Czym są metodyki zarządzania projektami i którą wybrać dla Twojego projektu?

Realizowanie projektów na stałe wpisało się w rytm życia zdecydowanej większości przedsiębiorstw oraz organizacji, niezależnie od branży, w której funkcjonują. Nic więc dziwnego, że potrzeba efektywnego, gwarantującego powodzenie projektu zarządzania stała się celem samym w sobie, a wokół zarządzania projektami powstała gęsta sieć metodyk, które mają to zapewnić. W naszym artykule przedstawimy Ci kilka z nich i doradzimy, jak wybrać najlepszą metodykę dla Twojego projektu.

Dlaczego możesz potrzebować metodyk zarządzania projektami?

Zarządzanie projektami definiowane jest jako proces, w trakcie którego osoba kierująca projektem przeprowadza celowe planowanie i kontrolowanie zadań wchodzących w skład projektu oraz dokonuje odpowiedniej alokacji przydzielonych do realizacji projektu środków, posługując się przy tym odpowiednimi technikami i metodami. Wszystko to wykonuje po to, aby osiągnąć narzucone wymagania w określonym terminie i zgodnie z wyznaczonymi kosztami.

Samo zarządzanie projektami jako dyscyplina zrodziło się z połączenia kilku rodzajów inżynierii już na początku XX wieku. Potrzeba było jednak pięciu dekad, aby zrozumieć, że bez odpowiednich narzędzi i technik osiągnięcie sukcesu projektowego może pozostać co najwyżej w sferze marzeń. Projekt jako przedsięwzięcie o wysokiej złożoności, wymagające zaangażowania znacznych, lecz limitowanych środków cechuje się wysoką niepewnością i ryzykiem. Właściwie dobrana metoda zarządzania projektami dostarcza sposobów jak sobie poradzić zarówno z nim jak i z niepewnością oraz złożonością w taki sposób, żeby cel projektu został zrealizowany. Wykorzystując uznane metodyki projektowe zyskujemy pewność, że projekty są zarządzane w optymalny sposób, przynosząc korzyści biznesowe w założonym budżecie projektu i określonym czasie.

Według raportu KPMG z października 2019 roku blisko 70% badanych firm używa wewnętrznej autorskiej metodyki zarządzania projektami. Autorskie rozwiązania są uznawane za najbardziej skuteczne, ponieważ są uszyte na miarę specyfiki projektów i funkcjonowania organizacji. Jednak, aby wypracować własną metodę zarządzania projektami należy bazować na powszechnie przyjętych i sprawdzonych metodologiach. W dalszej części artykułu przybliżymy najpopularniejsze metodyki oraz opowiemy o autorskim sposobie zarządzania projektami, który sprawdza się w Droptica.

Waterfall Project Management

Wśród tradycyjnych metodyk zarządzania projektami jedną z najpopularniejszych jest model kaskadowy - waterfall. Według niego zadania projektu powinny być wykonywane kolejno po sobie. Zatem dopiero po zakończeniu jednego zadania można rozpocząć następne. Stąd etap planowania jest bardzo rozległy - powstają dokładne harmonogramy i kosztorysy, a sama dokumentacja projektowa jest bardzo obszerna.

Waterfall sprawdza się w projektach, w których produkty i zakres prac są stałe. Może nie być najlepszym wyborem dla kompleksowych projektów IT, gdzie rynek jest bardzo dynamiczny, a częste zmiany są codziennością. Metoda kaskadowa jest mniej elastyczna niż inne metodyki zarządzania projektami, ponieważ powrót do poprzednich faz developmentu nie jest możliwy. Dlatego po zakończeniu fazy planowania musimy realizować to, co zostało pierwotnie założone. Co jeszcze wyróżnia waterfall?

Zalety:

• Dobre udokumentowanie projektu sprzyja kontrolowaniu jego przebiegu.
• Proces jest linearny, więc jego tok jest łatwy do zrozumienia lub przewidzenia.
• Klient widzi na etapie planowania co krok po kroku będzie się działo i kiedy (przynajmniej według planów).

Wady:

• Wszelkie zmiany w projekcie nie mogą być wprowadzane w sposób elastyczny.
• Pierwsze zmiany są prezentowane i oddawane do użytku dopiero po przejściu wszystkich zaplanowanych zadań przez wszystkie etapy projektowe.

Agile

W odpowiedzi na klasyczne metody zarządzania projektami powstały zwinne metodyki zgromadzone wokół filozofii Agile. Sam Agile nie jest metodyką, ani procesem – to sposób myślenia oparty na elastyczności, transparentności oraz zdrowym rozsądku. W przeciwieństwie do modelu kaskadowego, Agile zakłada, że na początku projektu nie jesteśmy w stanie dokładnie zaplanować jego całego przebiegu. Dlatego praca nad projektem, realizowanym w zgodzie z duchem zwinności, jest podzielona na krótkie cykle - iteracje.

Co oznacza iteracja?

W iteracyjnym podejściu do realizacji projektów szczegółowe plany powstają tylko na najbliższy okres czasu, zwany iteracją. Każda iteracja ma swój jasno określony cel i w zależności od jego realizacji powstają plany kolejnej. W toku realizacji zadań plan projektu nabiera kształtu, w odpowiedzi na aktualne potrzeby - cele projektowe. Daje to niezwykłą otwartość na zmiany zakresu projektu. Co prawda finalne rozwiązanie jest dostarczane w mniejszych częściach, ale za to regularnie i z większą dbałością o aktualność celu projektu. Ponadto podzielenie pracy na krótkie iteracje pozwala na podniesienie jakości produktu - ewentualne błędy, lub odchylenia od oczekiwań są na bieżąco wykrywane i usuwane. To właśnie iteracja jest podstawą wszystkich frameworków zarządzania projektami, które powstały na bazie filozofii Agile.

Kanban

Metodyka Kanban ma swoje korzenie w przemyśle produkcyjnym, gdzie kanban jako tablica służyła do wizualizacji postępu realizacji zadań produkcyjnych. Klasyczna tablica Kanban zawiera następujące kategorie zadań: Nowe, W toku i Ukończone, reprezentujących fazę w jakiej znajduje się zadanie. Ideą Kanban jest dostosowanie ilości zadań do wykonania przez zespół - unikanie zbyt wielu zadań w toku oraz eliminowanie wąskich gardeł, zaburzających proces.

Tablica kanban w Jira, narzędziu do zarządzania projektami. Źródło: Atlassian

Kanban idealnie pasuje do projektów, które wymagają szybkiej reakcji na zmianę, przy jednoczesnym ograniczeniu planowania. Może nie sprawdzić się, jeżeli projekt charakteryzuje się dużą złożonością i posiada wiele etapów realizacji zadań.

Zalety:

• Doskonale wizualizuje aktualny stan pracy.
• Pomaga zidentyfikować zadania, które są wąskimi gardłami i bezpośrednio wpływają na tempo realizacji zadań oraz przestoje w pracy.

Wady:

• Wymaga stałej kontroli i aktualizacji, aby poprawnie wizualizować aktualny przebieg projektu.
• Nie sprawdzi się przy interdyscyplinarnych, dużych zespołach projektowych i bogatych w zadania projektach.
• Jest bardzo podstawową metodą, więc może okazać się niewystarczający dla efektywnego zarządzania projektem.

Scrum

Scrum zakłada duże zaangażowanie zespołu i jego samoorganizację. Pomimo, że zapewnia wolność w kwestii implementacji, jego struktura i podstawowe zasady są jasno określone i powinny być przestrzegane przez zespół projektowy, aby w pełni skorzystać z dobrodziejstw tej metody. Metodykę Scrum najłatwiej opisać poprzez strukturę 3-5-3, która kolejno odpowiada: 3 rolom, 5 wydarzeniom i 3 artefaktom.

3 role w Scrum

Product Owner odpowiada za backlog produktu, czyli zbiór wszystkich zadań do realizacji. Nadaje priorytety, posiada jasną wizję produktu i ściśle współpracuje z resztą zespołu projektowego, aby nadawać kierunek pracy. Weryfikuje wartość, która jest dostarczana w każdej iteracji, ale ufa w umiejętności swojego zespołu.

Scrum Master dba o przestrzeganie zasad Scrum. Jest coachem, mentorem, a także pomaga zespołowi projektowemu pracować efektywnie, poprzez identyfikowanie i redukcję wąskich gardeł. Skupia zespół na osiąganiu wspólnego celu, dba o ciągłe doskonalenie procesu i wartość dostarczaną klientowi.

Zespół deweloperski jest samoorganizującym się i samozarządzającym zespołem, który realizuje zadania umieszczone w backlogu sprintu (zbiór zadań do zrealizowania w danym sprincie), ściśle współpracując z Product Ownerem.

5 wydarzeń w Scrum

Sprint jest zakresem czasu (zawsze takim samym w ramach projektu), podczas którego zespół projektowy realizuje zadania zaplanowane w backlogu sprintu. Podczas sprintu Product Owner może na bieżąco testować gotowe rozwiązania, jednak nie może zmieniać zawartości backlogu.

Planowanie sprintu jest wydarzeniem, podczas którego zespół deweloperski i Product Owner wspólnie definiują priorytety i zakres przyszłego sprintu.

Daily meeting jest codziennym 15-minutowym spotkaniem zespołu deweloperskiego ze Scrum Masterem lub Product Ownerem. Zespół rozmawia wtedy o tym, co udało się zrealizować poprzedniego dnia, co będzie realizowane danego dnia i czy pojawiły się jakieś problemy, które mogą wpłynąć na sukces, czyli realizację celu sprintu.

Przegląd sprintu to spotkanie, które polega na prezentowaniu osiągniętych rezultatów sprintu. Przegląd odbywa się oczywiście na zakończenie danego sprintu i nierzadko jest połączony z retrospektywą. W przeglądzie sprintu zawsze bierze udział cały zespół projektowy - deweloperzy, Scrum Master i Product Owner. Nierzadko zdarza się, że na spotkanie zaproszeni są również interesariusze (osoby lub organizacje, które są zaangażowane w projekt lub nim zainteresowane).

Retrospektywa sprintu jest spotkaniem, podczas którego zespół projektowy dyskutuje na temat minionego sprintu, aby ustalić, co można było zrobić lepiej i móc wdrożyć to w ramach kolejnego sprintu.

3 artefakty

Backlog produktu jest zbiorem zadań, których zrealizowanie doprowadzi do osiągnięcia celu projektu.

Backlog sprintu jest zbiorem zadań pochodzących z backlog produktu, których zrealizowanie doprowadzi do osiągnięcia celu sprintu.

Inkrementacja produktu jest celem każdego sprintu, konkretną wartością, którą dostarcza zespół projektowy na zakończenie danego sprintu.

 

Kiedy warto stosować metodykę Scrum?

Scrum sprawdza się w przypadku wysoce elastycznych zespołów, które potrafią się szybko dostosować do zmiany i są zarządzane przez doświadczonych managerów, których cechuje wyjątkowa umiejętność priorytetyzacji zadań. Metoda Scrum jest jedną z tych iteracyjnych metodologii, w których możemy szybko testować nowe rozwiązania i natychmiast usuwać wszelkie błędy.

Zalety:

• Nastawienie na ciągłe doskonalenie procesu realizacji projektu.
• Możliwość podzielenia projektu na mniejsze części, które mogą być realizowane zgodnie z priorytetami klienta.

Wady:

• Powodzenie projektu zależy od ścisłej współpracy zespołu oraz przestrzegania zasad i reguł Scrum.
• Brak przerw pomiędzy sprintami może spowodować szybkie wypalenie się członków zespołu projektowego.

Scrumban

Scrumban powstało jako połączenie podejścia Kanban oraz Scrum. Ze Scrum czerpie zwinne podejście, przenosząc je jednak na jeszcze wyższy poziom. Scrumban odchodzi od restrykcyjnego stosowania sprintów, dzięki czemu umożliwia wolność wyboru zadań do realizacji. Zespół projektowy skupia się na priorytetach, nie obawiając się momentu przeglądu tego, co udało się zrealizować według planu w danym zakresie czasu.

Projektowanie na żądanie to domena Kanban, z tej metodyki Scrumban pożyczył jednak nie tylko to. Podobnie jak w Kanban w metodyce Scrumban bardzo duże znaczenie ma wizualizacja przepływu pracy. Wykorzystanie tablicy kanbanowej zapewnia bieżący dostęp do informacji o projekcie wszystkim członkom zespołu.

Źródło: Kissflow

Scrumban sprawdza się w przypadku trudnych, wymagających projektów, pełnych nieoczekiwanych zmian priorytetów. Jest doskonały w szczególności do zarządzania projektem polegającym na ulepszaniu nowo powstałego produktu lub tworzenia rozwiązań typu Proof of Concept, gdzie poszczególne funkcjonalności będą rozszerzane wraz z kolejnymi iteracjami.

Zalety:

• Doskonale wizualizuje przepływ pracy w projekcie.
• Sprzyja szybkiemu zidentyfikowaniu, które z zadań wpływają na powstawanie wąskich gardeł.
• Ogranicza skomplikowane zasady i teorie oraz redukuje liczbę spotkań, co oszczędza czas i podnosi efektywność zespołu projektowego.

Wady:

• Każdy członek zespołu może pracować na nie więcej niż jednym zadaniu w danym momencie.
• Rezygnacja z codziennych spotkań (daily meetings) ogranicza rolę Project Managera w kontrolowaniu procesu i ewentualnym szybkim reagowaniu.

Jaką metodykę stosujemy w Droptica?

W Droptica pracujemy w duchu Agile, opierając się na elastyczności, transparentności, a przede wszystkim zdrowym rozsądku. Zarządzając projektami zawsze stawiamy w centrum potrzeby naszych zespołów projektowych oraz indywidualne wymagania klienta.

Naszą autorską metodę zarządzania projektami cechuje zwinność, a podczas jej tworzenia bazowaliśmy m.in. na metodykach Scrum, Kanban i Scrumban.

Podobnie jak w Scrumie, sprinty wyznaczają nam rytm pracy. Dostarczamy wartość w ramach krótkich iteracji, ale nie zawsze planujemy z idealną dokładnością cały sprint. Dzięki temu zostawiamy przestrzeń na zmianę priorytetów oraz realizację niewielkich, lecz bardzo istotnych z punktu biznesowego, zadań pojawiających się “w locie”. Scrumban daje nam wolność wyboru zadań do realizacji. Dzięki jego elastyczności zespół projektowy może zawsze skupiać się na najważniejszych zadaniach.

W większości projektów korzystamy z tablicy Kanban, która doskonale wizualizuje postęp pracy zespołu i ułatwia Project Managerowi usuwanie ewentualnych wąskich gardeł. Dekomponujemy wymagania i estymujemy je dwa razy w tygodniu na sesjach backlog grooming. Upewniamy się przed przeniesieniem zadań na sprint, że są zgodne z oczekiwaniami klienta (zarówno budżetowymi jak i funkcjonalnymi). Na potrzebach firmy, z którą współpracujemy opieramy się także w przypadku raportowania. Sprawozdania dostarczamy zgodnie z indywidualnymi potrzebami klienta, niekoniecznie w oparciu o sprint.

Spotykamy się codziennie na daily meetings, a Project Manager przejmuje w większości projektów rolę Scrum Mastera.

Przyświeca nam ciągły rozwój i doskonalenie procesów, dlatego retrospektywy odbywają się nie tylko w ramach sprintów projektu. Cyklicznie spotykamy się, aby omówić pracę zespołów projektowych i zweryfikować skuteczność wewnętrznych procesów oraz wykorzystywanych narzędzi.

Która metodyka jest najlepsza dla Twojego projektu?

Wybór metodyki zarządzania projektem nie jest łatwy. Każdy projekt to unikatowe, niepowtarzalne przedsięwzięcie, które wymaga specjalnego traktowania. Ponadto metoda powinna odpowiadać potrzebom zespołu, który będzie odpowiedzialny za jego realizację. Niestety nie zadziała tutaj czarno-białe podejście, uznające wyższość jednej z metod. Każda z nich oprócz zalet obarczona jest wadami, które mogą się ujawnić akurat w Twoim projekcie.

Aby dokonać wyboru właściwej metodyki, polecamy poszukać odpowiedzi na kilka kluczowych pytań:

1. Jak bardzo zaangażowany i dostępny w procesie realizacji projektu będzie klient lub użytkownik finalny?
2. Jakie są potrzeby klienta odnośnie śledzenia przepływu pracy?
3. Czy klient przewiduje wprowadzanie dużej ilości zmian?
4. Jak dobrze udokumentowana jest specyfikacja produktu?
5. Jak szybko produkt, który ma być rezultatem realizacji projektu musi być dostarczony?
6. Jakie doświadczenie w pracy z daną metodą ma organizacja lub członkowie zespołu projektowego?

Jeżeli mimo wszystko odpowiedzi na powyższe pytania i posiadana już wiedza odnośnie popularnie stosowanych metod zarządzania projektami to za mało i czujesz się zagubiony w gąszczu metodyk zarządzania projektami, nasza agencja Drupala chętnie Ci pomoże. Wspólnie pochylimy się nad Twoim projektem, porozmawiamy o jego realizacji i opracujemy przejrzyste zasady współpracy. Dopasujemy sposób zarządzania Twoim projektem tak, aby zapewnić jego sukces.