Intranet jest powszechnie używany w wielu firmach, a sporo tych firm, które intranetu nie mają, rozważa stworzenie własnego. Ze względu na rozbudowane funkcje i strukturę kluczową rolę w efektywnym intranecie odgrywa user experience (UX). W tym wpisie zwrócę uwagę na 10 aspektów, które poprawią Twój intranet pod kątem usability lub dzięki którym zyskasz świadomość, na co zwrócić uwagę przy budowie intranetu od zera.
1. Poznaj potrzeby użytkowników
Intranet ma służyć pracownikom firm. Takie grupy ludzi można dokładnie poznać i określić ich potrzeby w firmowej rzeczywistości. Każda firma jest inna, ma inne potrzeby. Nie inaczej jest z intranetem. Powinien być on dopasowany do potrzeb użytkowników i dostosowany do działalności firmy oraz jej relacji z pracownikami. W jednej firmie sprawdzi się zestaw funkcji, który w innej będzie nieużywany. Fakt, iż społeczność pracowników jest zamkniętą grupą, ułatwia profilowanie funkcjonalności intranetu. Nie tworzymy go dla nieznajomych „userów”, ale dla pracowników, których znamy i o których sporo wiemy. Łącząc znajomość potrzeb firmy i konkretne potrzeby pracowników możemy zbudować projekt skrojony na miarę.
2. Intranet jest oparty o content
Główną rolą intranetu jest dostarczanie i gromadzenie treści. Z tego powodu budowanie i rozwijanie go dla pracowników to skupienie się na tworzeniu interesującego contentu. Jeżeli pracownik nie znajdzie na tej stronie interesujących lub przydatnych treści, nie będzie z niej korzystał. Nawet jeżeli intranet będzie perfekcyjny pod kątem technicznym, będzie piękny wizualnie, ale jego warstwa merytoryczna nie zaangażuje czytelnika, z biegiem czasu stanie się martwym miejscem. Nikt nie będzie intranetu odwiedzał.
3. Strona główna jest najważniejsza
W procesie projektowania i tworzenia intranetu należy szczególną uwagę przyłożyć do strony głównej. Jest to najważniejsza podstrona całego serwisu i taka, którą użytkownik odwiedza na początku. Istotne jest, aby była czytelna i pracownik mógł wygodnie znaleźć interesujące dla skebie treści. Z tego względu kluczowa jest wygodna nawigacja i przejrzysty układ graficzny. Główna strona intranetu powinna zawierać od razu na froncie najważniejsze funkcje. Dzięki temu użytkownik nie będzie tracił czasu na przeszukiwanie serwisu.
4. Wygląd intranetu powinien być spójny z wyglądem marki
Intranet powinien stać się integralną częścią firmy. Dlatego podobnie jak inne firmowe „produkty” powinien być spójny wizualnie z wyglądem marki. Dzięki temu pracownicy będą mieli poczucie, że intranet jest narzędziem połączonym z firmą i łączącym się z jej działalnością. Położenie akcentu na spójność wizerunkową nadaje rangę intranetowi, dlatego pracownicy będą mieli odczucie, że intranet jest ważny, a nie jest jedynie zbędnym gadżetem.
5. Intranet nie jest zamkniętym projektem
Intranet, podobnie jak firma, musi się rozwijać, a zmienność powinna być zapisana w jego DNA. Z biegiem czasu mogą pojawić się nowe potrzeby i oczekiwania pracowników, a w związku z tym warto zmienić stronę pod kątem funkcjonalnym. Właśnie dlatego struktura intranetu powinna zakładać jego dynamiczność i elastyczność we wprowadzaniu nowych funkcji i zmianach w istniejących.
6. Monitoruj swój intranet
W odniesieniu do poprzedniego punktu ważne jest monitorowanie ruchu na stronie i obserwowanie zachowań pracowników. Wiedza zdobyta przy okazji takich analiz pozwoli zrozumieć sposób, w jaki użytkownicy korzystają z intranetu. Dzięki korzystaniu z narzędzi do analityki (np. Google Analytics lub HotJar) zyskujemy informacje o tym, jakie treści są wyszukiwane, ile czasu użytkownicy spędzają na konkretnych podstronach, w jakich godzinach korzystają z intranetu, na jakich urządzeniach otwierają nasz serwis oraz wiele innych. Aktywne analizowanie dostępnych danych ułatwi zrozumienie zachowań użytkowników i dopasowanie zmian do ich potrzeb. Dzięki tej wiedzy jesteśmy w stanie położyć akcent na funkcje, które są najbardziej potrzebne, ale także reagować, gdy inne nie są wykorzystywane. Być może pracownicy mają problem z dotarciem do pewnych podstron.
7. Zdjęcia i obrazki w intranecie są ważne
Jako administratorzy intranetu powinniśmy zadbać o to, żeby był on miły dla oka i różnorodny wizualnie. Aby nadać charakteru treściom publikowanym w serwisie powinniśmy używać dużej ilości zdjęć i ilustracji. Wszystkie badania oraz analizy pokazują, że użytkownicy chętniej korzystają ze stron, na których poza tekstem znajdują się atrakcyjne zdjęcia. Postaraj się każdy wpis i artykuł wzbogacić o obrazy. Nawet nieciekawe wpisy, do których dodana jest ilustrująca fotografia, są o wiele przyjemniejsze w odbiorze niż przytłaczająca ściana tekstu. Niech dobrym przykładem i wzorem będą kolorowe, drukowane magazyny. Czytelnicy uwielbiają oglądać zdjęcia - nie zapominaj o tym.
8. Wyszukiwarka, hasztagi oraz kategorie w intranecie
Poza wygodną nawigacją po intranecie ważne jest, aby posiadał on przyjazną wyszukiwarkę. Dzięki niej pracownik będzie mógł wpisać w okienko szukaną frazę i szybko dotrzeć do treści. Poza tym warto używać hasztagów i kategorii. Każdy wpis i artykuł powinien być do nich prawidłowo przyporządkowany. Pozwoli to użytkownikowi znaleźć powiązane z danym tematem treści. Istotne jest, aby wyszukiwarka pozwalała wyszukać wpisy dotyczące danej kategorii lub hasztagu.
9. Zadbaj o dostarczanie treści
Zbudowanie platformy do publikacji firmowych treści, jakim jest intranet, to tylko jeden etap. Ważne jest, aby intranet „żył”, a kluczowe jest tutaj systematyczne publikowanie nowych treści. Pracownicy powinni mieć świadomość, że logując się do intranetu czekać będzie na nich porcja nowych tekstów i informacji. Jeżeli publikowane artykuły będą pojawiały się bardzo rzadko i nieregularnie to użytkownicy nie będą pamiętać o odwiedzaniu intranetu, a przez to odejdzie on w zapomnienie.
10. Intranet na urządzeniach mobilnych
Intranet, podobnie jak inne strony internetowe, powinien dobrze działać na urządzeniach mobilnych. Niektórzy pracownicy będą korzystać z intranetu przy firmowym biurku podczas pracy, inni ze smartfona w biurowym bistro podczas przerwy na lunch, a jeszcze inni użyją tabletu w terenie, poza biurem (ze względu na charakter miejsca pracy). Wszyscy powinni mieć zapewnioną wygodę dostępu do treści.
Podsumowanie
Dobry intranet to taki, z którego korzystają pracownicy. Przy jego tworzeniu musimy skupiać się na tym, aby dostarczyć narzędzie, które będzie aktywnie wykorzystywane przez zespół. Powyższe porady zwracają uwagę na podstawowe zagadnienia związane z doświadczeniami użytkowników. Jednak to tylko część skutecznych działań poprawiających UX. Inne zagadnienia, które powinniśmy rozpatrzyć, są związane z konkretnymi potrzebami i należy rozpatrywać indywidualnie. Doświadczony zespół projektantów i programistów będzie w stanie dopasować rozwiązanie "skrojone ma miarę".
