Firmowy intranet - dlaczego warto postawić na spersonalizowane narzędzia?

Nie każda firma posiada narzędzie, które jest chętnie wykorzystywane przez pracowników. Wiele firm kupuje gotowe rozwiązanie dla biznesu i zaczyna je stosować. Nowy wdrożony intranet nie zawsze jednak okazuje się odpowiednim narzędziem dla konkretnej firmy. Alternatywą jest stworzenie spersonalizowanego narzędzia, które rozwiąże określone problemy Twojej firmy i będzie rozwijać się wraz z nią.

Czym jest spersonalizowany intranet?

Różne firmy - różne procesy. Może wydawać Ci się, że Twoja firma nie różni się w szczególny sposób od pozostałych działających w tej samej branży, ale to nieprawda. Zatrudniasz konkretnych specjalistów, promujesz określoną kulturę pracy i działasz w zgodzie z pewnymi procesami, zaprojektowanymi na potrzeby właśnie Twojego biznesu. Dlatego potrzebujesz spersonalizowanego intranetu. Będzie to intranet stworzony z myślą o Twojej firmie i jej określonych problemach. Zostanie wyposażony w konkretne funkcje, które uznasz za niezbędne do promowania kultury Twojej firmy, utrzymania wysokich kwalifikacji pracowników i standardów obsługi klienta.

Tylko jak stworzyć taki intranet? Każdy z Twoich pracowników ma swoje określone preferencje, narzędzia, które wykorzystywał do tej pory, aby pracować wydajniej i prościej. Nie do wszystkich ma jednak dostęp w pracy. Możesz zwiększyć jego efektywność i satysfakcję z pracy, tworząc intranet szyty na miarę jego potrzeb.

Co można spersonalizować w firmowym intranecie?

Zastanawiając się nad swoimi oczekiwaniami odnośnie intranetu, powinieneś mieć na uwadze potrzeby pracowników. Istnieje wiele ciekawych funkcjonalności, dzięki którym Twój zespół będzie chętnie korzystał z firmowego intranetu, np. czat, profile pracowników zaprojektowane na podobieństwo tych w social media, bazy wiedzy. Poza tym istotne jest, aby zatrudniony przez Ciebie specjalista czuł się tak, jakby narzędzie zostało stworzone specjalnie dla niego.

Personalizacja strony głównej i podstron

W dzisiejszych czasach firmowy system może witać pracownika jego imieniem po zalogowaniu się. Dodatkowo, możesz zaskoczyć swojego nowego pracownika spersonalizowanym powitaniem w postaci pop-upu. Możesz również sprawić, aby każdy pracownik widział inną wersję konkretnych podstron w zależności od tego, jaki dział reprezentuje lub jakie ma stanowisko, np. inne powiadomienia zobaczy pracownik działu HR, a inne specjalista z działu obsługi klienta.

Na stronach z konkursami wewnętrznymi lub bazami wiedzy możesz zastosować także dostosowane do profilu użytkownika CTA (np. przy linku do artykułu może pojawić się zachęta “przeczytaj ponownie”, jeżeli dana osoba wcześniej przeglądała tę treść). Jest wiele miejsc w intranecie, w których możesz zastosować personalizację treści.

Dostosowane komunikaty

Moduł newsowy jest niezbędnym narzędziem wzmacniającym integrację pracowników w firmie. Komunikaty są zwykle wyświetlane na stronie startowej lub w stałej sekcji widocznej na wszystkich podstronach. Warto zadbać o ich dopasowanie do potrzeb pracownika szczególnie, jeżeli posiadasz oddziały firm w różnych lokalizacjach lub skomplikowaną strukturę wewnętrzną.

Możesz wykorzystać także system rekomendacji, który będzie polecał pracownikom najciekawsze treści: reportaże z życia firmy, treści z wewnętrznych blogów pracowniczych, systemów szkoleniowych, social media, bazując na ich profilu (stanowisku, zainteresowaniach) i wcześniejszej aktywności.

Dodatkowe funkcje przyspieszą pracę Twojego zespołu. Zaoferuj pracownikom możliwość zapisywania polecanych treści do późniejszego przejrzenia. Będą mogli przygotować sobie wartościowe materiały, potrzebne do wykonania różnych zadań i szybko do nich wrócić. W ten sposób stworzą własne bazy wiedzy.

Powiadomienia ze zintegrowanych systemów

Firmy korzystają z licznych aplikacji, takich jak ERP, CRM i systemy do zarządzania dokumentami. Twój pracownik może otrzymywać powiadomienie w intranecie za każdym razem, gdy jego przełożony przypisze mu nowe zadanie w systemie lub oznaczy w dokumencie, który wymaga jego uwagi. To niezwykle wygodne rozwiązanie, dzięki któremu wszyscy pracownicy będą na bieżąco, bez ciągłego logowania się do różnych systemów do zarządzania pracą.

Dostęp do narzędzi ułatwiających korzystanie z intranetu

Dodawanie ciekawych funkcjonalności do intranetu nie musi być kosztowne, jeżeli Twoja firma postawi na właściwe technologie. Korzystając z Drupala, mamy do dyspozycji liczne, użyteczne moduły intranetowe. Niektóre z nich zwiększają bezpieczeństwo Twoich informacji i plików, ponieważ pozwalają tworzyć grupy i zarządzać uprawnieniami pracowników. Inne oddają głos Twoim ekspertom (np. Fivestar), pozwalając im wyrażać swoje opinie w ankietach lub motywują ich do rozwijania swoich umiejętności, dzięki elementom grywalizacji.

Zastanawiasz się, z czym zintegrować firmowy intranet? Możesz uatrakcyjnić go poprzez połączenie z social media lub innymi zewnętrznymi aplikacjami, które ułatwią pracę redaktorom tworzącym treści dla Twojego intranetu i pracownikom (narzędzia do ewidencji czasu pracy, kalendarze, narzędzia analityczne), którzy je przeglądają.

Zalety spersonalizowanego intranetu dla firmy

Spersonalizowany intranet pozwala na znaczną oszczędność czasu przy wykonywaniu codziennych zadań, dzięki dostępowi do praktycznych narzędzi i redukcję kosztów w przyszłości, dzięki usprawnieniu procesów w firmie. Odpowiednio dopasowany intranet zwiększa też możliwość stymulowania rozwoju pracowników poprzez wdrażanie elementów grywalizacji, szkoleń, możliwość prowadzenia bloga specjalistycznego i integracja zatrudnionych poprzez udzielanie im głosu na temat istotnych zmian w firmie (ankiety, otwarte dyskusje).

Bezpieczeństwo i większa wydajność

Wykorzystanie gotowych, open source’owych oprogramowań niesie za sobą także pewne ryzyko wycieku danych lub cyberataku. Jeżeli zdecydujesz się na spersonalizowany system, specjaliści od takich rozwiązań stworzą go z uwzględnieniem Twoich indywidualnych wymagań i standardów bezpieczeństwa. Wiedzą oni, jak zabezpieczyć dokumenty i informacje Twojej firmy przed nieautoryzowanym dostępem.

Warto pamiętać, że wyposażenie Twoich pracowników w odpowiednie narzędzia poprzez zintegrowanie ich z intranetem wpływa pozytywnie nie tylko na ich wydajność, ale także na bezpieczeństwo. Jeżeli niezbędne aplikacje będą „pod ręką”, zatrudnieni nie będą korzystali z niezaufanych stron i udostępniali treści na zewnątrz firmy w niesprawdzonych aplikacjach.

Elastyczność i integracja

Spersonalizowane narzędzie nie tylko zwiększa wydajność firmy przez integrację wielu narzędzi i platform, ale także pomaga Ci w budowaniu Twojej marki pracodawcy. Zlecając stworzenie spersonalizowanego intranetu, możesz wskazać programistom liczne aplikacje i programy, do których Twoi pracownicy mieliby mieć dostęp z jego poziomu.

Warto również zastanowić się nad dostęp do intranetu i niektórych zasobów z różnych urządzeń. Elastyczność takiego rozwiązania wynika przede wszystkim z łatwości jego modyfikacji i rozwijania o nowe funkcjonalności. Dobre aplikacje powinny zmieniać się razem z firmą na każdym etapie jej rozwoju. Wyposażenie firmowego intranetu w nowoczesne narzędzia pokazuje, że firma ceni sobie innowacje.

Skalowalność i swoboda rozwijania intranetu w przyszłości

Nie możesz przewidzieć przyszłości, ale jedno jest pewne - zmiana. Wielu firmom zdarza się popełniać błędy na etapie planowania, jaki ma być intranet. Pamiętaj, że Twój biznes będzie się rozwijał. Pojawienie się nowych, bardziej atrakcyjnych technologii to tylko kwestia czasu, dlatego warto postawić na spersonalizowany intranet, który zostanie stworzony z myślą o przyszłym rozbudowywaniu. Twoje rozwiązanie dla biznesu wykonane w oparciu o skalowalną architekturę będzie łatwe i proste w modyfikacji.

Lepsza komunikacja z użyciem wielu kanałów

Obieg informacji w każdej firmie jest sprawą najwyższej wagi. Dlatego intranet stworzony na Twoje życzenie możesz zintegrować z narzędziami do komunikacji takimi jak Slack czy Messenger. Możesz także dodać możliwość blogowania dla pracowników, stworzyć grupy, forum dyskusyjne z licznymi wątkami, możliwości głosowania i komentowania treści.

Popularyzacja kultury i wartości ważnych dla firmy

Na pewno chcesz, żeby Twoi pracownicy kierowali się wartościami Twojej firmy. Prowadząc narrację w swoim intranecie w określony sposób, możesz aktywnie wpływać na to, jak Twoi pracownicy postrzegają firmę. Możesz dać im możliwość wypowiedzenia się poprzez wprowadzenie spersonalizowanych ankiet. Angażowanie pracowników we współtworzenie treści w intranecie wzmaga natomiast poczucie przynależności. Pozwól im tworzyć własne blogi i materiały informacyjne, którymi będą mogli się dzielić.

Wzmożona produktywność i kooperacja

Zwiększenie produktywności jest ciężkim zadaniem dla pracownika pozbawionego odpowiednich narzędzi. W spersonalizowanym intranecie możesz dać mu dostęp do jego ulubionych narzędzi, np. aplikacji do zapisywania ciekawych stron internetowych, edytorów tekstu, kalendarzy. Te ułatwienia wpłyną na rozwinięcie się pozytywnych doświadczeń użytkowników (UX) systemu firmowego i sprawią, że będą oni pracować chętniej, zamiast unikać pracy i odkładać ją na potem.

Dostęp do nowoczesnego intranetu usprawnia też współpracę - możesz stworzyć przestrzeń do wspólnego opracowywania dokumentów i procesów, udostępniania plików, prowadzenia dyskusji, umawiania się na wideokonferencje i dyskutowania na czacie.

Skuteczniejsza standaryzacja procesów

Możesz umieścić w intranecie narzędzia i wzory dokumentów, które wymogą na Twoich pracownikach tworzenie jednolitej dokumentacji firmowej. Udostępniaj wzory, grafiki firmowe (np. logo do użycia w prezentacjach) i instrukcje. Możesz także zaprojektować użyteczne szablony, które wystarczy uzupełnić danymi, aby stworzyć dokument. Wybór odpowiedniego edytora tekstu także jest ważny i może znacząco usprawnić proces tworzenia raportów, umów i wewnętrznych pism firmy.

Podsumowanie

Spersonalizowany intranet firmowy zwiększa bezpieczeństwo zasobów firmy. Integracja zróżnicowanych narzędzi poprawia wydajność pracowników i ich zaangażowanie w życie firmy. Poprawia także komunikację w zespole. Takie rozwiązanie można łatwo modyfikować, aby dostosować firmę do zmieniającej się rzeczywistości biznesowej. Nasz doświadczony zespół deweloperów doradzi Ci odpowiednie funkcjonalności dla Twojej firmy. Dowiedz się więcej o tworzeniu systemu intranetowego, jeżeli potrzebujesz unikalnego rozwiązania dla Twojego biznesu.