13 funkcji intranetu dla Twojej firmy i pracowników

Posiadanie intranetu w firmie przekłada się na wiele korzyści. Platforma pomaga zatroszczyć się o zaangażowanie pracowników, poszerzanie ich wiedzy czy rozwój kultury organizacyjnej. Pozwala także stale usprawniać codzienną komunikację, szczególnie pośród członków zespołów pracujących w trybie zdalnym lub rozproszonym. Co dokładnie może posiadać Twój system intranetowy? Poniżej przedstawiamy listę najczęściej spotykanych i pożądanych funkcjonalności intranetu.

1. Strona główna w intranecie

Strona główna intranetu to podstawa dobrze zorganizowanego systemu w firmie. Służy jako centralny punkt startowy dla pracowników firmy. To pierwsza strona, którą widzą użytkownicy po zalogowaniu się do intranetu, dlatego jej rola jest zasadnicza dla właściwego przepływu informacji oraz efektywności pracy. 

Przykład strony głównej intranetu zaprojektowanej przez designerów z Droptica, 
źródło: behance.net/droptica

Ważne jest, aby w głównym widoku intranetu odpowiednio poukładać sekcje, z których chętnie korzystają pracownicy (np. aktualności, linki do ważnych zasobów, kalendarz spotkań). Przejrzyste i przemyślane rozplanowanie elementów sprawia, że uzytkownicy mają szybki dostęp do najpotrzebniejszych narzędzi, komunikatów i sekcji z jednego miejsca, co oszczędza ich czas i usprawnia pracę.

Duże znaczenie ma także dostosowanie widoku do potrzeb użytkowników. Przy planowaniu intranetu dla firmy warto zadbać o to, aby pracownicy mieli możliwość personalizacji strony głównej pod kątem własnych preferencji, dzięki temu będą korzystać z systemu jeszcze szybciej i sprawniej.

2. Baza wiedzy dla pracowników

Baza wiedzy to miejsce, w którym można przechowywać wszelkie materiały przydatne dla pracowników. Można tam udostępniać dokumentację, czyli np. regulaminy, spisane procedury czy wartości organizacji. Świetnie sprawdzi się także jako sekcja z pomocnym know-how do publikacji e-booków, przewodników, samouczków, prezentacji, tutoriali, ciekawych linków i innych zasobów szkoleniowych. Formę bazy wiedzy można dowolnie dostosować do profilu organizacji.

Ta funkcjonalność intranetu jest szczególnie cenna dla nowych pracowników. Dzięki zgromadzeniu całej dokumentacji firmowej dotyczącej procesów, wiedzy i działania organizacji w jednym miejscu, portal intranetowy ułatwia świeżo zatrudnionym osobom wdrożenie w obowiązki. W każdej chwili mogą skorzystać z dostępnych źródeł, aby znaleźć potrzebne im informacje na różnych etapach onboardingu.

Dowolność w dodawaniu treści w intranecie jest duża dzięki możliwości tworzenia kategorii. Moduł bazy wiedzy jest zwykle połączony z systemem uprawnień – można nadawać ograniczenia dostępu do określonych dokumentów lub poszczególnych kategorii. Bazę wiedzy w intranecie warto uporządkować w czytelny i zorganizowany sposób, aby pracownicy mogli szybko i bez problemu znaleźć pożądane materiały.

Przykład funkcjonalności umożliwiającej nadanie uprawnień dot. dostępu do treści, 
źródło: behance.net/droptica

3. Sekcja z aktualnościami jako funkcjonalność intranetu

Kolejna funkcjonalność intranetu pozwala dzielić się bieżącymi informacjami z życia firmy. Mowa o sekcji z aktualnościami, której można używać w różnych celach, m.in. do:

• publikowania newsów o przedsiębiorstwie,
• informowania o działaniach podejmowanych przez firmę i akcjach, w które mogą zaangażować się członkowie zespołu (np. że firma X poszukuje osób na stanowisko Y, a pracownicy mogą korzystać z systemu poleceń i zarekomendować kandydata),
• wyróżniania osiągnięć pracowników (tych zawodowych i tych prywatnych),
• publikowania zmian dotyczących prowadzonych projektów czy obejmowanych stanowisk w organizacji,
• dodawania fotorelacji z imprez i wyjazdów integracyjnych,
• prezentowania pracowników przy okazji prowadzenia ciekawych projektów przez określony zespół,
• dzielenia się ważnymi momentami z życia firmy (jeszcze lepiej, jeśli to pracownicy sami publikują tego rodzaju treści),
• udostępniania automatycznej informacji o urodzinach i rocznicach pracy członków zespołu (dane te automatycznie mogą się zaciągać z bazy pracowników),
• bieżącego przypominania pracownikom o ważnych obowiązkach do dopełnienia czy terminach do dotrzymania.

Propozycja układu treści w intranecie, źródło: behance.net/droptica

4. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jeśli chodzi o treści w intranecie, dobrze jest również stworzyć sekcję z najczęściej zadawanymi pytaniami. W części FAQ powinny zostać opisane powtarzalne zagadnienia, o które często pytają pracownicy. Warto spisać takie pytania i dodać odpowiedzi, aby były powszechnie dostępne dla zainteresowanych osób.

Koncepcja strony FAQ w intranecie zaprojektowanej przez designerów w Droptica, 
źródło: behance.net/droptica

Poruszone kwestie dobrze jest dostosować do danej organizacji. To jej przedstawiciele najlepiej znają problemy czy wątpliwości, z którymi na co dzień zgłaszają się zatrudnione osoby. Pytania w FAQ mogą dotyczyć organizacji pracy, bazy wiedzy, zasad użytkowania sprzętu biurowego, podejścia do realizacji zadań czy licencji i dostępów do programów lub narzędzi.

Strona z najczęściej zadawanymi pytaniami w intranecie to przestrzeń dla nowych, jak i obecnych pracowników. Tego rodzaju treści pozwalają szybko przyswoić najważniejsze informacje, a tym samym zmniejszają liczbę powtarzanych komunikatów i pytań zgłaszanych np. do działu HR lub bezpośrednich przełożonych.

5. Intuicyjna wyszukiwarka w intranecie

Wyszukiwarka intranetowa to kolejna funkcjonalność, bez której trudno wyobrazić sobie wewnętrzny system dla pracowników. Mechanizm wyszukiwania pozwala indeksować i zwracać informacje oraz zasoby udostępniane przez organizację (np. dokumenty, opisy pracowników czy projektów).

Dzięki intuicyjnej opcji wyszukiwania, pracownicy mogą szybciej znaleźć odpowiednie dane lub materiały, co przyspiesza realizację zadań i usprawnia procesy decyzyjne. Łatwość lokalizowania plików sprawia, że użytkownicy intranetu mogą chętniej korzystać ze zbiorowej wiedzy w organizacji i dzielić się nią ze współpracownikami, zmniejszając tym samym bariery w dostępie do informacji. 

Podobnie jak inne funkcjonalności intranetu, również wyszukiwarkę warto dopasować do potrzeb organizacji. Można np. ustawić rozwijaną listę wyników, która zmienia się wraz z wpisywanym hasłem i zawęża wyniki w zależności od frazy. Inną opcją jest dodanie filtrów i opcję sortowania rezultatów, aby zwiększyć ich trafność.   

Przykład projektu wyszukiwarki intranetowej, źródło: behance.net/droptica

Wyszukiwarkę można zaimplementować ogólnie dla całego intranetu lub stworzyć dedykowany mechanizm, który będzie obsługiwał wybraną sekcję, np. z dokumentami czy aktualnościami tak jak na powyższej grafice. 

6. Zarządzanie projektami

Moduł zarządzania projektami umożliwia najczęściej takie działania jak: zakładanie projektów w systemie, prowadzenie kalendarza czy harmonogramu danego zadania.

Istnieje również możliwość planowania spotkań (w tym grupowych) i wprowadzania notatek. Funkcjonalność do zarządzania projektami może też mieć zintegrowany kalendarz i pozwalać na przeglądanie terminarza wszystkich osób w firmie, w tym przełożonych. Warto połączyć go z modułem urlopowym, dzięki czemu kiedy ktoś jest na urlopie, system automatycznie zaciąga taką informację i prezentuje ją w systemie.

Moduł umożliwia również zarządzanie zadaniami i tworzenie raportów. Nieograniczona liczba zadań, priorytety, statusy, przypisywanie odpowiedzialności pozwalają usystematyzować pracę nawet najbardziej kompleksowego projektu czy rozproszonego zespołu.

Dzięki raportom istnieje możliwość śledzenia postępów oraz terminowości realizacji poszczególnych zadań. Z kolei rejestracja czasu pracy ułatwia kontrolę nad produktywnym wykorzystaniem godzin każdego członka zespołu projektowego.

Monitorowanie postępów pracy

Monitorowanie skuteczności wykonywanej pracy umożliwia ocenę efektów działania zespołu projektowego. Ułatwia managerom przeprowadzanie analizy dotyczącej skuteczności poszczególnych działań projektu, konkretnego działu lub całej firmy.

Ponadto w module monitorowania postępów pracy można uwzględnić takie funkcjonalności intranetu jak:

• zarządzanie pracą członków zespołu,
• monitorowanie aktywności pracowników i ich postępów,
• sprawny przepływ informacji,
• określanie priorytetów,
• delegowanie zadań,
• otrzymywanie raportów zadań (częstotliwość jest dowolna).

Monitorowanie pracy całego zespołu to duże wyzwanie. Szczególnie w przypadku firm pracujących w trybie zdalnym lub w modelu rozproszonym.

Wsparcie komunikacji i pracy zespołowej

Kwestia komunikacji to kluczowy element w firmie. Dzięki intranetowi przepływ informacji między pracownikami staje się prosty i przejrzysty. Może to dotyczyć całej organizacji, ale także istnieje możliwość podziału na konkretne projekty w danym zespole. 

Dzięki temu zyskujemy:

• skuteczny przepływ informacji wewnątrz projektu,
• możliwość zdobywania nowej wiedzy i dzielenia się nią z innymi,
• zdalny dostęp do dokumentów i informacji,
• usprawnienie realizacji zadań i procesów.

7. Social networking

Intranet dla pracowników może również stanowić komfortową i bezpieczną przestrzeń do wymiany myśli o projektach, dzielenia się wiedzą i pomysłami czy dyskutowania na tematy mniej formalne i niezwiązane z pracą. Istnieje wiele funkcjonalności, dzięki którym intranet wzmacnia komunikację w firmie.

Na platformie można wdrożyć na przykład forum dyskusyjne lub chat, które zachęcają do prowadzenia rozmów, oferując takie opcje jak:

• widoczność online i offline przy użytkownikach,
• prywatne i publiczne kanały,
• @oznaczenia,
• udostępnianie zdjęć i wideo,
• obsługa linków wewnętrznych i zewnętrznych,
• system komentarzy i polubień,
• historia konwersacji.

8. Finanse i kadry w intranecie

Moduł finansowy to ukłon w stronę zarządu i działu kadr. Pozwala na takie usprawnienia jak:

• elektroniczna ewidencja faktur,
• cyfrowe zarządzanie delegacjami łącznie z ich rozliczaniem (funkcjonalność intranetu pozwala na obieg delegacji pomiędzy pracownikiem, przełożonym a księgowością),
• realizacja zamówień przez pracowników (mogą to być zamówienia na gadżety reklamowe, materiały biurowe etc.; w panelu uprawnione osoby mają dostęp do szczegółowych informacji dotyczących zamówień).

Warto pamiętać, że możliwości platformy można dostosować również w tym aspekcie, wprowadzając spersonalizowane narzędzia intranetowe. 

9. Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy w intranecie zazwyczaj zawiera informacje dotyczące godzin pracy, nadgodzin, urlopów i innych nieobecności pracowników, ułatwiając zarządzanie w czasie rzeczywistym. 

Ta funkcjonalność intranetu zapewnia przejrzystość w rejestrowaniu liczby przepracowanych godzin. Zatrudnione osoby mogą mieć dostęp do rekordów swojego czasu pracy i przeglądać je w dowolnym momencie, co wzmacnia zaufanie w obrębie organizacji. Moduł nierzadko umożliwia też osobom zatrudnionym planowanie dni wolnych i składanie wniosków do przełożonych, np. o urlop, skracając tę procedurę do niezbędnego minimum. 

Ewidencja czasu pracy w intranecie jest także dowodem na to, że firma przestrzega prawa pracy i przepisów związanych z godzinami pracy, nadgodzinami czy okresami odpoczynku. Pozwala uprościć proces wewnętrznych audytów i weryfikacji, pozwalając prowadzić dokładne zapisy.

Dokładne rejestrowanie godzin pracy może być również ściśle powiązane z listą płac. Dzięki temu pracownicy otrzymują prawidłowo wyliczone i terminowe wynagrodzenie za faktycznie przepracowane godziny. Obejmuje to również nadgodziny i premie, a ogranicza liczbę ewentualnych błędów czy nieporozumień.

10. Profil pracownika i rozwój kompetencji

Firmowy intranet to platforma dla pracowników. Nie są oni jedynie biernymi odbiorcami, ale także aktywnymi twórcami, którzy nierzadko chętnie angażują się w rozwijanie tej wirtualnej przestrzeni. Warto więc zadbać o to, aby mieli tam również swoją własną stronę, podobnie jak w sieciach społecznościowych.

Każdy użytkownik intranetu powinien mieć możliwość utworzenia profilu pracownika, aby podzielić się informacjami na swój temat i zaprezentować swoją osobę pozostałym członkom zespołu. Taka funkcjonalność intranetu pozwala osobom zatrudnionym w organizacji lepiej się poznać i pozostawać na bieżąco. 

Profil pracownika może zawierać informacje takie jak:

• opis obowiązków i kompetencji,
• dokumenty i notatki,
• zestawienie badań, certyfikatów i ukończonych kursów,
• aktualności na temat najnowszych osiągnięć,
• opis zainteresowań,
• rejestr umów i przypomnienia,
• historia zatrudnienia,
• struktura organizacyjna,
• integracja z listą płac.

Rozwój dostosowany do profilu pracownika

Intranet świetnie sprawdza się jako mechanizm dbania o rozwój poszczególnych pracowników. W systemie można zadbać o każdy etap – od planowania, przez harmonogramowanie, po dostarczanie. Na platformie można bez problemu opublikować tekst, zdjęcia, pokazy slajdów i filmy, które będą stanowiły niezbędne materiały szkoleniowe.

System intranetowy może być również zautomatyzowany pod kątem informowania o konieczności zrobienia konkretnych szkoleń, certyfikatów czy badań w odniesieniu do statusu poszczególnych informacji w profilu pracownika.

Intranet ułatwia także pracownikom działu personalnego monitorowanie ukończenia kursów szkoleniowych, ewaluację pracy, odpowiadanie na pytania i ocenianie wiedzy.

11. Docenianie pracowników i współpracowników

Intranet służy również jako doskonały instrument doceniania pracowników i współpracowników, pozwalając na publiczną prezentację ich osiągnięć i wkładu w rozwój firmy.

System intranetowy może posiadać w tym celu takie funkcje jak:

• interaktywną tablicę do udostępniania osiągnięć członków zespołu, np. uzyskania certyfikatu z technologii XYZ lub podwyższenia kwalifikacji zawodowych,
• system przyznawania kudosów, czyli nieformalnego uznania dla współpracowników za ich pozytywne zachowanie, pomoc czy wkład w konkretny projekt,
• dedykowaną sekcję do nominowania pracowników do nagród firmowych w ustalonych kategoriach (np. pracownik miesiąca),
• newslettery i komunikaty firmowe rozpowszechniające informacje o sukcesach w projektach, inicjatywach wartych uznania czy awansach w działach. 

Przykład widoku dodawania nowego kudosa dla współpracowników

12. Nowe pomysły w organizacji

Intranet niesie za sobą wiele korzyści, na przykład przyczynia się do stałego rozwoju firmy i wspólnego tworzenia innowacji. 

Taka funkcjonalność intranetu pozwala na zgłaszanie przez członków zespołu pomysłów, które mogą dotyczyć różnych aspektów organizacji, np. nowych narzędzi, usprawnień w pracy przy projekcie czy propozycji szkoleń tematycznych.

Pozostali pracownicy mają możliwość oceniania wprowadzonych sugestii i inicjatyw. Możliwość komentowania wpisów to praktyczny i ważny element intranetu. Można tu także utworzyć grupy dyskusyjne, zachęcając pracowników do dzielenia się swoją wiedzą i opinią. Dzięki temu członkowie zespołu mogą się stale ze sobą komunikować i mieć poczucie istotnego wkładu w rozwój firmy.

13. Powiadomienia jako funkcja intranetu

Powiadomienia to już ostatni, choć równie ważny przykład przydatnej funkcjonalności intranetu. Pełnią istotną rolę w komunikacji i zarządzaniu informacją w organizacji. Dzięki notyfikacjom, pracownicy są na bieżąco informowani o opublikowanych aktualnościach czy najnowszych zmianach w firmie.

Jedną z kluczowych zalet powiadomień jest ich zdolność do zastępowania innych, bardziej czasochłonnych form komunikacji, takich jak e-maile czy spotkania. Nie wszystkie wiadomości mają aż taki priorytet, aby przygotowywać długą treść lub zwoływać pracowników na meeting online. Czasem wystarczy krótka notka, która przyspiesza przepływ informacji.

Nowoczesne systemy intranetowe coraz częściej oferują również opcję personalizacji powiadomień. W rezultacie pracownicy mogą otrzymywać notyfikacje dopasowane do ich stanowiska, obszarów zainteresowania czy zespołu, unikając tym samym przebodźcowania nadmiarem nieistotnych informacji.

Funkcje intranetu - podsumowanie

Powyższe funkcjonalności to tylko przykłady wybrane spośród licznych możliwości intranetu. Tego rodzaju sekcje można dowolnie dopasowywać i zmieniać zgodnie z wymaganiami poszczególnych firm oraz w zależności od wybranej technologii lub platformy.

W Droptica każde wdrożenie intranetu dostosowujemy do potrzeb klienta. Możemy uwzględnić w systemie opisane wyżej moduły, a także stworzyć dedykowane elementy, również zintegrowane z innymi narzędziami w firmie. Poznaj nasze portale intranetowe i skonsultuj zakres projektu z doświadczonymi specjalistami.

***
Aktualizacja artykułu z 12.08.2020