To już trzeci artykuł z serii "Dlaczego Drupal". W pierwszym przedstawiałem argumenty dla biznesu i finansów, które przemawiają za wykorzystaniem tego systemu, a w kolejnym blog poście skupiłem się na istotnych aspektach Drupala dla programistów i IT. W tym wpisie chcę zwrócić uwagę na 13 kluczowych funkcjonalności, które docenią przede wszystkim edytorzy, zespoły marketingowe oraz specjaliści HR. Zapraszam do przeczytania blog posta lub obejrzenia odcinka z cyklu Nowoczesny Drupal.
W tym artykule:
- Wygodna praca z CMS-em to więcej niż dodawanie treści
- 1. Panel administracyjny dostosowany do urządzeń mobilnych
- 2. Wersjonowanie treści
- 3. Automatyczna publikacja treści
- 4. Moduł do tworzenia przepływów pracy (workflows)
- 5. Obszary robocze (workspaces) w Drupalu
- 6. Obsługa wielu języków
- 7. Wsparcie wielu domen
- 8. Wbudowany mechanizm zarządzania mediami
- 9. Moduły do budowania treści
- 10. Narzędzia związane z SEO
- 11. Moduły do tworzenia formularzy i zbierania danych
- 12. Narzędzia do integracji z zewnętrznymi systemami
- 13. Moduły AI w Drupalu
Wygodna praca z CMS-em to więcej niż dodawanie treści
Wielu osobom się wydaje, że dla edytora w CMS-ie istotne jest tylko łatwe wprowadzanie treści, które później zobaczą użytkownicy końcowi. W rzeczywistości to tylko niewielka część codziennych zadań. Aby system był naprawdę przydatny, musi wspierać również mniej widoczne, ale kluczowe etapy procesu redakcyjnego – takie jak tworzenie metadanych, wersjonowanie treści czy planowanie publikacji.
Duże znaczenie ma także elastyczne modelowanie struktury danych, które pozwala dostosować system do zmieniających się potrzeb organizacji. Bez tego łatwo doprowadzić np. do sytuacji, w której wszystkie informacje trafiają do jednego dużego pola tekstowego, a redaktor musi się bardzo starać, by treść wyglądała poprawnie.
Przykład? W przypadku bloga firmowego, gdzie pod artykułem mają się pojawiać powiązane treści, system powinien umożliwiać dodanie specjalnego pola z wyborem istniejących wpisów – zamiast zmuszać redaktora do ręcznego wklejania linków HTML do tego samego pola, co treść artykułu.
Brak takich udogodnień sprawia, że praca z CMS-em staje się coraz mniej wygodna i coraz bardziej czasochłonna. Z czasem może to prowadzić do frustracji zespołu redakcyjnego, a nawet do rezygnacji z pracy z takim narzędziem.
W kolejnych sekcjach tego artykułu pokażę, jak Drupal odpowiada na te wyzwania i dlaczego jest tak dobrym wyborem dla zespołów redakcyjnych, marketingowych i HR.
1. Panel administracyjny dostosowany do urządzeń mobilnych
Drupal wyróżnia się responsywnym panelem administracyjnym, który został zoptymalizowany pod kątem urządzeń mobilnych. Dzięki temu redaktorzy mogą wprowadzać poprawki, edytować treści czy nawet dodawać nowe wpisy bez konieczności korzystania z komputera.
Wyobraź sobie sytuację, gdy podczas przeglądania strony na smartfonie zauważysz literówkę lub błąd – wystarczy kilka kliknięć, aby natychmiast dokonać korekty. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne dla portali informacyjnych oraz stron internetowych, których redaktorzy pracują w terenie.
2. Wersjonowanie treści
Wbudowany w Drupala mechanizm wersjonowania pozwala na przywrócenie wcześniejszej wersji treści w dowolnym momencie. Jeśli po wprowadzeniu zmian okaże się, że nowa wersja zawiera błędy lub nie spełnia oczekiwań, wystarczy kilka kliknięć, aby powrócić do poprzedniego stanu. To daje redaktorom poczucie bezpieczeństwa i swobodę w edytowaniu – każda zmiana może zostać cofnięta bez konieczności odtwarzania treści od zera.
Wersjonowanie umożliwia również porównywanie zmian między wersjami treści, co jest szczególnie przydatne w pracy zespołowej. Można łatwo sprawdzić, kto wprowadził daną modyfikację i w jakim zakresie.
Dodatkowo, w działaniach związanych z SEO, funkcja ta pozwala analizować wpływ wprowadzonych zmian na pozycję strony w wynikach wyszukiwania – np. porównując wersję treści, która znajdowała się w top 10 w Google kilka miesięcy wcześniej, z obecną.
3. Automatyczna publikacja treści
Inną niezbędną funkcjonalnością jest automatyczna publikacja treści, która znacząco usprawnia codzienną pracę redaktorów i zespołów marketingowych. Dzięki temu mechanizmowi można z wyprzedzeniem przygotować treści i zaplanować ich publikację na konkretną datę oraz godzinę. To proste, ale niezwykle praktyczne rozwiązanie pozwala zachować regularność publikacji i ogranicza konieczność manualnego zarządzania kalendarzem redakcyjnym.
Możliwości zastosowania automatycznej publikacji są bardzo szerokie, a oto kilka typowych scenariuszy:
- Blog firmowy – jeśli Twoja firma publikuje nowe wpisy raz w tygodniu, możesz przygotować cały zestaw artykułów z wyprzedzeniem (np. cztery wpisy na miesiąc) i ustawić ich publikację na kolejne tygodnie. W efekcie cały miesiąc publikacji bloga można „zamknąć” w jednym dniu pracy.
- Komunikaty wewnętrzne – w przypadku firmowego intranetu, treści kierowane do pracowników (np. ogłoszenia, przypomnienia o wydarzeniach) mogą zostać zaplanowane z dokładnością co do minuty, tak aby pojawiły się w odpowiedniej sytuacji.
- Portale informacyjne – redakcje serwisów newsowych mogą przygotować materiały z wyprzedzeniem i ustawić ich publikację na konkretne dni i godziny. Przykładowo artykuł przygotowany dzisiaj może zostać automatycznie opublikowany na stronie głównej jutro rano – bez potrzeby ręcznej ingerencji w system.
Automatyzacja w tym obszarze to realna oszczędność czasu oraz większa przewidywalność w zarządzaniu treściami. Redaktorzy nie muszą „pilnować” publikacji, a system sam zadba o to, by treść pojawiła się online. To szczególnie ważne w przypadku regularnych kampanii, cyklicznych treści lub działań promocyjnych zależnych od harmonogramu.
4. Moduł do tworzenia przepływów pracy (workflows)
Drupal posiada wbudowany moduł Workflows, który pozwala na budowanie przepływów pracy przy tworzeniu treści rożnego typu. Możesz określić, jakie kroki musi przejść dany content – od stworzenia, przez redakcję, aż po finalną publikację.
Każdy etap można przypisać do konkretnej roli, co zapewnia uporządkowany i przewidywalny proces. Takie rozwiązanie jest niezwykle pomocne w zarządzaniu zespołami redakcyjnymi, marketingowymi czy HR.
5. Obszary robocze (workspaces) w Drupalu
Kolejną funkcją, która znacznie ułatwia pracę zespołom redakcyjnym i marketingowym, są obszary robocze – w Drupalu znane jako workspaces (wbudowane w Drupala 11). To rozwiązanie można porównać do robienia kopii folderu z plikami na komputerze. Tworzysz roboczą wersję całej struktury treści, nad którą możesz swobodnie pracować, edytując, dodając lub usuwając elementy, bez wpływu na to, co widzą użytkownicy końcowi na stronie głównej.
Workspaces umożliwiają przygotowanie dużych zestawów powiązanych ze sobą treści w bezpiecznym, testowym środowisku. Wyobraź sobie sytuację, że planujesz opublikowanie nowej oferty na stronie firmowej, która składa się z:
- pięciu nowych landing pages,
- dwudziestu wpisów blogowych,
- kilku studiów przypadków (case studies).
Możesz na jej potrzebę stworzyć oddzielny obszar roboczy, w którym cały zespół będzie równolegle pracować nad wszystkimi materiałami. Treści te nie będą widoczne publicznie aż do momentu, kiedy cały pakiet zostanie zatwierdzony. Wtedy można je zbiorczo opublikować, przenosząc całą zawartość workspace’a na wersję produkcyjną (live).
Praca nad nową zawartością może przebiegać równolegle z codziennym funkcjonowaniem serwisu, bez ryzyka dezorganizacji lub wprowadzania niedokończonych treści do publicznego widoku. To rozwiązanie idealnie sprawdza się przy dużych kampaniach, rebrandingach, reorganizacji struktury treści czy wprowadzeniu nowych produktów i usług.
6. Obsługa wielu języków
Współczesne firmy coraz częściej działają globalnie lub planują ekspansję na rynki zagraniczne. W takich przypadkach obsługa wielu języków na stronie internetowej staje się nie tylko atutem, ale wręcz koniecznością. Drupal posiada wbudowane mechanizmy, które umożliwiają tworzenie i zarządzanie treściami w różnych językach w ramach jednego systemu CMS.
Zamiast zakładać oddzielną stronę dla każdego kraju lub języka, możesz obsługiwać wszystkie wersje językowe z jednego miejsca. Tłumaczenia poszczególnych treści mogą być powiązane z oryginałami, co ułatwia ich synchronizację, aktualizację i kontrolę jakości.
Takie podejście przekłada się na szereg korzyści:
- niższe koszty utrzymania – jeden system zamiast wielu instancji CMS;
łatwiejsze zarządzanie treścią – wszystkie wersje językowe dostępne w jednym panelu administracyjnym; - spójność komunikacji – dzięki centralizacji można skuteczniej kontrolować zgodność treści we wszystkich językach;
- krótszy czas publikacji – tłumaczenia można przygotowywać i publikować równolegle z oryginałami.
7. Wsparcie wielu domen
Drupal umożliwia zarządzanie wieloma domenami z poziomu jednego systemu CMS. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie dobrze w firmach posiadających wiele produktów, marek lub linii biznesowych, gdzie każda z nich ma własną stronę internetową – często z osobnym blogiem i dedykowanymi treściami.
Zamiast utrzymywać osobny system CMS dla każdej strony, można korzystać z jednej instalacji Drupala, która centralnie obsługuje publikację na wielu domenach. Redaktor przygotowując treść, np. wpis blogowy, może wskazać, na której domenie ma się ona pojawić. Wszystko odbywa się w jednym panelu administracyjnym, bez konieczności logowania się do wielu różnych systemów.
Na przykład firma produkcyjna oferująca kilkanaście lub kilkadziesiąt różnych produktów może posiadać osobną stronę internetową dla każdego z nich. Zamiast zarządzać każdą witryną oddzielnie, wykorzystuje Drupala jako bazowy system, z którego zarządza wszystkimi domenami, blogami i treściami – oszczędzając czas, upraszczając pracę redaktorów i obniżając koszty utrzymania.
8. Wbudowany mechanizm zarządzania mediami
Zarządzanie mediami, takimi jak zdjęcia, filmy czy dokumenty, odbywa się w Drupalu w sposób zintegrowany. System umożliwia przechowywanie wszystkich zasobów multimedialnych w jednej centralnej bibliotece, dzięki czemu materiały te są łatwo dostępne dla całego zespołu i nie trzeba ich każdorazowo przesyłać na nowo. To znacznie usprawnia codzienną pracę osób odpowiedzialnych za tworzenie treści – niezależnie od tego, czy chodzi o artykuł blogowy, stronę produktową czy komunikat wewnętrzny.
Biblioteka mediów w Drupalu pozwala na szybkie przeszukiwanie, filtrowanie i ponowne wykorzystywanie już raz dodanych materiałów. Pliki mogą być oznaczane, przypisywane do kategorii, a także podglądane i edytowane z poziomu panelu administracyjnego. Taka organizacja zasobów zwiększa przejrzystość, minimalizuje ryzyko duplikacji oraz pozwala utrzymać spójność wizualną na całym serwisie – co jest szczególnie istotne w przypadku materiałów marketingowych i firmowych standardów graficznych.
9. Moduły do budowania treści
Drupal dysponuje bogatym zestawem modułów, które pozwalają na tworzenie treści w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb organizacji.
Możesz korzystać z takich narzędzi jak:
- pola tekstowe różnego typu,
- CKEditor 5,
- moduł Paragraphs z dodatkowymi modułami,
- Gutenberg,
- Layout Builder z dodatkowymi modułami,
- Experience Builder (w Drupal CMS v2.0),
- wiele innych modułów.
Takie elastyczne podejście umożliwia tworzenie zarówno prostych, jak i bardziej zaawansowanych struktur treści. Dzięki temu można idealnie dopasować system CMS do specyfiki firmy, a nie odwrotnie.
10. Narzędzia związane z SEO
Narzędzia SEO dostępne w Drupalu to kolejny powód, dla którego edytorzy i marketerzy powinni postawić na tę technologię. Dzięki dostępnym modułom możesz łatwo ustawić wszystkie zalecenia dotyczące optymalizacji strony – od metadanych, takich jak meta description czy title, po dane niezbędne dla serwisów społecznościowych.
Całość konfiguracji odbywa się bez konieczności wykonywania prac programistycznych, co pozwala szybko reagować na zmiany w algorytmach wyszukiwarek i utrzymać wysoką pozycję strony w wynikach wyszukiwania.
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: 10 funkcji SEO, które powinien mieć nowoczesny system CMS na przykładzie Drupala
11. Moduły do tworzenia formularzy i zbierania danych
Drupal ma narzędzia i moduły (np. Webform), które umożliwiają tworzenie formularzy oraz zbieranie danych bez konieczności programowania. Każdy dział w firmie może samodzielnie tworzyć potrzebne formularze, bez angażowania zespołu deweloperskiego.
Przykładowe zastosowania:
- Zespół marketingu może tworzyć:
- formularze do zbierania danych o potencjalnych klientach,
- formularze do zapytań ofertowych,
- formularze do pobierania plików PDF.
- Dział HR może przygotować:
- formularze rekrutacyjne,
- formularze do ankiet dla pracowników – np. w systemie intranetowym.
- Redakcja portalu informacyjnego może wykorzystać:
- ankiety,
- sondy,
- wielokrokowe formularze do zbierania opinii od czytelników.
12. Narzędzia do integracji z zewnętrznymi systemami
Drupal dysponuje modułami do integracji CMS z zewnętrznymi systemami. Oznacza to, że można połączyć system z narzędziami, które są istotne dla konkretnej roli w firmie – bez potrzeby wykonywania prac programistycznych.
Przykładowe zastosowania:
- Marketing i sprzedaż:
- integracja z systemami analitycznymi, takimi jak Google Analytics czy Matomo,
- integracja z narzędziami Marketing Automation,
- połączenie z systemami CRM.
- HR:
- integracja z systemami do rekrutacji,
- integracja z systemami kadrowymi.
- Redakcja portalu informacyjnego:
- dostęp do danych analitycznych z Google Analytics lub Matomo.
Dla większości tego typu potrzeb istnieją już gotowe moduły, więc nie trzeba tworzyć indywidualnych rozwiązań ani ingerować w kod – wystarczy odpowiednia konfiguracja CMS-a.
13. Moduły AI w Drupalu
Drupal ma moduły związane z AI, które oferują redaktorom wiele praktycznych funkcji wspierających codzienną pracę. Możliwości te są dostępne bezpośrednio w CMS-ie, często jako rozszerzenia edytora treści, np. CKEditora.
Dzięki integracji z AI redaktorzy mogą:
- tworzyć treści bezpośrednio w CMS z wykorzystaniem sztucznej inteligencji,
- rozszerzyć edytor treści (CKEditor) o dodatkowe opcje związane z AI,
- automatycznie tłumaczyć treści na wiele języków – przydatne zwłaszcza w przypadku stron wielojęzycznych,
- generować podsumowania artykułów lub dłuższych treści,
- zmieniać ton wypowiedzi, aby lepiej dopasować treść do różnych odbiorców.
Drupal jako system dla edytorów, marketerów i HR – podsumowanie
Drupal to nie tylko narzędzie do publikowania treści – to wszechstronny system CMS dla zespołów marketingowych, redaktorów oraz specjalistów HR. Każda z trzynastu przedstawionych funkcjonalności wspiera wygodę, elastyczność i efektywność codziennej pracy tych właśnie grup.
Dzięki rozbudowanym narzędziom i modułom Drupal realnie wspiera działania marketingowe, redakcyjne i komunikację wewnętrzną w firmie. System oferuje m.in. responsywny panel administracyjny, wersjonowanie treści oraz możliwość automatycznej publikacji. Tworzenie treści ułatwiają również przepływy pracy, przestrzenie robocze czy obsługa wielu języków i domen.
Zainteresowały Cię możliwości Drupala? Chcesz lepiej dopasować CMS do potrzeb zespołu redaktorów, marketingu lub HR? Porozmawiaj z naszymi specjalistami od systemu zarządzania treścią – chętnie pokażemy Ci, jak Drupal może działać w Twojej organizacji.
***
Ten artykuł powstał na bazie materiału wideo. Zapraszamy do subskrybowania kanału Nowoczesny Drupal, gdzie w każdy piątek o 12:00 publikujemy nowy film. Nasi eksperci prezentują rozwiązania lub gotowe narzędzia, które pomogą Ci wykorzystać pełen potencjał Drupala.
