Dlaczego w swojej działalności potrzebujesz intranetu?

Sieci intranetowe są wykorzystywane przez firmy niemal od początku istnienia Internetu. W wielu organizacjach stanowią ważny element działalności. Mimo to, nie wszystkie organizacje posiadają system intranetowy. Jeśli zastanawiasz się, czy twoja organizacja go potrzebuje, przyjrzyj się niektórym korzyściom, jakie intranet może przynieść twojej firmie.

Ulepsz i przyspiesz komunikacje z pracownikami

Wiele firm boryka się z trudnościami spowodowanymi brakiem wiedzy pracowników o tym, co dzieje się w firmie, w której pracują. Najbardziej oczywistą korzyścią płynącą z intranetu jest usprawnienie komunikacji z pracownikami. 

Intranet będzie najczęściej wyposażony w narzędzia służące do publikowania artykułów, z którymi będą mogli się zapoznawać pracownicy. Intranetowa tablica informacyjna to świetny sposób na poinformowanie pracowników o zmianach w polityce wewnętrznej, nowych programach, procesach rekrutacyjnych i różnych innych sprawach, które musiałyby w innym przypadku być rozpowszechniane za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dobry intranet, dzięki integracji z pozostałymi systemami firmy, może także umożliwić automatyczne informowanie wszystkich pracowników o nowych treściach. Można to robić przez wiadomość e-mail, SMS, lub w inny wybrany sposób, który zagwarantuje, że każdy będzie wiedział o opublikowaniu czegoś ważnego. 

Wyższość publikowania w intranecie wobec masowego wysyłania wiadomości e-mail do wszystkich pracowników jest oczywista:

1. Wiadomości e-mail nie można edytować po ich wysłaniu. Jeśli zapomniałeś załączyć jakiś dokument lub popełniłeś błąd, można to naprawić jedynie poprzez wysłanie kolejnej wiadomości e-mail. W intranecie możesz cały czas poprawiać błędy w danym artykule.
2. Nie można przekierować z innych źródeł do wysłanej wiadomości e-mail, za to możliwe jest wskazanie linku do posta zamieszczonego w intranecie.
3. Może się zdarzyć zgubienie wiadomości e-mail. Post w intranecie jest stale dostępny i zawsze można do niego wrócić.
4. Starsze artykuły w intranecie są dostępne dla nowych pracowników, jeśli nie mają oni dostępu do wcześniej wysyłanych wiadomości e-mail.
5. System intranetowy może umożliwić zamieszczanie komentarzy, aby udostępnić pracownikom możliwość dyskutowania o nowych informacjach.

Zwiększ zaangażowanie pracowników

Im większa firma, tym większe ryzyko, że pracownicy nie będą się czuli z nią związani. Pracując jedynie w ramach pojedynczych działów, mogą nie wiedzieć, co robi firma i na czym jej zależy. Dzięki swoim funkcjom ułatwiającym komunikację, intranet to najprostszy sposób na zwiększenie zaangażowania. 

Wydarzenia i przyjęcia firmowe mogą być dokumentowane i udostępniane tym, którzy nie mogli lub nie chcieli w nich uczestniczyć. Intranet stanie się również oczywistym wyborem jako medium do udostępniania zdjęć lub filmów. Jeśli włączona zostanie możliwość komentowania, polubienia i udostępniania, może to sprowokować dodatkową aktywność.

Intranet jest również doskonałym narzędziem do zaprezentowania pracownikom szerszej perspektywy. Wyjaśnienie strategii i podejścia firmy pomaga ludziom zrozumieć, dlaczego podejmowane są określone decyzje. 

Historie dotyczące sukcesów są szczególnie przydatne w budowaniu zaangażowania pracowników. 

• Opisy udanych projektów.
• Wygrane nagrody.
• Sukcesy pracowników, takie jak zdanie trudnych egzaminów lub wynalezienie czegoś. 
• Itp.

Innym sposobem na pokazanie pracownikom, że są częścią większego zespołu, jest zaprezentowanie im, co dzieje się w innych działach. Artykuły profilowe, przedstawiające pracowników z różnych obszarów firmy, pomagają w zaprezentowaniu organizacji jako dążącej do wspólnych celów. Opisy zmian wprowadzanych w działach, jak również tego, w jaki sposób pomagają one w realizacji wspólnych celów firmy, pokazują że „wszyscy jadą na jednym wózku".

Ogólnie rzecz biorąc, intranet to świetny sposób na zjednoczenie firmy i sprawienie, by pracownicy poczuli się częścią czegoś większego.

Zapewnij lepszy dostęp do informacji

Sieci intranetowe pełnią ważną rolę jako repozytoria informacji i dokumentów. Polityki, procedury, formularze i inne dokumenty, do których twoi pracownicy muszą mieć dostęp, mogą być przechowywane w jednym miejscu, które da się przeszukać znacznie łatwiej niż w przypadku dysku współdzielonego.

Poza tym, intranet może być miejscem, w którym twoja firma gromadzi swoją wiedzę. 
Każda firma buduje swoją wewnętrzną wiedzę, na przykład dotyczącą procesów, norm czy sposobów działania. Często jednak większa jej część znajduje się wyłącznie w głowach pracowników. Dokumentowanie wszystkiego, co tylko się da, pomaga nowemu personelowi szybko nadrobić zaległości, wyznacza konkretne standardy dla sposobu działania, i zapewnia każdemu dostęp do najlepszych praktyk. Intranet to oczywisty wybór jako miejsce ich przechowywania takich informacji i ciągłego ich ulepszania.

Ulepsz procesy w dziale HR

Każda firma ma różne powody dla okresowej, bezpośredniej komunikacji z pracownikami.

• Wnioski urlopowe
• Zwolnienia chorobowe
• Przeglądy wyników pracy
• Powierzanie pracownikom mienia firmy

Istnieje wiele punktów takiego kontaktu, w których informacje muszą być przekazywane w jedną i w drugą stronę. Najczęściej stosuje się w tym celu komunikację poprzez e-mail lub w formie papierowej. Jest to jednak kłopotliwe. 

Sieci intranetowe stanowią doskonały zamiennik dla tradycyjnych workflowów. Pozwalają na szybką komunikację asynchroniczną, która jest prosta i wygodna, oraz daje wszystkim zainteresowanym dostęp do aktualnego jej stanu.

W większej organizacji, intranet może pozwolić zaoszczędzić setki godzin, które zwykle trzeba poświęcić na samo tylko udzielanie urlopów. Pomaga też wszystkim osobom pracującym w organizacji. Mogą one łatwo sprawdzać, kiedy dany pracownik kończy urlop.

Centralizacja informacji z innych systemów

Często firmy używają wielu systemów do różnorodnych celów. Śledzenie czasu, analiza finansowa, prognozowanie sprzedaży, śledzenie KPI itp. Dane te są często udostępniane pracownikom na różne sposoby, aby ułatwić im pracę lub poinformować ich o sytuacji. Zazwyczaj każdy system posiada własny interfejs i czasami wymaga zainstalowania i uruchomienia dodatkowego oprogramowania.

Intranet to doskonałe miejsce do gromadzenia informacji i rozproszonych narzędzi w jednym miejscu i sprawienia, by były łatwo dostępne. Dzięki API, intranet można łatwo zintegrować z wieloma systemami i wyświetlać informacje w przyjazny sposób. 

Tak, jak chcesz

Każda firma jest inna i ma własne potrzeby komunikacyjne. Twoja firma może stosować zupełnie niespotykane rozwiązania, pomagające lepiej pracować. Czymkolwiek one jednak są, intranet zazwyczaj będzie świetnym sposobem na dzielenie się nimi z pracownikami.