Co to jest newsletter - jakie są jego zalety i jak go tworzyć?

Mailing może przyjmować wiele form, jedną z nich jest newsletter. Jest to elektroniczny biuletyn informacyjny wysyłany do określonych grup odbiorców cyklicznie, np. raz w miesiącu, raz na kwartał lub raz na pół roku. Z naszego artykułu dowiesz się, jakie funkcje w biznesie spełnia dobrze przygotowany newsletter firmowy i jakie są jego zalety.

Co to jest newsletter i czemu służy?

Newsletter to nic innego, jak elektroniczna wersja biuletynu informacyjnego, tworzona i wydawana na przykład przez przedsiębiorstwo. Biuletyny informacyjne przedsiębiorstw dzielą się na te poświęcone komunikacji zewnętrznej (z klientami i partnerami biznesowymi) i te, których celem jest usprawnienie obiegu informacji wewnątrz firmy.

Newsletter zewnętrzny zawiera szczegółowe informacje na temat działań organizacji, najnowsze wiadomości i aktualizacje dotyczące firmy. Mogą do nich należeć informacje o organizowanych przez przedsiębiorstwo wydarzeniach, opisy projektów, aktualizacje zasad działania firmy, produktów i usług. Regularnie wydawany newsletter z najważniejszymi wiadomościami dotyczącymi firmy i jej działalności jest istotnym elementem strategii e-mail marketingowej.

Każda osoba, która wyrazi chęć subskrybowania newslettera za pomocą formularza na Twojej stronie, może uzyskać do niego dostęp, niezależnie od tego, czy jest Twoim klientem, czy nie.

Newsletter nie jest narzędziem nastawionym przede wszystkim na sprzedaż. Ma raczej na celu wzmocnić relację między odbiorcą a marką, poszerzać wiedzę klientów (lub partnerów) na temat firmy i edukować w zakresie oferowanych przez nią rozwiązań i produktów.

W zasadzie newsletter można by określić mianem wygodniejszej alternatywy dla działu aktualności na firmowej stronie internetowej. Odbiorca otrzymuje porcję najważniejszych informacji bezpośrednio na swoją skrzynkę mailową, więc nie musi sam szukać treści na Twojej stronie.

Dlaczego warto wykorzystywać newsletter w działaniach marketingowych?

Biuletyn firmowy jest narzędziem usprawniającym komunikację z klientem na liczne sposoby. Możesz w nim zawrzeć wiele różnych informacji, dzięki czemu to jedno narzędzie spełnia kilka funkcji.

Efektywna komunikacja zewnętrzna

Cykliczne przesyłanie odbiorcom wartościowych materiałów, z wieloma przydatnymi informacjami, w formie newslettera wyrabia w nich nawyk otwierania Twojego mailingu. Jeżeli dobrze zaplanujesz jego zawartość, Twoi klienci mogą zacząć traktować newsletter trochę jak jeden z prenumerowanych przez siebie magazynów. Będą wyczekiwali Twoich wiadomości z zainteresowaniem i niecierpliwością, a także dokładnie zapoznawali się z ich treścią.

Newslettery wysyłane co miesiąc, raz na kwartał lub raz na pół roku są zwykle obszerniejsze, niż typowa kampania e-mail marketingowa. Możesz w nich wrócić do opisania istotnych kwestii, które komunikowałeś wcześniej w innych wiadomościach e-mail, a które mogły umknąć użytkownikom. Przykładowo, jeżeli stworzyłeś kampanię edukacyjną, tłumaczącą, jak korzystać z aplikacji, a mimo to wciąż otrzymujesz dużo próśb o wsparcie techniczne, możesz ponowić lub inaczej przedstawić swoje instrukcje w newsletterze. Upewniasz się w ten sposób, że ważne informacje dotarły do Twoich użytkowników.

Budowanie zaufania i lojalności

Regularne wychodzenie naprzeciw oczekiwaniom klientów pomoże Ci zdobyć ich zaufanie. W newsletterze możesz zalinkować do artykułów z bloga, które zawierają odpowiedzi na ich pytania lub uczą czegoś przydatnego. Możesz też stworzyć oryginalne infografiki i materiały specjalnie na potrzeby newslettera, aby wesprzeć klientów w rozwiązywaniu problemów komunikowanych w ostatnim czasie.

Informowanie o ofertach specjalnych oraz przekazywanie komunikatów o zmianach, które wpływają na doświadczenie klienta, jest wyrazem troski o niego. Dostarczając przydatną wiedzę na temat swojego biznesu i jego sposobu działania, zmniejszasz ryzyko wywołania złych doświadczeń u klienta.

W wyniku pozytywnych przeżyć zwiększa się zainteresowanie, zaufanie i lojalność klienta wobec marki — w świecie biznesu zdobywa się je stopniowo. Jeżeli do tej pory Twoja firma nie była szczególnie aktywna w zakresie tworzenia i wysyłania kampanii e-mail marketingowych, warto zacząć od newslettera, ponieważ pozwala on na dostarczenie odbiorcom dużej ilości przydatnych materiałów bez zasypywania ich skrzynki mailowej dużą liczbą wiadomości (co mogłoby się skończyć oznaczeniem wiadomości jako SPAM).

Dodatkowy kanał promocji dla marki i jej oferty

Podstawowymi narzędziami do nawiązywania relacji z internautami są strona internetowa, media społecznościowe i właśnie newsletter. Klienci lubią czuć się częścią pewnej społeczności. Chętnie obserwują wybrane profile ulubionych marek i zapoznają się z ich komunikatami, przesyłanymi różnymi kanałami komunikacji. Do tzw. obserwujących w mediach społecznościowych trudno jest dotrzeć, bo algorytmy zwykle nie pokazują wszystkich wpisów każdemu użytkownikowi. Ponadto nie wszyscy internauci mają konta w mediach społecznościowych. Większość posiada jednak adres mailowy. To dlatego newsletter daje nam możliwość dotarcia do dużej grupy odbiorców.

Newsletter nie musi działać w oderwaniu od innych kanałów komunikacji — wręcz przeciwnie. Odpowiednio wykorzystywany pozwala użytkownikowi biznesowemu pokierować ruchem swoich odbiorców. Za pomocą newslettera możesz generować większy ruch na Twojej stronie internetowej lub w mediach społecznościowych i odwrotnie — strona internetowa i konto firmowe, np. na Facebooku, mogą pomóc Ci zdobywać nowych subskrybentów. Osoba obserwująca Twoje działania na portalach społecznościowych i zapoznająca się z treściami na blogu oraz w newsletterze, staje się aktywnym członkiem Twojej społeczności i chętnie dzieli się ze znajomymi informacjami na temat Twojej marki.

Warto też pamiętać, że newsletter jest kanałem marketingu typu owned. Oznacza to między innymi, że nikt nie może odebrać Ci stworzonej przez Twoją firmę bazy kontaktów. Jest to więc kanał komunikacji, nad którym masz dużą kontrolę. Zatem nie ma tutaj takiego samego ryzyka utraty grupy odbiorców, jak w przypadku chociażby Facebooka. Jeżeli ten portal społecznościowy zniknąłby z sieci, przepadliby również wszyscy fani, którzy nie obserwują Twojej firmy w innym miejscu.

Redukcja kosztów reklamy

Zwiększając lojalność użytkownika z wykorzystaniem newslettera, zwiększasz też prawdopodobieństwo, że sam zacznie śledzić Twoją markę poprzez więcej niż jeden kanał komunikacji. Kiedy klient aktywnie poszukuje informacji o Twojej marce, możesz liczyć na większy ruch na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych, bez dodatkowych nakładów finansowych. Wpływa to na widoczność Twojej marki i strony firmowej. Lojalni klienci nie wymagają też aż tak intensywnych kampanii reklamowych. Kupują, ponieważ czują przywiązanie i zaufanie do oferowanej przez Ciebie jakości usług. Ponadto, skutecznie edukując klientów w newsletterze, odciążasz swój dział obsługi klienta i dział wsparcia technicznego.

Odpowiednie oprogramowanie do tworzenia i zarządzania newsletterem firmowym pozwala Ci także na analizowanie skuteczności Twoich kampanii. Informacje, jakich dostarczają narzędzia analityczne, umożliwiają optymalizację działań w zakresie e-mail marketingu — sprawdzenie, co działa, a z czego warto zrezygnować. W ten sposób, zamiast inwestować w nieskuteczne metody, możesz dostosować swoje kampanie do oczekiwań odbiorców.

Co może zawierać newsletter Twojej firmy?

Newsletter nie powinien być zbyt obszerny, ponieważ klient może nie być w stanie przejrzeć całego materiału. Warto wybierać treści naprawdę ciekawe i podkreślające wartości ważne dla Twojej firmy oraz jej sukcesy. Pamiętaj, że niezależnie od branży, w której działasz, warto budować profesjonalny wizerunek. Nie musi to jednak oznaczać rezygnacji ze swobodnego i żartobliwego tonu.

1. Wartościowe treści

Newsletter powinien być zwięzły, dlatego warto rozważnie zaplanować, jakie treści chcesz w nim zawrzeć. Zrezygnuj z oczywistych reklam na rzecz ważnych informacji biznesowych, dotyczących bezpośrednio Twoich odbiorców. Pisz o tym, czego chcą się dowiedzieć adresaci Twojego firmowego biuletynu informacyjnego. Odpowiadaj na pytania, które często powtarzają się na Twoich forach, w mediach społecznościowych lub w rozmowach z Twoimi specjalistami do spraw obsługi klienta.

Fragment newslettera HubSpot

Zadbaj o przejrzystość i zrozumiałość komunikatów. Poza krótkimi akapitami z kluczową treścią, która zainteresuje Twoich odbiorców, możesz wykorzystać nagłówki, chwytliwe hasła i znane Twoim klientom frazy kluczowe, aby wyróżnić istotne informacje. Natomiast lekki styl połączony z humorystycznymi wstawkami pomoże Ci utrzymać zainteresowanie czytelnika i uczynić z przeglądania biuletynu przyjemność.

Segmentacja i personalizacja

Marki mogą mieć wiele grup docelowych. Narzędzia do wysyłki newslettera umożliwiają segmentację użytkowników, którzy się zapisują do naszego newslettera, czyli podzielenie ich na grupy (na przykład ze względu na ich preferencje zakupowe, aktywność w sieci lub zainteresowania).

Firma K15t pozwala użytkownikom zadecydować o treściach, jakie będą dostawać w newsletterze i innych mailach

Po zdefiniowaniu grup odbiorców, możesz wysyłać im treści bardziej adekwatne do ich potrzeb i oczekiwań, a nawet zastosować elementy personalizacji mailingu, aby sprawić, żeby każda wiadomość była zaadresowana do konkretnego klienta z imienia. W ten sposób dajesz odbiorcy do zrozumienia, że tworzysz swoje komunikaty z myślą o nim i jego problemach. Dzięki personalizacji i segmentacji zmniejszasz również ryzyko, że zmarnujesz środki na promocję wśród niewłaściwej grupy docelowej lub wywołasz u konsumentów niechęć do marki, prezentując nieodpowiednie treści.

2. Linki do artykułów z bloga firmowego

Umieszczenie całego artykułu w newsletterze nie jest najlepszym pomysłem, ale możesz wstawić do niego linki do ciekawych tekstów, które mogą okazać się przydatne dla Twoich czytelników. Publikacja fragmentów materiałów i odnośników do pełnej wersji publikacji, stworzonych przez Twoich specjalistów, pomaga Ci nie tylko edukować klientów i odpowiadać na ich potrzeby, ale także zaprezentować kompetencje pracowników i pokazać ludzką twarz Twojej marki.

Fragment newslettera Droptica jest przykładem umieszczania linków do wartościowych treści z bloga firmowego

Dzięki temu zabiegowi masz szansę wygenerować większy ruch na stronie firmowej, a także przekierować go na strony sprzedażowe - przy pomocy CTA umieszczonego w odpowiednim miejscu na blogu — i zamienić czytelnika w klienta.

3. Osiągnięcia pracowników i firmy

O Twoim profesjonalizmie świadczą Twoje sukcesy. Mogą nimi być zakończone niedawno projekty, nowo podjęta współpraca, wygrane konkursy, stworzenie nowych rozwiązań zwiększających wydajność firmy, a nawet przeprowadzenie szkoleń i uzyskanie nowych kwalifikacji przez Twoich pracowników. Możesz podkreślać osiągnięcia zespołu lub poszczególnych osób.

Informuj swoich odbiorców na bieżąco o tym, co zmieniasz, jakie problemy rozwiązujesz w Twojej firmie lub jakie nowe możliwości stoją teraz dla Ciebie otworem. Odbiorcy preferują marki, które nie stoją w miejscu, lecz dynamicznie się rozwijają, dopasowując swoje rozwiązania do potrzeb rynku. Skup się też na pozytywnych emocjach związanych z opisywanymi wydarzeniami, nie jedynie na suchych faktach. Pamiętaj jednak, że w newsletterze nie ma zbyt dużo miejsca, więc liczą się konkrety, ale opisane tak, żeby pokazać korzyść dla klienta.

Początek newslettera firmy Adaptavist z informacją o najnowszej funkcjonalności

4. Unikalny szablon

Oryginalny szablon dla Twojego newslettera to podstawa. W końcu nie chcesz, aby Twój biuletyn firmowy wyglądał jak wszystkie inne, czy tym bardziej kojarzył się z konkretnym newsletterem Twojej konkurencji. Szablon wiadomości mailowej to jej szkielet — może zawierać pola tekstowe, miejsca na fotografie czy dodatkowe grafiki oraz informacje stałe, które będą się powtarzać w każdym newsletterze (np. dane kontaktowe przedsiębiorstwa).

Newsletter LiveChat charakteryzuje się spójnym designem

Posiadanie szablonu przyspiesza tworzenie nowego wydania newslettera i ułatwia pracę osobom bez umiejętności obróbki graficznej. Projekt może być zrobiony w całości przez grafika i zawierać elementy związane z Twoją marką, takie jak konkretne kolory czy logo. Wiele programów do mailingu udostępnia klientom zestaw szablonów, które można spersonalizować poprzez zmianę położenia komponentów, modyfikację ich kolorów i wielkości, a także dodanie własnych elementów (np. firmowych grafik).

5. Filmy, zdjęcia i infografiki

Nie od dziś wiadomo, że obrazy przemawiają do ludzi bardziej niż tekst pisany, gdyż na zapoznanie się z tym drugim zwykle trzeba więcej skupienia i czasu. Zadbaj o to, aby w Twoim newsletterze nie zabrakło grafik. Nie zapominaj jednak, że nie możesz wrzucić zbyt wielu tego typu elementów do newslettera, ponieważ znacznie wydłużyłyby taką wiadomość.

Newsletter SysAid zawiera dedykowane grafiki

Jakiego typu grafiki warto umieścić w biuletynie informacyjnym? Pochwal się udziałem w targach lub konferencji branżowej, umieszczając fotografię z tego wydarzenia lub linkując do galerii z fotoreportażem. Chcesz przekazać coś ważnego albo zaprezentować nowy produkt z oferty? Możesz zmontować ciekawy filmik i wstawić link do niego w swoim newsletterze.

Jak zachęcić do zapisów do Twojego newslettera?

Budując swoją listę do wysyłki newslettera, warto zastanowić się, do jakich odbiorców chcesz dotrzeć i w jaki sposób pozyskać ich adresy mailowe. W zebraniu takiej grupy pomoże ci lektura artykułu na temat budowania listy mailingowej.

Nie musisz czekać na dokonanie przez klienta pierwszego zakupu, żeby zdobyć jego adres mailowy i zgodę na przesyłanie newslettera. Pozyskiwanie danych kontaktowych zacząć należy na firmowej stronie internetowej. Poza opracowaniem wysokiej jakości biuletynu, stwórz landing page i zaprezentuj na nim materiały przydatne dla klienta oraz poproś odwiedzających o adres e-mail i wyrażenie zgody na przesyłanie newslettera w zamian za pobranie oferowanych przez Ciebie treści. W podobny sposób możesz też pozyskać dane kontaktowe od internautów, którzy potrzebują Twoich rozwiązań (np. aplikacji do zarządzania procesami w firmie), ale nie chcą kupować kota w worku. Zaproponuj im darmowy okres próbny w zamian za zapisanie się do newslettera. Propozycję zapisu do newslettera warto też wysłać po kilku dniach osobom, które dokonały u Ciebie zakupu i mogą stać się stałymi klientami.

Warto umieścić przycisk CTA, zachęcający do zapisu do newslettera lub specjalny formularz, wszędzie tam, gdzie wydaje Ci się, że zajrzy klient, który naprawdę jest zainteresowany Twoją ofertą. Pamiętaj, że każdemu może zdarzyć się literówka. Dlatego upewnij się, że podawane przez użytkownika dane kontaktowe są poprawne (np. poprzez wysłanie wiadomości z prośbą o potwierdzenie chęci dołączenia do newslettera, przed udzieleniem dostępu do darmowych materiałów).

Promuj swój biuletyn także w innych kanałach komunikacji (np. mediach społecznościowych). W poście wymień zalety wynikające z dołączenia do Twojej listy mailingowej. Zastanów się również nad umieszczeniem CTA w stopce Twojego firmowego podpisu, którego używasz w komunikacji mailowej. W ten sposób za jednym kliknięciem osoby, które już z Tobą korespondują, mogą uzyskać dostęp do większej ilości przydatnych treści.

Planując swoje działania marketingowe, pamiętaj, aby wczuć się w potrzeby Twojego potencjalnego klienta. Internauci niechętnie dołączają do nowych newsletterów, ponieważ i tak są codziennie zalewani mnóstwem handlowych informacji drogą mailową. Aby złagodzić ich obiekcje, zastanów się nad wprowadzeniem różnych opcji subskrypcji. Daj klientowi kontrolę nad tym, ile i jakie wiadomości otrzyma. Możesz mu pozwolić na to, aby wybrał np. tygodniowy lub miesięczny newsletter albo zaznaczył, jakiego rodzaju informacje chce otrzymywać (niektóre firmy dają opcję wyboru w formularzach, czy np. to mają być komunikaty dotyczące produktów, usług, czy nowości z branży).

Co to jest newsletter? Podsumowanie

Nie ulega wątpliwości, że newsletter jest nieodzownym elementem wydajnej strategii marketingowej firmy. Dobrze zaprojektowany biuletyn usprawnia komunikację z Twoimi potencjalnymi klientami, pozwala na zdobycie ich zaufania i redukcję kosztów działań marketingowych przy jednoczesnym zwiększeniu ich skuteczności. Poza atrakcyjnymi elementami graficznymi (unikalnym szablonem, zdjęciami itd.), newsletter składa się z wartościowych treści i linków prowadzących do różnych miejsc na Twojej stronie firmowej. Ich wysoka jakość zwiększa prawdopodobieństwo konwersji.

Aby prowadzić skuteczne działania e-mail marketingowe i wykorzystać w pełni potencjał newslettera, możesz zdecydować się na nowoczesne systemy do automatyzacji marketingu. Są one wyposażone nie tylko w narzędzia do tworzenia atrakcyjnych wiadomości, ale także do segmentacji odbiorców i analizy wyników kampanii. Mautic jest oprogramowaniem do automatyzacji marketingu, wydanym na licencji open source. Chętnie wesprzemy Twoją firmę przy implementacji tego oprogramowania. Możemy też opracować dla Ciebie oryginalne rozwiązania skrojone na miarę Twoich potrzeb biznesowych, a także przeszkolić Twój zespół z korzystania z Mautica.