12 korzyści z intranetu - usprawnij swój biznes i zaangażuj pracowników

Istnieje wiele powodów, dla których organizacja powinna posiadać intranet. Taki wewnętrzny system pozwala firmie usprawniać procesy biznesowe, ale przede wszystkim ułatwia zespołom wykonywanie codziennych zadań, systematyzuje wiedzę pracowników, zapewnia wygodny sposób komunikacji i wiele więcej. Poznaj 12 korzyści płynących z posiadania intranetu.

Czym jest intranet i jakie zapewnia korzyści?

Intranet to prywatna, bezpieczna sieć służąca do udostępniania informacji i narzędzi wewnątrz organizacji. W przeciwieństwie do internetu, który jest dostępny publicznie, intranet ogranicza się do autoryzowanych użytkowników firmy. System ten stanowi centrum komunikacji wewnętrznej, współpracy i zarządzania informacjami, umożliwiając pracownikom dostęp do zasobów firmy. Wspiera spójne i wydajne środowisko pracy.

Poniżej znajdują się konkretne korzyści płynące z intranetu, dla których warto rozważyć wykorzystanie tej platformy w swojej organizacji.

1. Usprawnione zarządzanie projektami i praca zespołowa

Jedną z kluczowych zalet intranetu jest jego zdolność do pomagania zespołom we współpracy. Intranet to wirtualne miejsce, gdzie zespoły mogą pracować nad projektami, udostępniać dokumenty i komunikować się ze sobą w czasie rzeczywistym. Platforma usprawnia zarządzanie projektami, gwarantując, że wszyscy mają ten sam poziom wiedzy. Zmniejsza to również liczbę nieporozumień i opóźnień. 

Członkowie zespołu mogą efektywnie koordynować swoje działania dzięki takim funkcjom intranetu jak współdzielone listy zadań czy biblioteki dokumentów. Project managerzy mogą przydzielać zadania, ustalać terminy i śledzić aktywność, a to wszystko z poziomu intranetu. Takie podejście pozwala informować wszystkich na bieżąco, a także promować odpowiedzialność i przejrzystość pracy.

Przykład panelu do zarządzania projektami w intrancie, zaprojektowany przez designerów z Droptica, źródło: behance.net/droptica

Jedną z konkretnych korzyści podczas typowego dnia pracy jest możliwość śledzenia czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy. Zaimplementowany kalendarz pozwala pracownikom i menedżerom widzieć, kto jest dostępny i skutecznie rozdzielać zadania.

Innym przykładem korzyści płynących z intranetu jest to, że project manager może łatwo śledzić postępy projektu w zakresie określonych zadań. A jeśli okaże się,że zadanie nie zostało oznaczone jako wykonane lub nie posiada z jakichś powodów statusu “w toku”, osoba odpowiedzialna za projekt od razu to widzi i może bezpośrednio kontaktować się z danym pracownikiem.

Co jeszcze? Eksportując określone informacje z platformy intranetowej, manager może następnie dokonać analizy w odniesieniu do pracy poszczególnego pracownika, czy też w kontekście projektu. Wiedza ta może okazać się nieoceniona przy planowaniu i usprawnianiu zarządzania w przyszłości.

2. Ogólna oszczędność czasu

Zarządzanie czasem to jeden z ważniejszych elementów w każdym procesie biznesowym. Im lepiej będziesz nim gospodarować, tym bardziej produktywni będą Twoi pracownicy. Sukcesywne skracanie czasu poświęcanego na poszczególne zadania i szukanie wśród nich możliwości poprawy jest drogą do praktycznego usprawnienia wspomnianych procesów.

System intranetowy jest narzędziem, które to ułatwia. Jak to zrobić? Wystarczy zacząć od czegoś tak prozaicznego jak korespondencja mailowa. Sprawdzanie skrzynki odbiorczej, odpisywanie na wiadomości, wyszukiwanie ważnych załączników. Lista jest długa.

A gdyby tak zastąpić to wspólnym miejscem, do którego każdy ma dostęp i w którym zmiany w obiegu dokumentów są transparentne? Szybki dostęp do informacji i sprawną aktualizację statusu danego procesu biznesowego, czyli zarządzanie informacją, zapewnia platforma intranetowa.

E-maile to jednak nie tylko korespondencja między użytkownikami, ale także newsletter. Jego skonfigurowanie, zaadresowanie do konkretnych odbiorców w firmie i wysłanie wymaga czasu. Co więcej, jeśli ten newsletter jest kluczowy dla życia organizacji, pewność, że każdy odbiorca go otrzymał i przeczytał, łączy się z oczekiwaniem.

W intranecie można uprościć dystrybucję newslettera. Zamiast wysyłać taką wiadomość, administrator może wskazać miejsce z ważnym komunikatem, a także korzystać z funkcjonalności informującej o zapoznaniu się z tą treścią przez użytkowników. Wartością dodaną dla pracowników jest również to, że znalezienie i ponowne przeczytanie newslettera zajmuje mniej czasu niż przewijanie setek maili w skrzynce odbiorczej.

3. Lepsza komunikacja wewnętrzna w organizacji

Jak wspomniałem wyżej przy okazji newslettera, intranet umożliwia szybkie i łatwe udostępnianie informacji pracownikom na wszystkich poziomach organizacji. Może to obejmować wiadomości firmowe, aktualizacje dotyczące zarządzania, informacje o projektach lub ważne ogłoszenia. Promuje to przejrzystość i sprawia, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco. W intranecie można publikować różne typy treści, na przykład prowadzić wewnętrznego bloga. Tagowanie postów ułatwia znalezienie konkretnego tematu.

Przykład widoku dodawania nowego artykułu w intranecie

Komunikacja to także przepływ informacji w obu kierunkach. Aby pracownicy mogli efektywnie współpracować, muszą przynajmniej znać dostępność członków zespołu. Dobrym pomysłem jest zaimplementowanie w systemie intranetowym kalendarza, w którym każdy pracownik może informować innych o planowanych dniach i godzinach pracy czy składać wnioski urlopowe. To bardzo skuteczny sposób na usprawnienie zarządzania konkretnym projektem biznesowym. Wiadomo wówczas, która osoba jest przypisana do określonych zadań.

Każdy pracownik może mieć własny profil w intranecie, który zawiera historię wszystkich jego spraw oraz korespondencję z managementem.

4. Szybki dostęp do informacji i wartości firmy

Nowoczesny intranet umożliwia tworzenie, gromadzenie i łatwe wyszukiwanie istotnych informacji i wiedzy korporacyjnej. Pozwala to pracownikom na szybki dostęp do potrzebnych im zasobów, takich jak przewodniki, procedury lub strona FAQ, co sprzyja lepszemu zrozumieniu informacji organizacyjnych i wartości firmy.

Myślę, że nie trzeba nikogo przekonywać, że jest to wyraźna korzyść z intranetu dla pracowników.

Zamiast wysyłać sobie nawzajem zaktualizowane wersje plików, tworzyć nowe foldery na Dysku Google i przypadkowo udostępniać je niepowołanym osobom, wszystkie te elementy można "zamknąć" w obrębie dobrze funkcjonującego intranetu. Dotyczy to zarówno aspektu procesów biznesowych, jak i projektów, nad którymi pracują członkowie zespołu.

Intranet wspiera również działania HR. Wytyczne opublikowane w intranecie i sprawna wyszukiwarka mogą nieść skuteczna pomoc każdemu, kto potrzebuje szybko znaleźć interesujące go treści.

Zakres materiałów HR, który niekiedy jest bardzo obszerny (regulaminy, formularze zgłoszeniowe, instrukcje itp.), również warto zorganizować w sposób umożliwiający użytkownikowi poruszanie się po nim. Przykładowo każdy tutorial czy screen ilustrujący sposób wypełnienia danego formularza, pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć niepotrzebnego angażowania osób trzecich.

5. Uproszczony onboarding i szkolenie pracowników

Kolejną istotną zaletą firmowego intranetu jest usprawnienie procesów onbordingu i szkolenia pracowników. Nowo zatrudnione osoby mogą uzyskać dostęp do wszystkich niezbędnych materiałów szkoleniowych, zasad firmy i dokumentów wdrożeniowych za pośrednictwem intranetu. To repozytorium zapewnia, że nowi pracownicy otrzymują komplet informacji już pierwszego dnia, co ułatwia im płynną adaptację do nowych ról.

Nowoczesny intranet może gromadzić różnorodne zasoby szkoleniowe, w tym filmy wideo, samouczki i kursy interaktywne. Nie tylko standaryzuje to proces szkoleniowy, ale także pozwala pracownikom uczyć się we własnym tempie. Managerowie mogą śledzić postępy i upewnić się, że wszyscy pracownicy spełniają wymagania szkoleniowe.

Oprócz onboardingu, platformy intranetowe dzielące się wiedzą wspierają ciągłe uczenie się i rozwój zawodowy. Organizacje mogą stworzyć obszerną bibliotekę zasobów, w tym wiadomości branżowych, webinarów i praktycznych narzędzi. Pracownicy mogą korzystać z tych materiałów, aby być na bieżąco z najnowszymi trendami i podnosić swoje kwalifikacje, przyczyniając się do rozwoju osobistego i ogólnego sukcesu firmy.

6. Zwiększone zaangażowanie i zadowolenie pracowników

Zaangażowanie pracowników ma kluczowe znaczenie dla sukcesu każdej organizacji, a platformy intranetowe odgrywają ważną rolę w jego zwiększaniu.

Nagrody i wyróżnienia

Jedną z zalet intranetu jest możliwość wdrażania programów uznaniowych i nagród. Można nimi zarządzać za pośrednictwem platformy, umożliwiając kolegom z zespołu i managerom publiczne wyróżnianie wybitnych osiągnięć. Sprzyja to kulturze uznania i motywuje pracowników do doskonalenia się w swoich rolach. Nic tak nie zwiększa zaangażowania, jak bycie docenionym przez przełożonego i/lub współpracownika.

Ankiety

Każda ankieta, a tym samym informacja zwrotna, ma swoją wartość. Zarówno jeśli chodzi o odpowiedzi na pytania o to, jak pracownicy postrzegają organizację, jak i o to, jak oni sami są postrzegani. Ankiety przeprowadzane w firmowym intranecie mogą być kwartalną, półroczną lub roczną oceną pracodawcy i pracownika. Są one szczególnie cenne dla kultury organizacyjnej dlatego, że odbywają się jako proces cykliczny (i to jest ich wyróżnik), a po drugie, ponieważ obie strony zyskują informacje o sobie. Wartością dodaną jest tutaj transparentność, budowanie dalszego wzajemnego zaufania oraz przestrzeń do doskonalenia środowiska pracy.

Interakcje społeczne i budowanie społeczności

Nowoczesny intranet działa jako platforma społecznościowa, na której pracownicy wchodzą w interakcje wykraczające poza zadania związane z pracą. Funkcje takie jak kanały społecznościowe, czaty grupowe i fora oparte na zainteresowaniach pomagają budować poczucie wspólnoty w organizacji. Pracownicy mogą dzielić się osiągnięciami, świętować ważne rocznice i angażować się w nieformalne rozmowy, wzmacniając relacje w miejscu pracy i podnosząc morale.

Innowacje w kulturze firmy

Wykorzystanie wspomnianej informacji zwrotnej oraz nowoczesnego intranetu jako platformy komunikacyjnej może skutecznie wpłynąć na identyfikację potrzeb i wdrażanie innowacji. Każdy nowy pomysł i sugestia może zostać przedyskutowana i przeanalizowana pod kątem spełnienia oczekiwań zainteresowanych stron. Korzyści z takiego podejścia są nieporównywalnie większe niż w przypadku, gdy zarząd decyduje się na zmianę bez wcześniejszych konsultacji. Niestety koszty tego typu działań mogą być zbyt wysokie, a cele nieosiągnięte.

7. Lepszy work-life balance i utrzymanie pracowników

Intranet może stanowić prawdziwy przełom dla inicjatyw związanych z zachowaniem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Tego rodzaju platformy zapewniają narzędzia, które umożliwiają elastyczną organizację pracy. Pracownicy mogą logować się z dowolnego miejsca, co pozwala im na pracę zdalną lub dostosowanie godzin pracy do ich życia osobistego. Ten rodzaj elastyczności może naprawdę zwiększyć satysfakcję z pracy i pomóc w utrzymaniu niskich wskaźników rotacji.

Przykład intranetu z dostępem do takich benefitów jak joga, mindfulness czy ubezpieczenia, źródło: behance.net/droptica

Programy zdrowotne i wellness

Portale intranetowe doskonale nadają się również do promowania programów zdrowotnych i wellness. Mogą one gromadzić różnorodne materiały - od wyzwań fitness i wsparcia zdrowia psychicznego po porady żywieniowe i narzędzia do zarządzania stresem. Łatwy dostęp do tych zasobów może naprawdę przyczynić się do poprawy samopoczucia pracowników i zbudowania “zdrowszego” miejsca pracy.

8. Redukcja kosztów

Intranet może również pomóc obniżyć koszty administracyjne. Oferuje e-maile, newslettery, aktualizację ważnej dokumentacji w czasie rzeczywistym, szybki dostęp do informacji i spotkania online, ze szczególnym akcentem na opcję mobilną. Dzięki temu można zorganizować wideorozmowę z pracownikami bez względu na to, gdzie się znajdują, a to pozwala efektywniej zarządzać procesem biznesowym.

Co więcej, centralizując komunikację i zarządzanie dokumentami, intranet zmniejsza zapotrzebowanie na dokumenty papierowe i ich przechowywanie, co skutkuje oszczędnościami na kosztach drukowania i archiwizacji. Automatyzacja powtarzalnych zadań i przepływów pracy oznacza ponadto, że nie potrzebujesz dodatkowego zespołu administracyjnego, co też przekłada się na większe oszczędności.

Co więcej, dzięki uwzględnieniu wszystkich aplikacji biznesowych w ramach jednego oprogramowania intranetowego, nie trzeba utrzymywać kilku oddzielnych systemów, co oznacza oszczędniejszą i bardziej opłacalną infrastrukturę IT. Ogólnie rzecz biorąc, intranet pomaga lepiej wykorzystywać zasoby i być bardziej produktywnym, co znacznie zmniejsza ogólne koszty biznesowe.

9. Większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

Bezpieczeństwo ma kluczowe znaczenie dla każdej organizacji, a nowoczesny intranet zapewnia bezpieczną przestrzeń do zarządzania dokumentami. W przeciwieństwie do niektórych zewnętrznych narzędzi komunikacyjnych, intranet gwarantuje kontrolowany dostęp do poufnych informacji, dbając o to, aby tylko upoważnione osoby mogły przeglądać lub edytować ważne pliki. Znacznie zmniejsza to ryzyko naruszenia danych i pomaga chronić cenne informacje w firmie.

Badanie zgodności z przepisami i raportowanie

Platforma intranetowa ułatwia również zachowanie zgodności z przepisami. Można przechowywać wszystkie dokumenty dotyczące zgodności w jednym miejscu, śledzić stopień przestrzegania zasad i szybko generować raporty w razie potrzeby. Takie podejście znacznie ułatwia proces w trakcie audytów i pomaga zapewnić, że firma spełnia wszystkie zobowiązania prawne i regulacyjne, unikając potencjalnych kar i kwestii prawnych.

10. Zaawansowane podejmowanie decyzji

Jedną z największych zalet korzystania z intranetu jest to, że zapewnia on dostęp w czasie rzeczywistym do wszystkich niezbędnych informacji biznesowych. Oznacza to, że managerowie i pracownicy mogą szybko podejmować mądre decyzje. Niezależnie od tego, czy chodzi o wskaźniki dotyczące sprzedaży, projektów, czy opinie klientów, wgląd w te informacje w intranecie sprawia, że zawsze pracujesz z aktualnymi danymi.

Lepsze możliwości raportowania

Intranety mogą również generować szczegółowe raporty, które zapewniają wgląd w różne części działalności. Raporty te można dostosowywać w celu śledzenia postępów w realizacji projektów, wydajności pracowników lub kondycji finansowej. Dzięki tym ulepszonym narzędziom raportowania firmy mogą dostrzegać trendy, przewidywać wyzwania i wykorzystywać szanse - co jest świetne w planowaniu strategicznym i podejmowaniu długodystansowych decyzji.

11. Zarządzanie kryzysowe

Skuteczne zarządzanie kryzysem ma kluczowe znaczenie dla każdej organizacji, nie tylko w celu zapewnienia bezpieczeństwa jej pracownikom, ale także w celu utrzymania płynności działania. Intranet może być ratunkiem w takich sytuacjach.

Komunikacja w sytuacjach awaryjnych

W przypadku kryzysu (takiego jak atak hakerski czy wyciek danych) niezbędne jest niezawodne narzędzie komunikacji. Intranet umożliwia organizacjom szybkie udostępnianie instrukcji wszystkim pracownikom. Dzięki temu wszyscy są na bieżąco i wiedzą, co robić. Ta szybka komunikacja może pomóc złagodzić skutki incydentu.

Planowanie ciągłości działania

Intranet jest też nieoceniony w planowaniu ciągłości działania podczas zakłóceń. Daje on pracownikom dostęp do krytycznych informacji i zasobów, pozwalając im komunikować się ze współpracownikami i, w razie potrzeby, kontynuować pracę zdalną. Pomaga to organizacji pozostać operacyjną i szybko odzyskać sprawność po nieoczekiwanych zdarzeniach.

12. Konfigurowalne i skalowalne rozwiązania

Każda firma jest wyjątkowa, a intranet można ukształtować tak, aby pasował do tych konkretnych potrzeb. Od ogólnego wyglądu po oferowane funkcje, intranet można dostosować do marki i celów firmy. Ten poziom personalizacji zapewnia, że intranet nie jest tylko kolejnym narzędziem, ale cennym zasobem, który doskonale pasuje do strategii organizacji.

Skalowalność na potrzeby rozwoju

Wraz z rozwojem firmy zmieniają się jej potrzeby. Nowoczesne intranety są zaprojektowane tak, aby były skalowalne i rozwijały się wraz z organizacją. Niezależnie od tego, czy chcesz dodać więcej użytkowników, wprowadzić nowe funkcje, czy zintegrować się z zewnętrznymi narzędziami, intranet Twojej firmy może dostosować się do tych zmian. Ta elastyczność zapewnia, że platforma pozostanie użyteczna i skuteczna bez względu na to, jak duża stanie się firma.

Integracja z innymi systemami

Dzisiejsze intranety nie działają w odosobnieniu. Mogą one płynnie integrować się z innymi systemami przedsiębiorstwa, takimi jak systemy CRM i oprogramowanie ERP. Oznacza to, że dane mogą bez przeszkód przepływać między platformami, ograniczając zbędne wprowadzanie danych i zwiększając ogólną wydajność pracy. Dzięki dostępowi do wszystkiego z poziomu jednej platformy, członkowie zespołu mogą pracować bardziej produktywnie i podejmować lepsze decyzje.

Korzyści z intranetu - podsumowanie

Nie ma wątpliwości co do korzyści płynących z posiadania intranetu. Od usprawnienia wewnętrznej komunikacji i współpracy, przez zwiększanie zaangażowania pracowników, aż po zapewnienie bezpieczeństwa i umożliwienie automatyzacji przepływu pracy – korzyści są rozległe.

Planując budowę wewnętrznej platformy, ważne jest, aby zidentyfikować potrzeby firmy i zbudować intranet w oparciu o cele, które ma osiągnąć. Widząc zmiany, jakie wywołuje na przestrzeni czasu, intranet powinien być udoskonalany, by jak najefektywniej wykorzystywać jego możliwości. Korzyści płynące z posiadania intranetu są oczywiste, a inwestycja w dobrze zaprojektowany intranet może znacząco poprawić funkcjonowanie organizacji i zadowolenie pracowników.