Intranet jako wsparcie działu HR

System intranetowy to genialne narzędzie nie tylko dla kierownictwa, ale również dla działu Human Resources.

Specjaliści HR mają tak dużo na głowie, że śledzenie kwestii administracyjnych każdego pracownika to nie lada wyzwanie. Można im jednak pomóc, ponieważ wiele czynności to powtarzające się zadania wymagające odpowiedniej dokumentacji i wykorzystać do tego automatyzację w intranecie.

Intranet zapewnia kompleksowe narzędzia, które umożliwiają usprawnienie działań działu HR takie jak: przepływ wniosków, zapytania, czy różnego rodzaju podania od pracowników. W jaki jeszcze sposób intranet może wspierać dział HR? Szczegółowy opis poniżej.

Profil pracownika

Profil pracownika w intranecie to miejsce gdzie samemu można edytować swoje dane. Dzięki temu dział personalny oraz administrator systemu jest odciążony, a satysfakcja i zaangażowanie pracownika rośnie.

Umożliwienie aktualizowania danych pozwala zaprezentować swoją zawodową sylwetkę, doświadczenie i oczekiwania. Pracownik samodzielnie decyduje, jakimi konkretnie informacjami chce się podzielić z pozostałymi członkami firmy. Wszelkie uprawnienia do wyświetlanych i edytowanych informacji mogą być elastycznie zarządzane przez administratora.

Grafik urlopów

Portal do obsługi spraw pracowniczych pozwala usprawnić składanie wniosków urlopowych. Można to zrobić bezpośrednio przez intranet, a zautomatyzowany proces przeprowadzi aplikację przez kolejne etapy akceptacji powiadamiając odpowiednie osoby. Jednocześnie pracownik będzie na bieżąco informowany o statusie aplikacji.

Z urlopami w pracy wiąże się także inna funkcjonalność - grafik nieobecności pracownika. Za każdym razem gdy w kalendarzu pracownika zaistnieje sytuacja związana z jego nieobecnością, grafik zostanie automatycznie zaktualizowany. Informacje mogą być także wprowadzane manualnie przez upoważnioną do tego osobę. Każdy użytkownik intranetu może mieć wgląd do grafiku nieobecności. Poprawia to efektywność planowania wspólnej pracy i wydarzeń, bowiem każdy może łatwo sprawdzić, czy dana osoba jest danego dnia w pracy czy nie.

Rekrutacje wewnętrzne

Rekrutacja wewnętrzna staje się o wiele łatwiejsza dzięki dedykowanemu modułowi w intranecie. Proces ten odbywa się poprzez ogłaszanie wolnych miejsc pracy i przyjmowanie zgłoszeń przez intranet. Rekruterzy mogą również korzystać z intranetu, aby samemu znaleźć odpowiednie osoby do obsadzenia wakatów wewnątrz firmy i zaproponować im aplikowanie.

Komunikacja

Doskonale wiemy, że oczywistym zadaniem systemu intranetowego jest skuteczna komunikacja. Dział HR korzysta z tej funkcji z reguły dość często, informując o zmianach i nowościach. Wykorzystując intranet do rozpowszechniania informacji, można znacznie zmniejszyć liczbę zapytań adresowanych do działu kadr, umożliwiając personelowi HR wykonywanie innych zadań.

Intranet to także doskonałe miejsce do gromadzenia i odpowiadania na pytania pracowników związane z HR. Odpowiedzi są archiwizowane z korzyścią dla innych pracowników. Odpowiednie tagowanie i wykorzystanie metadanych ułatwia wyszukiwanie konkretnych odpowiedzi.

Onboarding nowych pracowników

Badania pokazują, że czas potrzebny na osiągnięcie produktywności przez nowych pracowników może wynosić nawet 12 miesięcy, co stanowi znaczną stratę dla organizacji. Mimo to firmy niewiele robią, żeby usprawnić proces onboardingu, tak aby te pierwsze cenne tygodnie były pozytywnym doświadczeniem dla nowego pracownika.

Ile razy w pierwszych dniach swojej pracy nowi pracownicy są oprowadzani po całym biurze, przedstawiani wielu osobom, których nazwiska nie mają możliwości zapamiętać? Czy zdarzyło Ci się, że pierwszy dzień spędziłeś na przebrnięciu przez zasady i procedury, do których nigdy więcej nie miałeś możliwości wrócić i doczytać?

Jest kilka rzeczy, które można zrobić, aby ten proces był o wiele mniej obciążający. Intranet jest do tego idealny. Dlaczego? Intranet może pomóc we wdrażaniu pracowników na kilka sposobów:

1. Powitanie nowych pracowników

Upewnij się, że nowy pracownik czuje się komfortowo i jest mile widziany. Intranet umożliwia stworzenie funkcjonalności służącej do przedstawiania pracowników. Dzięki temu inni pracownicy będą mieli możliwość poznania nowej osoby oraz przywitania się z nią.

2. Strona informacyjna

Stworzenie witryny wprowadzającej pracowników w firmę to strzał w dziesiątkę! Dzięki temu nowy pracownik w jednym miejscu znajdzie wszystko to, co jest mu potrzebne do zapoznania się z organizacją. Na stronie informacyjnej nowy pracownik ma możliwość w swoim tempie samodzielnie krok po kroku przejść przez informacje wprowadzające, bez konieczności pytania kilku osób z osobna. Moduł ten umożliwia dołączenie dokumentów wprowadzających, filmów, informacji ogólnych, prezentacji pdf, formularzy HR, itd.

3. Lista kontrolna

Możesz tworzyć listy kontrolne przed przyjściem do pracy nowych pracowników. Mogą one dotyczyć pierwszych dni pracy, pierwszych kilku miesięcy, aż do pierwszego roku. Na początek warto skupić się na pierwszych dniach. Jest to najbardziej pilny i ograniczony czas. Co powinna zawierać taka check lista? Zadania, które pracownicy muszą wykonać do określonego czasu i w określonej kolejności, takie jak:

• sprawdzenie loginów, aby upewnić się, że jest dostęp do wszystkich systemów potrzebnych do wykonywania pracy,
• formalności, czyli wypełnienie wszelkich wymaganych formularzy,
• przeczytanie informacji o firmie (podstawowe wartości, misja, itp.) oraz określenie czy wszystko jest jasne,
• obejrzenie filmów szkoleniowych,
• wypełnienie swojego profilu pracownika.

4. Informacja zwrotna

Po zakończonym okresie próbnym spotkaj się ponownie z nowym pracownikiem, aby otrzymać informację zwrotną na temat przebiegu procesu wdrażania. Zdobycie takiej wiedzy jest ważnym krokiem w onboardingu i w jego ewentualnym ulepszaniu. Zbieraj opinie i wykorzystuj je, aby usprawnić działania. Dobrym sposobem na zrobienie tego jest ankieta dla nowych pracowników.

Podsumowanie

Intranet to doskonałe narzędzie do realizacji celów i wsparcia działu HR. Aby procedury administracji personalnej działały sprawnie, warto zbadać potrzeby pracowników, a następnie zaprojektować intranet w oparciu o te potrzeby.

Jeśli więc planujesz wdrożenie Intranetu w swojej firmie, skorzystaj z usług Drupal konsulting, aby najefektywniej przeprowadzić ten proces.