8 częstych błędów popełnianych przy uruchamianiu intranetu

Chociaż powszechnie wiadomo, że zbudowanie aktywnej witryny internetowej jest trudnym zadaniem, często zakłada się, że sieci intranetowe są łatwiejsze. Nic bardziej mylnego. Intranet wymaga dużo planowania i wysiłku. W przeciwnym razie najprawdopodobniej stanie się opustoszałym miejscem z nieaktualnymi treściami, którego nikt nigdy nie odwiedza. Poniżej wskazano kilka najczęstszych błędów popełnianych podczas tworzenia sieci intranetowych.

1. Patrzenie z punktu widzenia kierownictwa

Sieci intranetowe nierzadko są uruchamiane na skutek decyzji kierownictwa. Zespół kierowniczy dochodzi do wniosku, że potrzebuje środków do komunikacji z pracownikami, a intranet stanowi oczywisty wybór. Stworzona zostaje sieć intranetowa, a kierownictwo przekazuje w jej ramach informacje... z tym, że nikt ich nie czyta.

Żeby pracownicy się nią zainteresowali, komunikacja musi być dla nich istotna. Tak jak treść witryny sprzedażowej musi być ukierunkowana na potrzeby i wymagania klientów, intranet musi być tworzony przy skupieniu się na pracowniku. Tylko wtedy, gdy pracownicy zdecydują się regularnie korzystać z intranetu z własnej woli, kierownictwo będzie mogło do nich dotrzeć ze swoimi wiadomościami.

Oczywiście dobrze jest posiadać mechanizm e-mailowy wysyłający pracownikom informacje o nowych treściach, aby mieć pewność, że nie przegapią ważnych aktualizacji – jednak jeśli nie uznają, że komunikacja jest dla nich istotna, i tak ją zignorują.

2. Uruchomienie intranetu jako jednorazowe działanie

Tworząc bloga, warto wcześniej przygotować co najmniej 10-20 postów, aby mieć pewność, że przez pierwszych kilka tygodni będziesz miał wystarczająco dużo treści do opublikowania. To samo tyczy się intranetu. Warto wcześniej zaplanować kilka pierwszych miesięcy istnienia nowej platformy, aby mieć pewność, że pozostanie ona aktywna. 

Jeśli po pierwszym uruchomieniu jedyną wiadomością będzie „Witamy w nowej sieci intranetowej”, wszyscy szybko zapomną o intranecie. Pierwszych kilka tygodni będzie naprawdę kluczowych i powinno skupiać się na publikowaniu dużej ilości treści, aby utrzymać zaangażowanie i ekscytację użytkowników, oraz nakłonić ich do odwiedzania intranetu.

Utrzymanie intranetu jest procesem, a nie jednorazowym działaniem. Należy przygotować plan opisujący, w jaki sposób będzie on działał w sposób ciągły.

3. Zbyt odważny start

Łatwo jest wyobrazić sobie świetny portal z dużą ilością treści i funkcji – osobna sekcja z nowymi wiadomościami z każdego działu itp. W rzeczywistości jednak naprawdę trudno jest nadążyć za śmiałym planem (chyba że posiadasz duży zespół, który go wdraża, rzecz jasna).

Znacznie lepszym podejściem jest zacząć od niższego poziomu i rozwijać się z czasem. Zacznij od jednej tablicy informacyjnej i kilku najbardziej przydatnych integracji, które rozwiązują rzeczywiste problemy pracowników. Kiedy wszystko działa i widać ochotę i miejsce na więcej, można powoli dodawać kolejne rzeczy. 

Takie iteracyjne podejście przyniesie 2 korzyści:

1. Nie narazisz projektu na niemożliwe do realizacji ambitne plany.
2. Intranet będzie się rozwijał. Użytkownicy będą widzieli pojawianie się nowych funkcji w miarę postępów.

Planuj na dużą skalę, a działaj na mniejszą.

4. Nadmierne komplikowanie technologii

Wraz ze swoim rozwojem, intranet może bardzo się rozrosnąć. Będąc w centrum firmy, często bywa integrowany z wieloma systemami. Do intranetu włącza się wszystko, na co nie ma w ramach firmy osobnej przestrzeni: wspólne dojazdy do pracy, rezerwacje pokoi, vouchery do bufetu – przeróżne rzeczy.

Z jednej strony – to dobrze. Intranet oferujący wiele potrzebnych i faktycznie używanych funkcji jest tym, co każdy chce zbudować. Z drugiej strony – po przeprowadzeniu jego integracji ze "wszystkim" często niełatwo jest wprowadzać w nim zmiany. Co więcej, zastępowanie starych systemów nowymi staje się trudniejsze, ponieważ te nowe muszą być od samego początku integrowane z intranetem. Złożoność może szybko przekroczyć wszelkie granice i zdławić elastyczność.

Dobrze zaprojektowana architektura jest kluczem do rozwiązania tego problemu. Obecna technologia pozwala na budowanie doskonałych oddzielonych rozwiązań, które można w łatwy sposób wymieniać na nowsze pojedynczo – a nie wszystkie razem. Aby to osiągnąć, należy przestrzegać następujących zasad.

1. Stosuj komunikację międzysystemową odbywającą się za pośrednictwem API, a nie bezpośrednio. Znacznie łatwiej jest zastąpić lub zmienić API niż architekturę monolityczną, która zakłada określone struktury danych w zewnętrznej bazie danych.
2. Oddzielaj funkcje. Jeśli musisz wyświetlać KPI z zewnętrznego systemu, często bardziej sensowne jest utworzenie przeznaczonej do osadzenia aplikacji javascript, która wysyła zapytania do pozostałych aplikacji, zamiast wprowadzania rozwiązania do rdzenia intranetu. 

5. Zakładanie, że pracownicy będą odwiedzać sieć dla jej treści

Osoby zajmujące się utworzeniem i utrzymaniem intranetu oczekują, że użytkownicy będą w pierwszej kolejności zwracali uwagę na aktualizacje i treści. Zwykle tak jednak nie jest. Podczas wykonywania codziennych zadań pracownicy najczęściej nie mają czasu ani chęci, aby regularnie sprawdzać witrynę intranetową w celu zapoznania się z najnowszymi informacjami.

Najlepszym sposobem na to, aby przekonać pracowników do odwiedzania intranetu jest umieszczenie w nim narzędzi, które pomagają im w pracy (np. dokumentacji) lub rzeczy, których potrzebują (śledzenie czasu lub informacje o KPI itp.). Będą go odwiedzali, aby uzyskać dostęp do narzędzi, a jednocześnie zobaczą aktualizacje. 

Pomyśl o tym w ten sposób – bardzo chętnie umieściłbyś w swojej witrynie coś, co sprawiłoby, że twoi klienci będą ją odwiedzali każdego dnia. W przypadku twoich pracowników jest to faktycznie wykonalne. A jeśli będzie to jednocześnie coś, co pomaga im lepiej pracować – to w takiej sytuacji nie ma przegranych.

6. Brak dobrej opcji wyszukiwania

Pracownicy będą pamiętali, co przeczytali w intranecie i mogą chcieć do tego wrócić czasami nawet po kilku miesiącach lub latach. Google nie będzie w stanie indeksować tych treści, więc jedyne, co możesz zaoferować, to dobra opcja wyszukiwania, którą sam utworzysz.

Ludzie są przyzwyczajeni do naprawdę dobrych funkcji wyszukiwania, a jeśli jakiejś usłudze jej brakuje, powoduje to u wszystkich frustrację. 

7. Brak szkoleń dla nowych pracowników

Intranet w organizacji będzie się rozrastał i ewoluował. Jeśli nie pokażesz nowym pracownikom, jak wszystko działa i co można tam znaleźć, dużo czasu może im zająć zrozumienie, ile rzeczy jest dla nich dostępnych.

Przegląd intranetu powinien być częścią procesu wdrażania każdego nowego pracownika. Pozwoli to zaoszczędzić im i ich przełożonym dużo czasu.

8. Brak analizy powdrożeniowej

Często po uruchomieniu intranetu wszyscy wracają do normalnej pracy – bez przeprowadzania dalszych analiz. Jeśli jednak nie będziesz obserwował interakcji pracowników z intranetem i sprawdzał, jak z niego korzystają, ani nie prześlesz im formularzy, w których mogliby wyrazić swoje opinie, nigdy nie uzyskasz wiedzy o wielu elementach, które można by ulepszyć lub dodać, aby uczynić intranet znacznie lepszym.

Budowanie intranetu powinno być procesem iteracyjnym. Buduj – próbuj – testuj – i tak w kółko. Tylko w ten sposób będziesz mógł zbudować coś naprawdę wartościowego dla całej firmy.