępnego w dystrybucji Droopler), które pozwala na szybkie edytowanie treści bezpośrednio z poziomu interfejsu użytkownika.

Struktura Drupala – frontend

Frontend różni się od backendu tym, że odpowiada za wizualną prezentację treści, które są przechowywane w Drupalu. Dzięki wbudowanemu systemowi szablonów opartemu na Twigu (zaczerpniętemu z frameworka Symfony), można w łatwy sposób dostosować wygląd strony internetowej.

Domyślne skórki w Drupalu:

1. Olivero – domyślna skórka Drupala, używana w większości standardowych instalacji. Zapewnia podstawowy wygląd strony, ale w realnych wdrożeniach jest często modyfikowana lub zastępowana.
2. Claro – nowoczesny wygląd interfejsu administracyjnego, poprawiający doświadczenie użytkownika backendu.
3. Droopler – dystrybucja Drupala z własną, dedykowaną skórką Droopler, dostosowaną do specyficznych wymagań biznesowych.

Drupal umożliwia także korzystanie z zewnętrznych systemów frontendowych, takich jak:

• Aplikacje mobilne (np. dla systemów iOS i Android),
• Aplikacje webowe, zbudowane z użyciem technologii takich jak Next.js i React.

W praktyce pozwala to na tworzenie headless CMS na bazie Drupala, gdzie backend zarządza treściami, a frontend jest tworzony w dowolnym frameworku, który najlepiej odpowiada wymaganiom projektu.

Rozbudowa systemu CMS na potrzeby bloga firmowego

Poniżej przedstawiam kroki, aby rozbudować standardowy profil Drupala i stworzyć funkcjonalny system blogowy wspierający działania marketingowe. Wszystkie etapy realizujemy w sposób praktyczny, prowadząc zmiany w strukturze i funkcjonalności systemu.

Krok 1: Otwieramy standardowy profil Drupala

Zaczynamy od instalacji Drupala z domyślnym profilem instalacyjnym. Po zalogowaniu się do panelu administracyjnego przechodzimy do zakładki „Struktura” i sprawdzamy dostępne typy zawartości. Domyślnie widzimy tutaj dwa rodzaje: „Artykuł” i „Prosta strona”. Typ „Artykuł” zawiera podstawowe pola, takie jak tytuł, obraz, treść z formatowaniem oraz tagi. Klikamy w „Zarządzanie polami”, aby zobaczyć szczegółową strukturę typu „Artykuł”.

Krok 2: Analizujemy potrzeby systemu

Określamy, jakie funkcje chcemy dodać do naszego bloga. Ustaliliśmy, że potrzebujemy wprowadzić:

• Typ zawartości „Autor” z biografią i zdjęciem,
• Typ zawartości „E-book” z możliwością dodania pliku PDF i przypisania kategorii,
• Relacje między artykułami, autorami i e-bookami, aby łatwo zarządzać powiązaniami między treściami.

Krok 3: Dodajemy nowy typ zawartości „Autor”

Wchodzimy w „Struktura” → „Rodzaje zawartości” i klikamy „Dodaj typ zawartości”. Wpisujemy nazwę „Autor” i zapisujemy zmiany. Następnie klikamy „Zarządzanie polami” przy nowo utworzonym typie zawartości i dodajemy:

• Pole „Bio” – wybieramy typ „Tekst (długi)” i zapisujemy.
• Pole „Zdjęcie” – wybieramy typ „Obraz” i również zapisujemy.

Po dodaniu pól przechodzimy do sekcji „Wyświetlanie formularza” i układamy pola w logicznej kolejności.

Krok 4: Tworzymy typ zawartości „E-book”

W sekcji „Struktura” → „Rodzaje zawartości” ponownie klikamy „Dodaj typ zawartości”. Wpisujemy nazwę „E-book” i zapisujemy. Następnie w „Zarządzanie polami” dodajemy:

• Pole „Plik” – wybieramy typ „Plik” i zapisujemy.
• Pole „Kategoria” – wybieramy typ „Referencja do taksonomii”. W tym miejscu tworzymy nową słownik kategorii, który posłuży do przypisywania e-booków do odpowiednich grup tematycznych.

Krok 5: Rozbudowujemy typ „Artykuł” o relacje z autorami i e-bookami

Przechodzimy do „Rodzaje zawartości” → „Artykuł” → „Zarządzanie polami”. Dodajemy nowe pola:

• „Autor” – wybieramy typ „Referencja do treści” i ustawiamy, aby odnosił się do zawartości typu „Autor”.
• „E-book” – ponownie wybieramy typ „Referencja do treści” i wskazujemy na typ „E-book”.

Krok 6: Dostosowujemy formularze i układ pól

Wchodzimy w zakładkę „Wyświetlanie formularza” dla każdego typu zawartości. Układamy pola w logicznej kolejności, grupując je tematycznie. Na przykład w „Artykule” pola tytułu, treści i obrazu ustawiamy na górze, a pola autora i e-booka w dolnej części formularza.

Krok 7: Konfigurujemy wyświetlanie treści na stronie

Dla każdego typu zawartości przechodzimy do zakładki „Wyświetlanie”. Ustawiamy sposób prezentacji danych, np. wyświetlanie zdjęcia autora w pełnym rozmiarze, a jego biografii jako tekstu pod wpisem. W przypadku e-booków konfigurujemy widoczność kategorii oraz przycisku do pobrania pliku.

Krok 8: Testujemy nową strukturę danych

Przechodzimy do sekcji „Zawartość” i klikamy „Dodaj zawartość”. Wypełniamy przykładowe formularze dla typu „Autor”, „E-book” oraz „Artykuł”. Sprawdzamy, czy wszystkie relacje działają poprawnie – czy autorzy i e-booki są poprawnie przypisani do artykułów, a wyświetlanie treści wygląda zgodnie z założeniami.

Dzięki tym krokom tworzymy nowoczesny i elastyczny system blogowy, który spełnia wszystkie nasze potrzeby i wspiera działania marketingowe firmy.

Rodzaje treści w CMS-ie, które można dostosować

CMS powinien być dostosowany do typów danych, które będą w nim przechowywane. Warto sobie zatem zadać pytanie, czy rodzaje treści tworzone przez naszą organizację pasują do struktury danych w systemie, czy odpowiadają polom w formularzu treści.  

Mogą to być m.in.:

• Strony wspierające działania marketingowe,
• Systemy zarządzania informacją produktową (PIM),
• Portale społecznościowe, e-learningowe, bazy wiedzy,
• Systemy zarządzania wydarzeniami i treściami multimedialnymi.

Podstawową funkcją każdego CMS-a jest umożliwienie tworzenia, dystrybucji treści i zarządzania uprawnieniami. Drupal umożliwia tworzenie zarówno prostych formularzy wprowadzania treści, jak i bardziej zaawansowanych struktur danych.

Statyczna i dynamiczna struktura treści w CMS

W systemach CMS możemy wyróżnić dwa podejścia do struktury treści:

Statyczna struktura treści

• Formularz dodawania treści ma stały układ pól.
• Koszty wdrożenia i czas realizacji są niższe.
• Brak elastyczności w układzie strony, ale większa prostota użytkowania.

Dynamiczna struktura treści

• Umożliwia tworzenie treści za pomocą komponentów (np. banery, teksty, formularze).
• Zapewnia większą elastyczność dla redaktorów, ponieważ dobierają komponenty dla każdej treści.
• Wymaga dodatkowych prac programistycznych i przeszkolenia użytkowników.

Drupal, dzięki modułowi Paragraphs, świetnie nadaje się do budowania elastycznych struktur. Redaktorzy mogą tworzyć strony internetowej składające się z różnych komponentów, co pozwala na dostosowanie układu do aktualnych potrzeb.

Zastosowanie struktury treści w Drooplerze

Droopler wykorzystuje moduł Paragraphs, który pozwala nam komponować strony z różnych elementów w dowolnej kolejności. Możemy na przykład dodać baner z obrazem na początku strony, a następnie kolejne sekcje – teksty, formularze czy multimedia. Edycję ułatwia również wspomniana funkcja frontend editing, umożliwiająca modyfikowanie treści bezpośrednio na stronie, co przyspiesza i upraszcza pracę redaktorów.

Droopler jest doskonałym wyborem dla firm, które potrzebują elastycznego systemu CMS, pozwalającego tworzyć złożone strony i landing page’e bez konieczności angażowania programistów w codzienne zarządzanie treściami.

Zmiana struktury treści w CMS – konsekwencje i praktyczne wskazówki

Zmiana struktury w systemie CMS, szczególnie przy przejściu na dynamiczne rozwiązania, takie jak moduł Paragraphs w Drupalu, niesie za sobą konkretne konsekwencje oraz wymaga uwzględnienia wielu aspektów technicznych i organizacyjnych. Dynamiczna struktura pozwala na tworzenie elastycznych układów treści, ale jednocześnie wymaga większego zaangażowania przy wdrożeniu. Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje.

Konsekwencje wprowadzenia dynamicznej struktury treści

• Większe koszty wdrożenia i utrzymania
  Wdrożenie dynamicznej struktury wymaga więcej pracy programistycznej, ponieważ komponenty muszą być zaprojektowane, przetestowane i dostosowane do różnych układów. Konieczne są również modyfikacje frontendu, które mogą generować dodatkowe koszty.
• Ryzyko błędów w układach treści
  Komponenty, choć zaprojektowane oddzielnie, mogą w pewnych konfiguracjach wyglądać nieestetycznie lub działać niepoprawnie. Na przykład elementy mogą znajdować się zbyt blisko siebie lub mieć zbyt duże odstępy, co wymaga dodatkowych testów i poprawek.
• Większe wymagania wobec redaktorów
  Dynamiczne struktury oferują elastyczność, ale wymagają, aby redaktorzy dokładnie znali dostępne komponenty oraz ich opcje. Brak przeszkolenia może prowadzić do błędów, np. zbudowania niewłaściwego układu treści.
• Dłuższy czas wdrożenia
  Tworzenie dynamicznej struktury jest bardziej czasochłonne niż implementacja prostych, statycznych formularzy. Przygotowanie komponentów i ich integracja wymaga dodatkowych etapów testowania i optymalizacji.

Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu dynamicznej struktury?

• Testowanie komponentów
  Przed wdrożeniem dynamicznej struktury należy dokładnie sprawdzić, jak poszczególne elementy współpracują w różnych kombinacjach. Testy powinny uwzględniać nie tylko estetykę, ale także responsywność i funkcjonalność na różnych urządzeniach.
• Zrozumienie i szkolenie redaktorów
  Dynamiczne struktury wprowadzają dodatkowe opcje, ale ich niewłaściwe użycie może skutkować błędami. Należy zapewnić redaktorom szkolenie i dokumentację, aby dokładnie wiedzieli, jak korzystać z systemu, oraz aby unikać niepoprawnych konfiguracji komponentów.
• Precyzyjna wycena i analiza budżetu
  Przy planowaniu zmian warto poprosić developerów o szczegółowe oszacowanie kosztów. W Drupalu wycena może być przygotowana w formie roboczogodzin, story points lub sprints, w zależności od metodyki pracy zespołu. Analiza powinna uwzględniać również potencjalne oszczędności czasu redaktorów i lepszą organizację treści.
• Stopniowe wdrażanie usprawnień
  Zamiast wprowadzać wszystkie zmiany jednocześnie, warto rozłożyć je na etapy. Pozwala to na szybsze zauważenie efektów pierwszych wdrożeń i lepsze dostosowanie kolejnych etapów do rzeczywistych potrzeb użytkowników.

Dostosowanie CMS-a do potrzeb firmy - podsumowanie

Elastyczność systemu CMS, takiego jak Drupal, pozwala na dostosowanie go do unikalnych potrzeb firmy. Dzięki odpowiedniemu planowaniu, konsultacjom z developerami i wykorzystaniu dostępnych modułów, możliwe jest stworzenie platformy, która nie tylko wspiera działania marketingowe, ale również zwiększa efektywność pracy redaktorów.

Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem zmian w obecnym CMS-ie lub dopiero stoisz przed budową odpowiedniego rozwiązania, możemy pomóc Ci w stworzeniu customowego systemu zarządzania treścią. Dostosowanie platformy do potrzeb firmy to inwestycja, która zwróci się w postaci lepszej wydajności i większej satysfakcji użytkowników.

***

Ten artykuł powstał na bazie materiału wideo. Zapraszamy do subskrybowania kanału Nowoczesny Drupal, gdzie w każdy piątek o 12:00 publikujemy nowy film. Nasi eksperci prezentują rozwiązania lub gotowe narzędzia, które pomogą Ci wykorzystać pełen potencjał Drupala.